O e-mail é uma ferramenta de comunicação muito usada nas empresas e, com a grande quantidade de mensagens por dia, os profissionais se distraem com muita facilidade, o que pode prejudicar, de certa forma, a sua produtividade no trabalho. O Inbox Zero é um método que veio para ajudar os profissionais a otimizarem o seu tempo de checagem dos e-mails. Essa metodologia foi criada pelo americano Merlin Mann, especialista em produtividade, em que não visa apenas deixar sua caixa de entrada vazia, mas o mais próxiomo a zero possível.
Sabe como usar o Inbox Zero para a sua produtividade aumentar? Veja a seguir como usá-lo e tenha uma rotina de trabalho muito mais eficiente!
O que é o método Inbox Zero
O Inbox Zero é um procedimento que visa manter a sua caixa de entrada sempre limpa e sem mensagens, para organizar da melhor maneira possível os seus novos e-mails e, assim, evitar o anseio de ver recados não lidos ou não respondidos. Afinal, é essa ansiedade de ler ou de responder um e-mail que pode atrapalhar o seu desempenho no dia.
Como usar o Inbox Zero
Para iniciar o método, você terá que limpar as suas mensagens da caixa de entrada. Comece arquivando-as. Para isso, basta selecionar os e-mails, clicar em arquivar e depois confirmar o procedimento. Após o arquivamento das mensagens, crie marcadores que vão deixar a sua caixa de entrada organizada.
Clique na aba com uma engrenegem no lado direito superior da tela no seu Gmail. Dê um clique em “Configurações” e selecione o ícone “Marcadores”. Clique na aba “Criar Novo Marcador” e depois faça 4 novos:
- Cobrar hoje;
- Cobrar amanhã;
- Responder hoje;
- Responder amanhã.
Você terá que, somente marcar a mensagem com o seu marcador correspondente e clicar em arquivar depois de responder ou de ler o e-mail recebido. Vale ressaltar que os marcadores possuem o objetivo de deixar a sua caixa de entrada sempre organizada e sem nenhum e-mail visível.
Como usar cada marcador
Cobrar hoje
Utilize este marcador quando você precisar solicitar respostas para as suas mensagens ainda no dia. Somente depois as arquive e limpe a sua caixa de entrada.
Cobrar amanhã
Deve ser utilizado para pedir respostas dos e-mails. Preferencialmente, use-o no começo do dia.
Responder hoje
Serve para as mensagens que precisam ser respondidas no mesmo dia. Deve ser zerada até o fim do seu expediente para que nada fique sem resposta.
Responder amanhã
O marcador para amanhã pode ser respondido até o próximo dia. Cheque-o e resolucione as suas pendências correspondentes no começo do seu expediente.
Vantagens do Inbox Zero
Por ser um procedimento eficiente e gratuito de comunicação, é muito usados nas empresas. Entretanto, a produtividade do trabalho deve ser levada a sério e mensagens recebidas durante todo o dia, podem afetar a sua atenção ou a dos funcionários de sua empresa.
O Inbox Zero vem para ajudar a manter essa produtividade no trabalho e zerar a sua caixa de mensagens para não tirar a sua concentração do que realmente interessa! Dessa forma, você otimiza o seu tempo e consegue trabalhar com eficiência e sem perda de tempo.
Já usa o método de Inbox Zero na sua rotina de trabalho? Acredita que o procedimento melhora a sua produtividade diária? Comente conosco, pois a sua opinião é importante pra gente!
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