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- nov 15, 2024
Atualmente, as empresas lidam com o desafio de garantir a integridade e a segurança de suas operações enquanto lidam com potenciais riscos internos, principalmente relacionados à contratação e monitoramento de colaboradores. Por isso, muitas organizações têm implementado práticas de Know Your Employee (KYE) para aumentar a segurança e fortalecer a conformidade regulatória.
Com ferramentas avançadas como o SantoiD, é possível automatizar e simplificar as verificações de identidade e o processo de onboarding digital, elevando ainda mais a segurança e eficiência operacional da organização.
Neste artigo, entenda o que é o Know Your Employee, quais dados podem ser consultados e como colocar o KYE em prática no seu negócio. Continue a leitura!
Know Your Employee é um conjunto de práticas e procedimentos adotados pelas empresas para autenticar as identidades, verificar históricos e validar certificações profissionais dos candidatos e colaboradores. Assim, é possível confirmar se a pessoa é confiável e qualificada para integrar a equipe.
Sem KYE, as empresas ficam mais vulneráveis a fraudes internas e atividades ilícitas, como roubo de dados e desvio de fundos. Isso porque os funcionários com antecedentes criminais ou que fornecem informações falsas podem passar despercebidos, aumentando o risco de comportamentos prejudiciais dentro da organização.
Caso as situações de má conduta sejam descobertas por clientes, investidores e outras partes interessadas, a reputação e imagem da organização pode ser prejudicada a longo prazo, pois estará associada a uma prática fraudulenta.
Muitas indústrias também possuem normas rigorosas de compliance, como o setor financeiro e de saúde, e falhar em seguir essas diretrizes pode resultar em penalidades legais.
Além dos custos associados a fraudes e penalidades legais, a contratação de funcionários inadequados pode resultar em perdas financeiras devido à baixa produtividade, alta rotatividade de pessoal e necessidade de repetir processos de recrutamento e treinamento.
A empresa pode consultar uma variedade de dados sobre seus colaboradores, tendo a devido atenção às restrições legais e éticas, especialmente os dados protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
A verificação de antecedentes criminais pode ser feita apenas para cargos de confiança ou que envolvam segurança, como empregados domésticos, cuidadores de pessoas vulneráveis, bancários, e aqueles que lidam com substâncias tóxicas ou segurança armada.
Além disso, as consultas relacionadas ao histórico financeiro podem ser efetuadas desde que justificadas pela natureza do cargo, embora a LGPD e decisões judiciais tenham restringido algumas práticas, incluindo consultar órgãos de proteção ao crédito para determinadas funções.
É importante que todas as consultas sejam realizadas pelo departamento de compliance, garantindo que estejam alinhadas com as regulamentações vigentes e respeitem os direitos dos colaboradores.
Além de permitir que as empresas identifiquem candidatos com comportamentos de alto risco, a KYE também ajuda no mapeamento de conflitos de interesse ao analisar os vínculos pessoais e profissionais dos possíveis colaboradores.
A partir disso, o RH consegue evitar situações em que interesses pessoais possam causar conflito com os interesses da empresa, como trabalhar para concorrentes ou ter relações com Pessoas Expostas Politicamente (PEPs), cujas conexões podem representar riscos para a integridade financeira e reputacional da organização.
O KYE também permite o acompanhamento próximo das atividades de seus funcionários, identificando padrões incomuns ou comportamentos suspeitos que possam indicar práticas fraudulentas. Para isso, a organização pode realizar o cruzamento de dados para detectar fraudes em licitações e outras atividades ilícitas que comprometam a transparência e a lisura dos processos organizacionais.
Implementar o Know Your Employee no departamento de Recursos Humanos começa no processo de onboarding dos novos colaboradores. Durante essa fase, é importante coletar e verificar todas as informações fornecidas pelos candidatos, por exemplo: nome completo, endereço, data de nascimento, número de seguridade social, histórico profissional e referências.
A verificação dessas informações garante que tudo seja preciso, atualizado e autêntico, reduzindo os riscos associados a informações falsas ou inadequadas desde o início.
Um código de conduta claro ajuda a orientar as práticas de KYE na empresa. Esse documento define as expectativas e os padrões éticos que todos os funcionários devem seguir em relação à verificação de empregados.
Para isso, é importante incluir diretrizes específicas sobre a coleta e verificação de informações, a proteção de dados pessoais e a conformidade com regulamentações. Dessa forma, é possível estabelecer uma cultura organizacional que valoriza a transparência, a integridade e o respeito às normas legais.
Um programa de compliance complementa as práticas de KYE, pois certifica que todos os processos de verificação e monitoramento estejam alinhados com as políticas e regulamentações aplicáveis, garantindo a governança corporativa.
A capacitação das equipes de RH e dos gestores deve abordar aspectos técnicos das verificações de empregados, por exemplo, a utilização de ferramentas de background check, bem como questões éticas e legais relacionadas à privacidade e proteção de dados.
Durante o treinamento, é necessário que todos compreendam os procedimentos corretos para coletar, verificar e manter informações pessoais, de modo a minimizar erros e assegurar que as práticas de KYE sejam conduzidas de forma ética e eficiente.
A implementação do KYE não termina com a contratação. É importante manter um monitoramento contínuo dos riscos relacionados às práticas de verificação de empregados a partir da constante revisão das políticas de KYE, avaliação da eficácia dos controles internos e realização de ajustes nos processos conforme necessário.
Portanto, faça auditorias periódicas para identificar e mitigar potenciais vulnerabilidades ou violações de compliance.
O SantoiD oferece soluções para prevenção de fraudes e elevação da segurança empresarial por meio de tecnologias avançadas de verificação de identidade.
Por exemplo, com o OCR (Optical Character Recognition), o SantoiD extrai dados específicos de documentos sem padrões definidos, como notas fiscais e comprovantes de residência, garantindo precisão e reduzindo fraudes relacionadas à falsificação.
Além disso, a tecnologia de Liveness verifica a identidade do usuário em tempo real, por meio da validação de movimentos faciais, assegurando que a pessoa presente seja de fato quem alega ser.
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KYE é a sigla para Know Your Employee e refere-se a uma prática que envolve a verificação das informações pessoais, profissionais e comportamentais dos colaboradores em uma organização para assegurar que todos os funcionários contratados estejam alinhados com os valores, normas e objetivos da empresa.
O KYE (Know Your Employee) ajuda na prevenção de fraudes internas ao monitorar e analisar o comportamento dos funcionários, identificar padrões de risco, realizar verificações de antecedentes e promover uma cultura de transparência e conformidade dentro da empresa.
crédito da imagem: Freepik
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