Google Workspace Studio: conheça a ferramenta de automação com IA do Google

O Google Workspace Studio é um ambiente dedicado à criação, gerenciamento e compartilhamento de agentes de IA dentro do ecossistema Google. Essa ferramenta utiliza o poder do modelo Gemini para entender contextos e automatizar tarefas repetitivas que consomem horas do seu dia a dia. Diferente de softwares antigos, você não precisa ser um programador para configurar esses fluxos de trabalho.

A proposta central é democratizar a automação. Portanto, qualquer colaborador pode delegar processos manuais, como triagem de e-mails ou logística de agenda, para agentes inteligentes que raciocinam e executam ações em minutos. Além disso, a ferramenta se integra profundamente com aplicativos que você já usa, como Gmail, Drive e Chat.

Quer entender exatamente como essa tecnologia funciona e como aplicá-la na sua rotina? Continue a leitura para dominar essa novidade.

O que é o Google Workspace Studio?

O Google Workspace Studio é uma plataforma de automação alimentada por inteligência artificial que permite desenhar fluxos de trabalho inteligentes sem a necessidade de escrever códigos complexos. Ele funciona como um hub central onde você projeta agentes capazes de realizar tarefas em diversos aplicativos do Google e ferramentas externas.

Antigamente, a automação dependia de regras rígidas e condicionais exatas. Contudo, o Google Workspace Studio muda esse cenário ao usar as capacidades avançadas do Gemini. Isso significa que os agentes não apenas seguem instruções, mas conseguem raciocinar sobre problemas, adaptar-se a novas informações e compreender o contexto do seu trabalho.

Essa flexibilidade permite que a ferramenta vá além do simples “se isso, então aquilo”. Por exemplo, ela pode realizar análises de sentimento, gerar conteúdo personalizado e priorizar notificações de forma inteligente. Além disso, como os agentes são integrados nativamente ao Google Workspace, eles respeitam as políticas de segurança e o estilo da sua organização.

Para que serve o Google Workspace Studio?

O Google Workspace Studio serve para automatizar desde tarefas simples até fluxos de trabalho complexos sem exigir conhecimentos técnicos de programação ou codificação. O objetivo principal é, portanto, permitir que você delegue atividades repetitivas, como vasculhar e-mails e organizar logística de calendário, para agentes de IA que raciocinam e entendem o contexto do seu trabalho.

Diferente de ferramentas tradicionais rígidas, essa solução serve para criar automações flexíveis. Por exemplo, você pode configurar um agente para detectar e-mails prioritários, extrair detalhes cruciais de anexos ou gerar conteúdo personalizado mantendo o tom da sua marca. Isso libera horas do seu dia que antes eram perdidas na rotina operacional.

Além disso, a plataforma serve como um orquestrador de aplicativos. Ela conecta nativamente o Gmail, Drive e Chat, mas também se integra a softwares externos como Asana, Jira e Salesforce. Dessa forma, ele unifica processos de negócios inteiros, permitindo que a informação flua automaticamente entre as ferramentas que sua empresa já utiliza.

Como usar o Google Workspace Studio?

Para usar o Google Workspace Studio, você deve acessar o endereço studio.workspace.google.com por meio de um computador com um navegador web compatível. A ferramenta opera como uma aplicação baseada na nuvem, em que você projeta, testa e ativa seus agentes de automação diretamente no navegador.

No entanto, o acesso depende de permissões administrativas e da edição da sua conta. Seu administrador do Google Workspace precisa ativar o Gemini na sua conta para liberar os recursos de inteligência artificial. Atualmente, o recurso está disponível para diversas edições, incluindo Business Starter, Standard, Plus e versões Enterprise e Education.

Ao entrar na plataforma, você inicia o uso pela página “Descobrir” ou pela barra de comandos. Você tem três caminhos principais para começar: descrever o que deseja em linguagem natural para a IA criar, escolher um modelo pré-construído ou montar um fluxo manualmente. Portanto, o uso é intuitivo e adaptável ao seu nível de habilidade técnica.

Como criar fluxos com o Google Workspace Studio?

