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- mar 24, 2025
O objetivo de qualquer empresa que busca qualidade nos resultados é contar com um time produtivo e de alta performance. No entanto, para aumentar a produtividade no trabalho, é essencial adotar práticas que se tornem parte da rotina do negócio.
Apesar da produtividade ser uma meta comum, muitas companhias ainda enfrentam desafios, como ambientes inadequados e uma cultura organizacional que dificulta a execução das atividades diárias.
Com o objetivo de melhorar esse cenário recorrente em médias e grandes empresas, identificamos alguns fatores que influenciam diretamente a produtividade no trabalho. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
A adoção de novas tecnologias tem sido fundamental para o sucesso das organizações empresariais. Diversas soluções disponíveis no mercado contribuem para melhorar a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, impulsionar os resultados do negócio.
Em um cenário cada vez mais competitivo, alinhar a empresa às inovações tecnológicas pode ser um diferencial importante para otimizar processos e aumentar a eficiência da equipe.
Se o objetivo é garantir o sucesso do seu empreendimento, investir em estratégias para aumentar a produtividade é essencial.
A produtividade no trabalho pode ser afetada por diversos fatores, que vão desde questões pessoais até problemas organizacionais. Identificar e entender esses fatores é essencial para melhorar o desempenho e a eficiência no ambiente de trabalho.
A pressão constante para atingir metas e prazos pode levar ao estresse e à ansiedade, de forma que prejudica a produtividade dos colaboradores. A síndrome de burnout, por exemplo, é um distúrbio emocional causado pelo excesso de trabalho e pressão e que resulta em exaustão física e mental.
A privação de sono afeta a capacidade de concentração, tomada de decisões e a memória, tornando as tarefas diárias mais difíceis de serem realizadas.
Quando os colaboradores não têm clareza sobre suas responsabilidades e metas, a produtividade pode ser comprometida. A falta de comunicação clara e objetiva entre a equipe e a gestão pode gerar confusão e ineficiência.
A desorganização no ambiente de trabalho, seja física ou digital, pode causar perda de tempo e dificuldade em encontrar informações importantes. Manter um espaço de trabalho organizado é fundamental para otimizar o tempo e aumentar a produtividade.
O desequilíbrio entre vida pessoal e profissional pode levar ao esgotamento e à insatisfação no trabalho. É importante que os colaboradores tenham tempo para descansar e se dedicar a atividades pessoais, que garantem um melhor desempenho no ambiente de trabalho.
Existem várias técnicas que podem ser aplicadas para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho. A seguir, vamos explorar algumas das mais eficazes e como elas podem ser implementadas no dia a dia.
A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo que envolve trabalhar em intervalos de 25 minutos, chamados de “pomodoros”, seguidos por uma pausa de 5 minutos.
Após quatro pomodoros, é recomendada uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Essa técnica ajuda a manter o foco e a evitar a fadiga mental.
O método Getting Things Done (GTD), desenvolvido por David Allen, é uma abordagem para organizar tarefas e projetos. Ele se baseia em cinco etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.
Ao seguir essas etapas, é possível reduzir o estresse e aumentar a eficiência, mantendo todas as tarefas sob controle.
Zen to Done (ZTD) é uma versão simplificada do GTD, criada por Leo Babauta. O ZTD foca na criação de hábitos simples e na execução das tarefas de forma prática. Ele enfatiza a importância de adotar um hábito de cada vez e de manter a simplicidade no gerenciamento das atividades.
A Matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz urgente-importante, é uma ferramenta de priorização que ajuda a organizar tarefas com base em sua urgência e importância.
Neste método, as tarefas são divididas em quatro quadrantes: importantes e urgentes; importantes, mas não urgentes; urgentes, mas não importantes; e nem urgentes, nem importantes. Isso permite focar no que realmente importa e delegar ou eliminar o que não é essencial.
O Princípio de Pareto, ou Regra 80/20, afirma que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Aplicar essa regra no trabalho significa identificar e focar nas atividades que geram maior impacto, otimizando o tempo e os recursos disponíveis.
A gestão do tempo no ambiente empresarial não está associada diretamente a um horário de trabalho rígido.
Oferecer flexibilidade aos colaboradores permite que eles possam gerir melhor o tempo disponível, identificar as prioridades do dia e realizar as atividades de forma mais eficaz. Tudo o que é feito ou deixado de lado em um dia está relacionado à gestão do tempo.
Ela também envolve fatores que muitas vezes não dependem dos próprios colaboradores, como um número excessivo de reuniões, equipamentos inadequados, ambiente prejudicial, entre outros.
Segundo uma pesquisa do Instituto de Tecnologia Política de Washington, o uso das redes sociais também tem um impacto direto no desenvolvimento das atividades diárias: a cada hora de navegação, cerca de 16 minutos de trabalho são desperdiçados.
