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- jun 11, 2024
Como se sabe, a digitalização de documentos é uma das principais atividades virtuais aderida pelas empresas, muito embora alguns desses processos ainda se arrastam pelo meio físico.
Acontece que, dentre outras coisas, a virtualização da gestão de documentos é fundamental para integrar a IA nos fluxos de trabalho de qualquer empresa e, assim, transformar a gestão empresarial para trazer vantagem competitiva perante os concorrentes.
Desse modo, hoje falaremos sobre a digitalização de documentos e como ela pode contribuir para o desenvolvimento saudável do seu negócio.
A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos, como papéis, fotos e outros registros, em formatos digitais. Este processo envolve o uso de scanners e software especializados para captar imagens digitais de documentos.
O acesso e a recuperação de informações são facilitados mediante a digitalização. Assim, você consegue armazenar, gerenciar e compartilhar documentos eletronicamente. Isso ajuda a preservar documentos importantes e reduzir o risco de perda ou dano físico.
Além disso, a transformação digital é um passo crucial para as empresas que buscam modernizar seus processos e implementar sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED). Este processo é fundamental para a eficiência e sustentabilidade organizacional.
Plataformas que utilizam tecnologia em nuvem são as mais indicadas para armazenamento de documentos.
Isso porque os recursos do Cloud Computing garantem a segurança dos seus arquivos, evitam ocorrências relacionadas a perda ou extravio e ainda permitem que você decida quem pode ou não ter acesso aos seus dados.
A digitalização de documentos quebra qualquer barreira física entre equipes, afinal, o acompanhamento de novos projetos e o acesso a arquivos sigilosos se dão de maneira on-line e integrada.
Ou seja, o mesmo registro poderá ser acessado simultaneamente por diversas equipes, trazendo mais praticidade na hora de fazer alterações e no compartilhamento de dados relevantes.
A digitalização de documentos, principalmente, gera economia para as empresas. Sendo assim, podemos citar a redução de gastos nos seguintes aspectos:
Outro benefício importante é o aumento da produtividade, conforme havíamos falado anteriormente. O sistema permite que o gestor tenha uma visão macro de todos os dados da empresa, o que por sua vez facilita na hora de tomar decisões fundamentadas.
Inclusive, todas as informações vitais da instituição podem ser encontradas com muita rapidez, já que a ferramenta de gestão centraliza todos os documentos em um único lugar.
Por fim, todos esses recursos asseguram a eficiência das equipes ao reduzir as chances de retrabalho e trazer muito mais organização.
Com os documentos em formato digital, é possível acessar informações de maneira rápida e eficiente, sem a necessidade de procurar fisicamente por arquivos em armários.
Por outro lado, a digitalização facilita a busca e a recuperação de dados específicos por meio de palavras-chave ou filtros. Desse modo, os processos, fluxos de trabalho e a tomada de decisões se tornam mais ágeis.
Arquivos físicos ocupam um volume considerável de espaço, que poderia ser utilizado para outras necessidades operacionais.
A digitalização otimiza o espaço físico, liberando-o para:
Não poderíamos deixar de falar da sustentabilidade empresarial. Em síntese, ao diminuir o uso de combustíveis fósseis no deslocamento, há redução de emissão de gases tóxicos na atmosfera.
Sob o mesmo ponto de vista, ao utilizar menos papéis, há maior preservação ao meio ambiente.
Escanear refere-se ao ato de capturar uma imagem digital de um documento físico usando um scanner. Este processo cria uma réplica visual do documento, armazenada como uma imagem digital, seja um arquivo JPEG ou PDF.
Por sua vez, digitalizar envolve a criação de uma imagem digital e, também, a conversão do conteúdo do documento em um formato digital, que pode ser editado e pesquisado.
Isso geralmente inclui o uso de software de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que transforma a imagem escaneada em texto digital.
Dessa forma, a digitalização permite que as informações contidas no documento sejam facilmente manipuladas, pesquisadas e integradas em sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED).
Enquanto escanear é uma etapa importante da digitalização, a verdadeira digitalização proporciona maior manipulação e acessibilidade às informações.
Com o surgimento de novas tecnologias, processos como o gerenciamento de documentos, extração de dados de clientes e até validação governamental, antes feitos de forma manual, já podem ser 100% digitalizados.
Nesse sentido, algumas plataformas de gestão são essenciais na execução desse processo. A digitalização de documentos está diretamente ligada à preservação do meio ambiente, já que reduz consideravelmente a utilização de papel.
Fora isso, as etapas da digitalização de documentos trazem mais produtividade para toda a equipe, além de ganhos em rapidez de trabalho e resoluções.
De modo geral, a tecnologia é uma ferramenta em constante evolução que aprimora os serviços prestados, o que reflete na qualidade da experiência do seu cliente.
A digitalização de documentos é realizada em quatro etapas principais, cada uma essencial para garantir um processo eficiente e organizado:
O primeiro passo é fazer um levantamento dos documentos existentes. Esta etapa exige atenção minuciosa para garantir que todos os documentos relevantes sejam identificados e preparados para a digitalização.
Após a coleta, os documentos devem ser organizados de acordo com suas necessidades. Critérios como data, nome ou tipo de documento são utilizados para padronizar a classificação.
Nesta etapa, os documentos são efetivamente digitalizados. É importante seguir uma ordem lógica e garantir que a qualidade da digitalização seja alta, com atenção à nitidez dos arquivos.
O uso de scanners de boa qualidade e configurações adequadas assegura que os documentos digitais sejam precisos e legíveis.
Finalmente, os documentos são indexados em função da parametrização da plataforma de digitalização à disposição. Assim, você assegura que os documentos possam ser encontrados rapidamente quando necessários.
Conforme vimos no texto, a digitalização de documentos tem se mostrado extremamente importante no aumento da produtividade das empresas e na organização eficiente dos seus arquivos.
Entretanto, para que esses processos consigam impactar positivamente no rendimento da sua companhia, poder contar com um sistema completo e altamente intuitivo é um passo fundamental.
Nesse sentido, a SantoDigital lançou o Santo ID, um software completo e com tecnologia de ponta para que você possa otimizar seus processos com confiabilidade e segurança. Dentre os principais recursos oferecidos por essa ferramenta, podemos destacar:
Para saber mais sobre a ferramenta inovadora da Santo ID, visite nosso site e fique por dentro de todas as suas funcionalidades.
A digitalização de documentos é o processo de converter registros físicos em formatos digitais, facilitando o acesso, a recuperação e a gestão eletrônica de arquivos.
A digitalização envolve quatro etapas principais:
Cada etapa garante um processo eficiente e organizado, o que resulta em documentos digitais precisos e facilmente acessíveis.
crédito da imagem: Freepik
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