Criar fluxos no Google Workspace Studio é o processo de combinar um evento de início (Starter) com uma sequência de tarefas (Steps) para realizar um trabalho automaticamente. Todo fluxo possui apenas um iniciador, que pode ser um horário agendado ou um evento específico, seguido por passos que executam a ação desejada, como enviar uma mensagem ou organizar um arquivo.

Você tem flexibilidade total para construir essas automações de três formas distintas. A seguir, detalhamos como executar cada uma delas usando as ferramentas da plataforma.

Criar um fluxo com o Gemini

Criar um fluxo com o Gemini é a maneira mais rápida de começar, pois você apenas descreve a tarefa em linguagem natural e a IA constrói a automação para você. Essa funcionalidade remove a complexidade técnica, permitindo que você foque no resultado desejado, como ser notificado sobre e-mails específicos.

Para criar um fluxo no Google Workspace Studio com o Gemini:

1. no seu computador, acesse https://studio.workspace.google.com;
2. na caixa “Describe a task for Gemini”, digite uma descrição detalhada do que o fluxo deve fazer;
3. clique em Create para gerar os passos;
4. revise cada passo gerado para garantir que a lógica está correta;
5. se necessário, edite, reordene ou adicione variáveis para passar dados de um passo para outro;
6. clique em Test run > Start para verificar a saída imediatamente;
7. após concluir as edições, clique em Turn on.

Criar um fluxo a partir de um modelo

Os modelos são fluxos pré-construídos para casos de uso comuns, sendo a melhor opção para quem é novo no Workspace Studio e quer começar rápido. Ao selecionar um modelo, o editor abre com todas as etapas já montadas, restando a você apenas a configuração dos detalhes.

Para criar um fluxo no Google Workspace Studio a partir de um modelo:

1. acesse https://studio.workspace.google.com no seu computador;
2. na página “Discover”, confira os modelos disponíveis e filtre por objetivos se desejar;
3. clique naquele que você quer usar;
4. configure quando o fluxo começa, clicando no passo abaixo de Starter;
5. verifique se há passos com um ponto vermelho, o que indica falta de informações obrigatórias;
6. clique nesses passos para preencher os detalhes faltantes;
7. personalize adicionando, excluindo ou reordenando passos conforme necessário;
8. faça um teste clicando em Test run > Start e, se tudo funcionar, clique em Turn on.

Criar um fluxo do zero

Criar um fluxo do zero é o método ideal para desenvolver uma automação totalmente personalizada, permitindo que você defina cada gatilho e ação sem restrições. Você constrói a lógica peça por peça, escolhendo exatamente quais eventos disparam o processo.

Confira o passo a passo para criar um fluxo do zero no Google Workspace Studio:

1. vá para https://studio.workspace.google.com e clique em New flow +;
2. clique em Starter para escolher o evento ou agendamento que iniciará seu fluxo;
3. selecione Choose a step para definir a tarefa que o fluxo realizará;
4. nomeie seu fluxo clicando no ícone de lápis no topo da página;
5. utilize variáveis para inserir informações dinâmicas do iniciador nos passos seguintes;
6. para garantir o funcionamento, clique em Test run > Start e verifique a mensagem de conclusão;
7. finalize clicando em Turn on.

Como gerenciar fluxos no Google Workspace Studio?

Para gerenciar fluxos no Google Workspace Studio, você deve acessar o painel de controle “My Flows”. A partir dali, você tem acesso rápido para renomear projetos, pausar execuções imediatas ou verificar o histórico de atividades para solucionar erros. Portanto, você mantém controle total sobre o que os agentes de IA estão fazendo em seu nome.

Gerenciar fluxos no Google Workspace Studio envolve monitorar, editar e controlar o status das suas automações diretamente da página inicial da plataforma. Uma vez que você cria um fluxo, é essencial acompanhar seu desempenho para garantir que as tarefas estejam sendo executadas corretamente ou para fazer ajustes conforme seus processos mudam.

Editar, renomear ou copiar um fluxo

Editar um fluxo permite ajustar passos, gatilhos ou nomes sem precisar refazer toda a automação do zero. Essa flexibilidade é vital para manter seus processos atualizados.