A melhoria desse cenário depende de visão aguçada sobre a gestão do tempo, para compreender quais obstáculos estão sendo criados pela própria empresa e eliminá-los.
O uso de ferramentas de automação permite otimizar parte do trabalho que tem sido realizado manualmente pelo colaborador.
Uma cultura organizacional que preze pela automação viabiliza que algumas tarefas sejam feitas automaticamente por softwares especializados, deixando o funcionário com mais tempo para atividades estratégicas.
Vamos a um exemplo prático? No setor de estoque, em vez do colaborador responsável ter que preencher manualmente as entradas e saídas, um software pode fazer o controle de estoque, em tempo real, com mais assertividade e demandando menos tempo para que a tarefa seja realizada.
As ferramentas, os aplicativos e as extensões do Google se tornaram opções importantes no cotidiano de empresas que desejam aumentar a produtividade no trabalho dos colaboradores.
Os aplicativos e as extensões do Google devem ser usados de forma positiva e consciente pelos funcionários, auxiliando em processos colaborativos, diminuindo a necessidade de deslocamentos entre departamentos, otimizando a gestão do tempo e auxiliando na execução das tarefas.
O ideal é que, quando um colaborador apresentar um novo recurso, o gestor avalie a relevância dele para o negócio, adotando-o para outros funcionários e setores, quando conveniente.
Os gestores também devem acompanhar as novidades tecnológicas, agregando ao ambiente profissional os recursos que oferecem benefícios às equipes, como o Google Workspace.
Um aspecto fundamental para aumentar a produtividade no trabalho está associado à qualidade e à adaptação do ambiente.
Provavelmente, um local de trabalho inadequado, com barulho excessivo e má iluminação, afetará diretamente o desenvolvimento das atividades ao longo do dia.
Um estudo realizado pela Universidade Cornell indica que a temperatura do ar-condicionado impacta diretamente a produtividade dos colaboradores.
Quando a temperatura estava a 20º, os erros cometidos nas atividades aumentavam em 44% — e a produtividade era metade da atingida em um ambiente com temperatura de 25º.
Cuidar da saúde e bem-estar dos colaboradores não é apenas uma questão de responsabilidade social, mas também uma estratégia inteligente para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho.
Quando os colaboradores estão saudáveis e se sentem bem, eles têm uma maior disposição e energia para realizar suas tarefas de forma eficiente e criativa.
Investir em autocuidado é uma forma de empoderar os colaboradores a cuidarem de si mesmos.
Além de incentivar uma boa alimentação e a prática regular de exercícios físicos, também é importante criar um ambiente de trabalho equilibrado, que permita pausas e momentos de relaxamento. Hora de almoço adequada, intervalos regulares e incentivos para atividades de bem-estar são algumas das práticas que podem ser implementadas.
A maioria dos profissionais tem a impressão de que fazer várias atividades ao mesmo tempo é uma vantagem. Essa não é a realidade, pois o cérebro humano precisa priorizar uma tarefa para que ela seja realizada com a máxima eficiência.
Se um funcionário gastar 20 minutos lendo mensagens do celular, outros 20 fazendo anotações referentes ao que leu e mais 20 conferindo os e-mails, será mais vantajoso do que ele tentar fazer tudo ao mesmo tempo, durante os 60 minutos e, ao final, não conseguir realizar as tarefas de maneira eficaz.
Estudos mostram que realizar atividades simultaneamente pode reduzir a produtividade, portanto, não se iluda ao pensar que você ou a sua equipe conseguirá fazer tudo concomitantemente.
Saiba que até é possível tentar ser produtivo e fazer um trabalho de boa qualidade dessa maneira, mas essa não é a melhor ideia.
Delegar tarefas alivia a carga de trabalho e promove o desenvolvimento da equipe. Para isso, identifique as atividades que podem ser executadas por outras pessoas e as atribua aos membros da equipe, aproveitando as habilidades individuais.
Ao delegar tarefas, é fundamental fornecer orientações claras e garantir que cada membro da equipe compreenda a importância da tarefa e os resultados esperados. Também é importante estabelecer um sistema de acompanhamento para garantir que as tarefas estejam sendo executadas adequadamente e dentro dos prazos estabelecidos.
Definir prioridades também é sinônimo de produtividade no trabalho. Quando for fazer o planejamento diário, semanal ou mensal da empresa, estabeleça quais serão as tarefas prioritárias.
Confira quais delas precisam ser feitas naquele período e decida como a sua equipe vai executá-las. Tente fazer com que seus funcionários não se distraiam com questões que não são relevantes para aquele momento.
Auxiliar os colaboradores na definição de metas claras e específicas é fundamental para orientar suas ações e aumentar sua produtividade no trabalho. Ao estabelecer metas, é possível criar um senso de direção e propósito, o que ajuda a manter o colaborador motivado e focado em suas tarefas.
