- 6 minutos
- jan 7, 2025
Workflow representa o conjunto de atividades e processos realizados dentro de um projeto. Ele é essencial para organizar o fluxo de trabalho dos colaboradores, algo que pode ser aprimorado com o uso de tecnologias modernas, especialmente na gestão de documentos.
Esse é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas, devido ao grande volume de informações e à complexidade dos processos. Além disso, há dificuldades enfrentadas pelos próprios colaboradores.
Segundo o File Center, apenas 3% dos profissionais que lidam com conhecimento estão satisfeitos com a gestão documental. Entre os principais problemas relatados estão:
Com o software adequado, como o Workflow do SantoiD, é possível superar esses obstáculos por meio da automação de tarefas, redução de erros e conformidade com regulamentações. Neste artigo, descubra tudo sobre essa ferramenta que tem transformado o fluxo de trabalho em diversas instituições. Acompanhe!
O Workflow do SantoiD é uma solução voltada à gestão documental, permitindo a criação de grupos de arquivos, configuração de etiquetas e aplicação de Optical Character Recognition (OCR).
Com ele, o usuário define limites mínimos e máximos de objetos vinculados e pode configurar etiquetas personalizadas para cada arquivo.
Essas etiquetas são ajustadas durante o processo de tipificação, no qual é possível configurar critérios como limite mínimo de qualidade e selecionar os campos extraídos pelo OCR. Além disso, o sistema oferece uma etapa de validação, que permite estipular prazos para execução e duração dos processos.
O Workflow do SantoiD é flexível, permitindo ativar ou desativar fluxos completos ou partes específicas. Os resultados são disponibilizados via webhook, o que garante agilidade e integração com outros sistemas.
As funcionalidades do Workflow do SantoiD contribuem para o aumento da produtividade e da eficiência dos processos internos organizacionais. Entenda cada uma a seguir:
A gestão de documentos é a atividade que contempla o processamento e o armazenamento dos arquivos da empresa, tanto em sua forma física quanto digital.
Com a centralização e gestão de documentos, o acompanhamento de dados e resultados se torna mais fácil, o que contribui para tomadas de decisão acertadas.
O OCR, por sua vez, realiza o reconhecimento óptico de caracteres, transformando documentos em informações pesquisáveis. Já a tipificação automatiza comparações entre arquivos, identificando semelhanças e validando dados.
O OCR converte imagens de texto em dados digitais, tornando arquivos PDF e digitalizados pesquisáveis e editáveis. Essa funcionalidade facilita a busca por informações, previne fraudes e automatiza processos, além de evitar perdas e extravios de documentos.
Os workflows do SantoiD podem ser adaptados às necessidades específicas de cada negócio. Essa flexibilidade aumenta a eficiência na movimentação de arquivos, reduzindo o tempo gasto em revisões e aprovações.
A implementação do Workflow do SantoiD traz melhorias na eficiência operacional, graças a dois fatores principais.
O primeiro é a automação de tarefas. Em vez de sua equipe gastar tempo com a classificação de documentos, extração de dados e digitalização, essas atividades passam a ser realizadas automaticamente pela solução. Isso permite que os colaboradores concentrem seus esforços em ações estratégicas que realmente agregam valor ao negócio.
As tarefas manuais continuam sendo executadas com qualidade, mas a equipe pode focar no alcance dos objetivos organizacionais.
O segundo fator é a economia de tempo. As atividades realizadas pelo software são concluídas em poucos segundos, eliminando horas de trabalho manual e aumentando a produtividade.
O Workflow do SantoiD é projetado para atender às principais regulamentações do setor, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ele também segue diretrizes específicas de cada segmento, garantindo compliance em qualquer cenário.
Essa conformidade contribui para o aumento da segurança na gestão de documentos e no gerenciamento dos fluxos de trabalho. O sistema protege os dados contra vazamentos e assegura a integridade das informações, essencial para empresas que lidam com dados sensíveis.
Diferentemente de soluções engessadas com modelos predefinidos, a ferramenta permite criar fluxos de trabalho personalizados de acordo com as necessidades da empresa. Essa flexibilidade facilita a adoção do sistema e melhora a aceitação pelos colaboradores, já que o software se adapta às particularidades do negócio.
Na área da saúde, os profissionais lidam com um volume crescente de documentos, como registros de pacientes, arquivos relacionados a planos de saúde e autorizações médicas. Além disso, é fundamental garantir a conformidade com normas de segurança de dados e regulamentações específicas do setor.
O Workflow do SantoiD automatiza a captura e a classificação de documentos, controla o acesso às informações e se integra com outros sistemas, como prontuários eletrônicos. Essas funcionalidades centralizam as informações, permitindo que médicos e enfermeiros otimizem o controle de medicamentos e previnam excessos ou faltas no uso de remédios.
O sistema também facilita a emissão de laudos, transformando-os em dados digitais, quando necessário, e garantindo armazenamento seguro e acessível para consultas futuras.
No setor financeiro, os maiores desafios envolvem a organização de documentos fiscais e contábeis, o compliance e a proteção de informações sensíveis.
O Workflow do SantoiD automatiza a extração de dados, gerencia versões de documentos e se integra com sistemas ERP. Isso permite às instituições financeiras gerenciar contratos, controlar pagamentos e arquivar documentos eletronicamente.
Por exemplo, durante a concessão de empréstimos ou financiamentos, o OCR analisa os documentos apresentados pelos clientes, garantindo maior precisão e rapidez no processo. Com isso, diminui-se o risco de fraudes e golpes, além de liberar os funcionários para focarem em atividades estratégicas.
Independentemente do setor, o Workflow do SantoiD é uma solução robusta para empresas que desejam otimizar suas operações e personalizar seus fluxos de trabalho. Ele promove maior eficiência, agilidade e segurança, contribuindo para uma atuação mais estratégica e competitiva no mercado.
Quer saber mais sobre como o Workflow do SantoiD pode transformar o seu negócio? Acesse nosso site e descubra como essa solução pode revolucionar suas operações!
Créditos da imagem: Freepik
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