A Empresa
A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do Brasil, com um portfólio robusto de soluções de gestão, backoffice e business performance. Com mais de 10 mil colaboradores, mais de 40 mil clientes e presença em mais de 40 países, a multinacional está sempre buscando formas de proporcionar aos seus clientes o que há de mais avançado em tecnologia por meio de suas soluções de gestão empresarial, serviços financeiros e business performance. Só nos últimos cinco anos, a companhia investiu R$ 1,7 bilhão em pesquisa e desenvolvimento.
O Desafio
A inovação já conhecida por seus parceiros e clientes também está presente nas discussões sobre como aprimorar a cultura, comunicação e colaboração no ambiente de trabalho. Nos últimos anos, a empresa vem passando por uma grande jornada de transformação que engloba a mudança de equipes de seis unidades diferentes para um único edifício até a necessidade de um momento de profunda revisão de toda a estrutura de telecomunicação da empresa.
Na época, a TOTVS utilizava uma solução de e-mail baseada em um data center próprio. Também estava começando a implementar uma ferramenta de videoconferência e a digitalizar sua telefonia. Mas a equipe começou a perceber que as soluções utilizadas não estavam contribuindo como o esperado para o modelo de negócio que a empresa buscava: maior agilidade e velocidade de entrega por meio da colaboração e troca de informações entre times no Brasil e no exterior.
Com a ferramenta de videoconferência, havia problemas com a qualidade de transmissão e com a configuração das reuniões, devido à limitação de licenças disponíveis e à dinâmica para conceder acessos. Em relação ao e-mail, duas das principais dificuldades eram com indisponibilidade e alto consumo de tráfego. Ao revisar um documento, os colaboradores acabavam criando diferentes versões e compartilhando todas por e-mail, gerando inclusive o armazenamento de arquivos duplicados no servidor local.
“Fazia parte da nossa transformação o estímulo e a implementação da colaboração, e decidimos que era a hora de resolver essa questão, que já estava na pauta há algum tempo.” conta Mara Maehara, CIO da TOTVS.
Solução Google
Após uma minuciosa análise feita junto ao conselho administrativo da empresa, a equipe optou por implementar as ferramentas do Google Workspace para dar início a uma nova cultura de colaboração. Todo o processo foi realizado junto a SantoDigital, que atuou lado a lado dos profissionais da TOTVS para definir e realizar as estratégias de migração, comunicação e engajamento dos colaboradores.
O time da SantoDigital orientou a companhia a seguir uma metodologia recomendada pelo Google para implementar as soluções. O projeto teve duração de oito meses, e foi realizado em três fases: uma aplicação com profissionais de TI para validação técnica do ambiente; uma aplicação com early adopters, ou seja, colaboradores selecionados para fazer um uso e avaliação inicial das ferramentas; e, por fim, a implementação para todos os colaboradores.
Para comunicar e incentivar o uso das ferramentas, foram realizadas diversas ações de engajamento, que contaram com o apoio de todo o quadro de executivos da TOTVS. Houveram divulgações por meio dos canais de comunicação interna, workshops presenciais e remotos e um lançamento na matriz com uma decoração especial para a novidade. “O time foi muito assessorado pela SantoDigital, que trazia toda essa experiência das ações de divulgação presencial e da geração de impacto visual. Foi muito gratificante ver que virou um buzz na empresa”, diz Mara.
Resultados
Todos os esforços geraram excelentes resultados, que se refletem até hoje. A TOTVS conta com mais de 13 mil contas do Google Workspace ativas no Brasil e no exterior. Ao invés de concentrar a comunicação quase que exclusivamente por e-mail, as equipes passaram a utilizar ferramentas como Google Meet e Chat, o que agilizou e facilitou as interações entre profissionais das mais diferentes localidades. Atualmente, 90% da empresa utiliza o Meet e o Chat para se comunicar, o que ajudou a reduzir o número de ligações telefônicas e os altos custos com viagens e deslocamentos para reuniões.
“As ferramentas que usávamos antes não eram tão user-friendly como o Hangouts e o Google Meet. Ter essas soluções com fácil acesso na mesma ferramenta de e-mail foi uma grande mudança, um outro degrau importante que subimos.” – Mara Maehara, CIO da TOTVS
Os ganhos em autonomia e colaboração geraram mais produtividade a todos os colaboradores, especialmente ao time de TI. “Reduzimos nosso tempo e esforços na manutenção técnica dos ambientes de mensageria e colaboração, propiciando o foco em nosso core business”, afirma a CIO.
A TOTVS já havia começado a testar a implementação do trabalho remoto com alguns times. Entretanto, com as recomendações de distanciamento social exigidas para o enfrentamento à Covid-19, a modalidade teve que se estender para toda a empresa.
Com as ferramentas de colaboração e comunicação do Google Workspace reunidas na nuvem, o processo foi simplificado, já que o acesso ao ambiente pode ser feito de qualquer dispositivo, em qualquer lugar. “Em cinco dias, conseguimos esvaziar os escritórios e não prejudicar a operação de nenhuma das áreas da TOTVS, deixando toda a transformação continuar acontecendo.” – Mara Maehara, CIO da TOTVS
A CIO explica que o trabalho a distância impulsionou ainda mais a cultura colaborativa, já que as ferramentas se tornaram aliadas imprescindíveis neste novo contexto. Em apenas seis meses, o armazenamento total utilizado pela empresa no Google Workspace foi de 285 TB para 352 TB. Esse número deverá aumentar ainda mais em breve, com a migração de arquivos que ainda estão no servidor local para o Drive.
A segurança dos documentos também foi mantida. Mesmo com cada TOTVER acessando os arquivos de suas casas, todos estão armazenados em uma infraestrutura segura, com um alto nível de permissionamento controlado pela companhia.
A adaptação ocorreu tão bem, que houve um salto de produtividade em todas as áreas neste período, o que foi comprovado por um levantamento de indicadores realizado pela própria companhia. Somente o time de TI registrou um aumento de até 25% de produtividade, com base em indicadores como atendimentos de chamados, melhora de SLA (acordo de nível de serviço), redução de backlog, entre outros.
Outros projetos ainda estão sendo avaliados e desenvolvidos com o apoio da SantoDigital, em um processo contínuo de parceria. Nosso papel aqui na SantoDigital é estudar, capacitar, propor iniciativas que podem fazer sentido e avaliar a quatro mãos.