Para tanto, é recomendável pensar em questões como:
Outra dica interessante, que pode ajudar você a manter a produtividade, é eliminar as distrações. Diante de todas as informações diárias que estamos sujeitos a receber, o nosso cérebro fica repleto de dados. Tente focar no que realmente é importante ou urgente.
Com os avanços tecnológicos, os celulares estão sendo cada vez mais utilizados e, por vezes, acabam sendo fontes de distrações.
Deixe o aparelho no silencioso e olhe apenas quando souber que existe a possibilidade de ter alguma notícia referente ao seu trabalho.
Se algo importante estiver acontecendo, a pessoa entrará em contato por outros meios — que, na maioria das vezes, não é por mensagem.
As reuniões são necessárias, mas avaliar quando elas realmente são indispensáveis é fator primordial para o sucesso empresarial. O excesso de encontros deixa a agenda do executivo cheia e acaba gerando prejuízos para as empresas.
Em vez do gestor estar administrando melhor o negócio, ele vai gastar seu tempo transmitindo informações e anotando dados que ficarão apenas no papel, e não serão colocados em prática.
Os gastos com as reuniões são elevados, pois providenciar café, comida, local adequado e os equipamentos que serão utilizados demanda tempo e dinheiro.
Os gestores terão que estar presentes nesses eventos e desperdiçarão mais do que algumas horas do dia. Encontros desnecessários podem gerar altas demandas financeiras para as empresas.
Realizar o monitoramento da equipe é essencial para manter uma boa produtividade no trabalho. Acompanhe de perto o desempenho das atividades, garanta que as atividades sejam realizadas corretamente e com o máximo de qualidade possível.
Ao fazer isso, você vai poder mensurar o crescimento e o desenvolvimento de cada um dos colaboradores da sua equipe de trabalho.
Um fator que influencia diretamente a produtividade no trabalho é o uso das soluções adequadas. De nada adianta exigir produção se as ferramentas disponíveis para realizar os trabalhos não são as corretas ou se não são de boa qualidade.
Analise com cautela todas as aplicações e inovações disponíveis para ter certeza que os funcionários poderão realizar as tarefas com facilidade e agilidade.
Outra ferramenta que deve ser ofertada é a do conhecimento. Ofereça às equipes a possibilidade de estarem sempre se aperfeiçoando profissionalmente, afinal, adquirir conhecimento nunca é demais.
Tente manter uma boa comunicação com os seus colaboradores para que eles consigam falar com tranquilidade o que é necessário fazer para que as atividades sejam realizadas com eficiência.
Os indicadores de produtividade são muito utilizados para manter a empresa em bom funcionamento. Existem seis índices que são muito utilizados pelos negócios. Os principais são:
O fator da qualidade será mensurado pelo resultado do que foi produzido. O indicador da capacidade diz respeito a quanto os funcionários conseguem produzir em determinado tempo.
Os indicadores estratégicos servem para analisar e verificar as metas e os objetivos da empresa, destacando se eles estão sendo alcançados; o de lucratividade funciona para ver o lucro líquido da empresa.
O índice de competitividade é útil para avaliar os dados que se referem aos concorrentes do negócio. Por fim, um indicador muito importante é o da rotatividade, que os gestores usam para avaliar quantos funcionários entram e saem da empresa em determinado período.
As novas tecnologias estão disponíveis justamente para agregar ao ambiente profissional, por isso, os gestores devem conhecer esses novos recursos e adotá-los quando forem relevantes para aumentar a produtividade no trabalho.
Um exemplo é o cloud computing, ou computação na nuvem. O recurso permite aumentar a estabilidade das plataformas e dos sistemas usados, impedindo que haja tempo ocioso com problemas relacionados aos softwares e hardwares.
A computação em nuvem também tem como benefício mais facilidade e agilidade na colaboração entre profissionais e departamentos.
Ao auxiliar no trabalho integrado e na comunicação empresarial entre as equipes, a empresa permite melhorar o cumprimento de prazos e diminuir conflitos internos — o que é de suma importância para o sucesso do negócio.
Agora que você já tem acesso a dicas para aumentar a produtividade no trabalho da sua empresa, observe se esse índice aumentou e não se esqueça de como a tecnologia também pode auxiliar nesse momento.
Invista na transformação digital do seu negócio e garanta o aumento desenfreado da produtividade e dos ganhos empresariais.
Gostou de saber como aumentar a produtividade da sua empresa? Então, aproveite para conhecer as nossas soluções de produtividade para o seu negócio!
Produtividade no trabalho é a capacidade de realizar tarefas e atingir metas de forma eficiente, utilizando o menor tempo e recursos possíveis.
A produtividade no trabalho é importante porque aumenta a eficiência, melhora os resultados da empresa, reduz custos e contribui para a satisfação e o bem-estar dos colaboradores.
Créditos da imagem: Freepik
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