10 boas práticas para o aumento da produtividade no trabalho

O objetivo de toda empresa que preza pela qualidade dos seus resultados é contar com um time de alta performance e produtivo. Entretanto, uma série de medidas que colaboram com o aumento da produtividade dos colaboradores no ambiente corporativo, deve fazer parte do cotidiano do negócio.

Ainda que o objetivo comum seja o aumento da produtividade individual e coletiva, muitas companhias possuem ambientes de trabalho inadequados e uma cultura organizacional que cria obstáculos e dificuldades para a conclusão das atividades.

Visando melhorar esse cenário recorrente em médias e grandes empresas, identificamos 10 boas práticas que influenciam diretamente no aumento da produtividade no trabalho. Confira!

1. Ter uma boa gestão do tempo

A gestão do tempo no ambiente empresarial não está associada diretamente a um horário de trabalho rígido. Oferecer flexibilidade aos colaboradores permite que eles possam gerir melhor o tempo disponível, identificar as prioridades do dia e realizar as atividades de forma mais eficaz.

Tudo o que é feito ou deixado de lado em um dia está relacionado a gestão do tempo. Ela também envolve fatores que muitas vezes não dependem dos próprios colaboradores, como um número excessivo de reuniões, equipamentos inadequados, ambiente prejudicial, etc.

Segundo uma pesquisa do Instituto de Tecnologia Política de Washington, o uso das redes sociais também tem um impacto direto no desenvolvimento das atividades diárias: a cada hora de navegação, cerca de 16 minutos de trabalho são desperdiçados.

A melhora desse cenário depende de visão aguçada sobre a gestão do tempo, para compreender quais obstáculos estão sendo criados pela própria empresa e eliminá-los.

2. Utilizar recursos de automação

O uso de ferramentas de automação permite otimizar parte do trabalho que tem sido realizado manualmente pelo colaborador.

Uma cultura organizacional que preze pela automação viabiliza que algumas tarefas sejam feitas automaticamente por softwares especializados, deixando o funcionário com mais tempo para atividades estratégicas.

Vamos a um exemplo prático? No setor de estoque, ao invés do colaborador responsável ter que preencher manualmente as entradas e saídas, um software pode fazer o controle de estoque, em tempo real, com mais assertividade e demandando menos tempo.

3. Usar aplicativos e extensões

As ferramentas, aplicativos e extensões do Google tornaram-se opções importantes no cotidiano de empresas que desejam aumentar a produtividade dos colaboradores.

Os aplicativos e extensões do Google devem ser usados de forma positiva e consciente pelos funcionários, auxiliando em processos colaborativos, diminuindo a necessidade de deslocamentos entre departamentos, otimizando a gestão do tempo e auxiliando na execução das tarefas.

O ideal é que quando um colaborador apresentar um novo recurso, o gestor avalie a relevância dele para o negócio, adotando para outros funcionários e setores, quando conveniente.

Os gestores também devem acompanhar as novidades tecnológicas, agregando ao ambiente profissional os recursos que oferecem benefícios às equipes, como o G Suite do Google.

4. Manter um ambiente de trabalho agradável

Um aspecto fundamental para aumentar a produtividade dos colaboradores está associado à qualidade e adaptação do ambiente de trabalho. Provavelmente, um local de trabalho inadequado, com barulho excessivo, má iluminação, pouco espaço etc. afetará diretamente o desenvolvimento das atividades ao longo do dia.

Um estudo realizado pela Universidade Cornell, por exemplo, indica que a temperatura do ar-condicionado impacta diretamente na produtividade dos colaboradores. Quando a temperatura estava a 20°, os erros cometidos nas atividades aumentavam em 44% — e a produtividade era metade da atingida em um ambiente com temperatura de 25°.

Além disso, um ambiente organizado e livre de distrações é fundamental para manter o foco. Nesse sentido, é essencial incentivar todo o time a manter as mesas limpas, utilizar organizadores e eliminar objetos desnecessários. Isso criará um espaço propício para a concentração e aumentará a eficiência dos colaboradores.

5. Desenvolver metas claras

Auxiliar os colaboradores na definição de metas claras e específicas é fundamental para orientar suas ações e aumentar sua produtividade no trabalho. Ao estabelecer metas, é possível criar um senso de direção e propósito, o que ajuda a manter o colaborador motivado e focado em suas tarefas.

Para tanto, é recomendável pensar em questões como:

• evitar o estabelecimento de metas muito genéricas como “ser mais organizado”, pois além de não orientar ações práticas, os resultados são difíceis de mensurar;
• certificar-se de que as metas são podem ser atingidas dentro do contexto e da realidade de cada equipe ou colaborador;
• dividir metas grandes e complexas em metas menores, as quais são mais fáceis de ser gerenciadas e podem ser atingidas de modo mais rápido;
• estabelecer prazos realistas e acompanhar a evolução do progresso para que possam ser feitos ajustes durante o percurso, sem atrapalhar o prazo final.

6. Aprender a delegar tarefas

Delegar tarefas não apenas alivia a carga de trabalho, mas também promove o desenvolvimento da equipe. Identifique as atividades que podem ser executadas por outras pessoas e atribua-as aos membros da equipe, aproveitando as habilidades individuais.

Ao delegar tarefas, é fundamental fornecer orientações claras e garantir que cada membro da equipe compreenda a importância da tarefa e os resultados esperados. Além disso, é importante estabelecer um sistema de acompanhamento para garantir que as tarefas estejam sendo executadas adequadamente e dentro dos prazos estabelecidos.

7. Cuidar do bem-estar

Cuidar da saúde e bem-estar dos colaboradores não é apenas uma questão de responsabilidade social, mas também uma estratégia inteligente para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho. Quando os colaboradores estão saudáveis e se sentem bem, eles têm uma maior disposição e energia para realizar suas tarefas de forma eficiente e criativa.

Investir em autocuidado é uma forma de empoderar os colaboradores a cuidarem de si mesmos. Além de incentivar uma boa alimentação e a prática regular de exercícios físicos, também é importante criar um ambiente de trabalho equilibrado, que permita pausas e momentos de relaxamento. Hora de almoço adequada, intervalos regulares e incentivos para atividades de bem-estar são algumas das práticas que podem ser implementadas.

8. Conhecer e aplicar novos recursos tecnológicos

As novas tecnologias estão disponíveis justamente para agregar ao ambiente profissional. Por isso, os gestores devem conhecer esses novos recursos e adotá-los quando forem relevantes para aumentar a produtividade.

Um exemplo é o cloud computing, ou computação na nuvem. O recurso permite aumentar a estabilidade das plataformas e sistemas usados, impedindo tempo ocioso com problemas relacionados aos softwares e hardwares.

Ele também tem como benefício mais facilidade e agilidade na colaboração entre profissionais e departamentos. Ao auxiliar no trabalho integrado e comunicação empresarial entre as equipes, a empresa permite melhorar o cumprimento de prazos e diminuir conflitos internos.

Quer saber mais como o cloud computing pode ajudar a aumentar a produtividade da sua empresa? Confira o conteúdo “Cloud computing: como aumentar a produtividade dos funcionários?“. Nos vemos no próximo post!