Utilizando a intranet para organizar o conteúdo corporativo

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Utilizando a intranet para organizar o conteúdo corporativo

Utilizando a intranet para organizar o conteúdo corporativo

Dentro de uma empresa — seja ela de grande ou pequeno porte — tudo o que é produzido e o que acontece dentro dela é arquivado, registrado e documentado, para que todos os colaboradores possam ter acesso às informações e dados referentes a algum projeto ou tarefa. Manter esses documentos em papéis atualizados se tornou um problema, pois geram custo, tempo e trabalho para atualizar e distribuir o conteúdo para todos os colaboradores da empresa. Por isso, muitas empresas têm deixado os papéis para trás, para adotar tecnologias novas que possibilitam a atualização e o compartilhamento imediato do conteúdo corporativo entre os funcionários e os gestores. Uma dessas tecnologias é a intranet corporativa, que permite que a empresa possa manter o conteúdo corporativo de maneira organizada e atualizada.

Sabe como utilizar e implementar a intranet na sua empresa? Conhece essa tecnologia? Não se preocupe que neste post vamos explicar como utilizar a intranet para trazer muitos benefícios para o dia a dia da sua empresa. Acompanhe!

O que é a intranet?

A intranet consiste em um sistema corporativo, onde os membros de uma empresa podem realizar trocas de informações e dados referentes aos seus projetos. Este sistema funciona internamente, por meio de um software que troca mensagens e dados da rede e que pode ser acessado somente por pessoas autorizadas. Pela intranet é possível controlar e organizar as informações referentes a um projeto em todas as etapas que compõem a sua concepção.

Muitas empresas, independente do porte, tem adotado o Google Apps em dia a dia como sistema de intranet. Este produto do Google possui uma modalidade específica para empresas que desejam utilizar e aplicar os diversos recursos específicos para atender suas necessidades (Gmail, Google Drive, Hangout, etc ) chamado de Google Apps for Work.

Como utilizar a intranet para manter o conteúdo corporativo?

Uma empresa pode adotar a utilização da intranet corporativa como uma forma de contato entre os colaboradores, para manter os dados sempre atualizados e organizados. Os documentos e os registros de tudo que se passa em uma corporação não podem ficar somente em papéis, por acabar dificultando o controle do conteúdo corporativo e pode vir a atrapalhar no momento de tomada de decisões importantes e rápidas para resolver algum problema que possa aparecer. Para essas situações, a utilização da intranet corporativa possui um papel importante para que tudo que é feito em cada etapa possa ser acompanhado pelos gestores e colaboradores. Além de permitir a comunicação por meio de mensagens e comentários.

É importante ressaltar que o sucesso da implementação do software só será possível se todos se empenharem a utilizarem e usufruírem, da melhor maneira, os recursos que a intranet oferece. Por isso, as empresas precisam se preocupar em investir, não somente em um software moderno, sofisticado e funcional, mas também em treinamentos de todos que irão utilizá-lo, para que todo o esforço e investimento não sejam feitos em vão.

Quais as vantagens que ela pode trazer para a empresa?

Com a utilização e o investimento da intranet corporativa para organizar o conteúdo, a empresa terá bons resultados a médio e a longo prazo:

  • A empresa poderá obter uma economia de tempo e de custos, reduzindo a utilização de papéis, de materiais e poupando tempo para fazer e para distribuir os documentos;
  • Haverá um aumento na produtividade e na agilidade dos funcionários para produzir, agir e resolver suas tarefas;
  • A comunicação e interação entre os membros da empresa melhorará com os chats e com os fóruns presentes na intranet;
  • Os dados e as informações sobre os projetos que estão sendo realizados estarão sempre atualizados e organizados;
  • A troca de dados, internamente, entre os colaboradores será possível dentro da intranet;
  • Facilidade no monitoramento dos dados e das tarefas para garantir a segurança e a integridade das informações passadas por ela.

Com essas informações sobre a utilização da intranet corporativa para organizar o seu conteúdo corporativo, pense e decida como será e qual será a melhor opção para a sua empresa, para que ela seja funcional e atenda todas às suas necessidades. Para que o sucesso dessa ferramenta seja atingido, é importante saber como utilizá-la e aplicá-la no dia a dia de uma corporação.

Já utiliza a intranet corporativa na sua empresa? Já conhecia e possui alguma experiência ela? Deixe seu comentário aqui com dúvidas, sugestões e experiências!

photo credit: GWP Virtual Network Meeting 2015 via photopin (license)

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