Para realizar as ações de editar, renomear ou copiar um fluxo no Google Workspace Studio:

• editar: clique no nome do fluxo na lista “My flows” para abrir o editor. Clique em um passo para alterá-lo ou use o menu “More” (Mais) ao lado do passo para excluir ou reordenar. Se o fluxo estiver ativo, lembre-se de clicar em Save changes;
• renomear: com o fluxo aberto no editor, clique no ícone de lápis no topo da página e digite o novo nome;
• copiar: na lista de fluxos, clique no menu “More” ao lado do fluxo desejado e selecione Make a copy. A cópia aparecerá no topo da sua lista.

Ativar ou desativar um fluxo

Desativar um fluxo serve para interromper temporariamente a automação, sem a excluir permanentemente. Isso é útil quando você sai de férias ou quando o processo precisa ser pausado.

Para ativar ou desativar um fluxo no Google Workspace Studo:

1. acesse https://studio.workspace.google.com e vá para My flows;
2. ao lado do fluxo que deseja pausar, clique no menu More;
3. selecione Turn off;
4. o fluxo para imediatamente, cancelando inclusive execuções em andamento. Para reativar, basta seguir o mesmo caminho e ligá-lo novamente.

Excluir um fluxo

Excluir um fluxo é uma ação permanente que remove definitivamente a automação da sua conta. Diferente de desativar, essa ação não pode ser desfeita. Então, tenha certeza antes de prosseguir.

Para remover um fluxo no Google Workspace Studio:

1. vá até a lista My flows no seu computador;
2. localize o fluxo que deseja apagar;
3. clique no menu More e selecione Delete.

Obter histórico e status de um fluxo

O histórico de atividades permite verificar se seus fluxos foram executados com sucesso ou se encontraram problemas. Essa ferramenta de auditoria é importante para identificar falhas na lógica ou dados faltantes.

Você pode conferir o histórico de um fluxo no Google Workspace Studio de duas formas:

1. visão geral: na página inicial, clique em Activity para ver o status de todos os seus fluxos. Você pode filtrar por “Complete” (Concluído), “In progress” (Em andamento) ou fluxos com problemas;
2. fluxo específico: ao lado de um fluxo na lista, clique em More > Activity, ou abra o editor e clique em Activity no topo;
3. dica extra: também é possível ver a atividade pelo painel lateral do Google Workspace Studio dentro do Gmail.

Compartilhar um fluxo

Compartilhar um fluxo permite que outras pessoas façam uma cópia da sua automação para uso próprio. É importante notar que, ao compartilhar, os colegas não podem editar seu fluxo original nem ver seu histórico de execução.

Para compartilhar um link de cópia no Google Workspace Studio:

1. clique no fluxo que deseja compartilhar;
2. no topo da página, clique em Get a link to copy;
3. altere a permissão de “Private” para “Anyone in your organization with the link can make a copy”;
4. vlique em Copy link e envie para sua equipe via Chat ou Gmail.

Testar um fluxo

Testar um fluxo é o procedimento de rodar a automação manualmente com dados reais antes de ativá-la automaticamente. Isso garante que o resultado, como um e-mail rascunhado ou um arquivo movido, esteja exatamente como você planejou.

Porém, é importante você saber que o teste executa ações reais. Se o fluxo envia e-mails, eles serão enviados de verdade durante o teste.

Como realizar um teste seguro no Google Workspace Studio:

1. abra o fluxo e clique em Test run;
2. se o fluxo usar dados existentes, como um e-mail recebido, selecione a amostra de dados que será usada no teste e clique em Start;
3. verifique os resultados na tela. Se tudo funcionar, você verá a mensagem “Run Completed”;
4. para evitar erros com arquivos reais ou incomodar colegas, use documentos de teste ou envie mensagens apenas para você mesmo durante essa fase.

Transforme sua rotina com a automação inteligente do Google

Adotar o Google Workspace Studio é o passo definitivo para eliminar a burocracia digital e focar no trabalho estratégico. Ao permitir que qualquer pessoa crie agentes de IA sem usar código, o Google não apenas moderniza a produtividade, mas coloca o poder da inovação nas mãos de toda a equipe. 

Comece hoje mesmo a transformar tarefas manuais em fluxos inteligentes e veja seu tempo render muito mais.

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Perguntas frequentes sobre o Google Workspace Studio

Crédito da imagem: Reprodução/Google