- 4 minutos
- jun 21, 2024
A maioria das empresas lida diariamente com um grande volume de documentos importantes. No entanto, manter esses arquivos organizados nem sempre é fácil, especialmente quando falamos de documentos físicos.
Soluções como o Google Drive, HDs externos e o estabelecimento de processos rigorosos de controle de acesso podem ajudar significativamente na organização dos arquivos.
Quando se sabe exatamente onde cada documento está localizado, as tarefas se tornam mais práticas e rápidas, e a produtividade geral melhora.
Se os papéis estão ocupando muito espaço físico, uma boa alternativa é migrar para a organização digital. Utilizar soluções em nuvem, como o Google Docs, pode simplificar a rotina de trabalho e liberar espaço físico, o que é especialmente útil em escritórios menores.
Além disso, organizar documentos é vital para evitar a perda de prazos importantes, garantir a competitividade no mercado e prevenir multas por não conformidade. Para alcançar esse nível de organização, é fundamental definir estratégias claras.
Quer saber como organizar melhor os documentos da sua empresa? Confira a seguir cinco métodos eficazes para tornar sua rotina de trabalho mais simples e eficiente!
Veja a seguir cinco maneiras de organizar os documentos da empresa e manter seus processos sempre eficientes.
Digitalizar documentos físicos e transformar papéis em arquivos digitais reduz o acúmulo físico e aumenta a segurança da informação.
Empresas que optam por digitalização economizam espaço e tempo, já que documentos digitalizados são mais fáceis de acessar e compartilhar. Além disso, o armazenamento digital facilita o trabalho remoto e garante que todos os colaboradores possam acessar as informações necessárias de forma rápida.
Para organizar os documentos digitais de forma eficiente, gerencie pastas bem estruturadas no computador ou na nuvem. Por exemplo, crie pastas específicas para cada departamento, projeto ou tipo de documento, como “Financeiro” ou “Contratos”.
Essa organização facilita o armazenamento de documentos e torna a rotina mais prática. Pastas digitais também permitem adicionar senhas, níveis de acesso e restrições para proteger informações confidenciais.
Para documentos que ainda precisam ser mantidos em papel, utilize arquivos suspensos organizados por categorias. Divida os documentos por ordem alfabética, datas, ou frequência de uso, priorizando o fácil acesso aos arquivos mais utilizados.
Arquivos suspensos com múltiplas divisórias permitem armazenar uma grande quantidade de documentos sem ocupar muito espaço, mantendo tudo organizado e acessível.
Para organizar documentos de forma eficiente usando arquivos suspensos, escolha pastas com divisões internas para maximizar a capacidade de armazenamento sem aumentar o espaço ocupado.
Separe os arquivos por ordem alfabética e use etiquetas para facilitar a identificação. Priorize o acesso às pastas mais usadas, mantendo-as em gavetas superiores, e armazene as menos usadas nas inferiores.
Além disso, verifique o tamanho das pastas e o espaço disponível para evitar problemas de manuseio; e considere digitalizar documentos para economizar espaço físico e simplificar o arquivamento.
Microfilmagem é um processo de captura de imagens de documentos, que proporciona armazenamento compacto e durável. Documentos microfilmados podem durar até 500 anos, preservando informações importantes sem ocupar muito espaço.
Esse método também protege contra deterioração e falsificação, garantindo a segurança dos dados da empresa. Além disso, a microfilmagem é legalmente válida, conforme o Decreto nº 1.799/1998.
Armazenar documentos na nuvem, utilizando serviços como Google Drive ou Microsoft OneDrive, permite o acesso fácil e seguro de qualquer lugar, a qualquer momento.
Essas plataformas oferecem backup automático e garantem que os arquivos estejam protegidos contra perda ou dano físico. Ao investir em soluções em nuvem, você facilita a colaboração entre equipes e mantém os documentos organizados de forma prática e eficiente.
Para organizar documentos com eficiência utilizando armazenamento na nuvem, faça backups regulares para manter cópias de segurança e identificar arquivos desatualizados.
Configure padrões de acesso para controlar quem pode visualizar ou alterar documentos, reforçando a segurança e a conformidade com normas legais.
A nuvem permite fácil acesso aos arquivos de qualquer dispositivo conectado à internet e oferece planos flexíveis para expandir o espaço de armazenamento conforme necessário. Modernizar o armazenamento digitalizando documentos é essencial para manter os dados importantes seguros e acessíveis.
Confira mais algumas dicas bônus de como organizar documentos empresariais de maneira eficaz.
Implemente a prática de nomear arquivos com títulos descritivos e específicos. Instrua toda a equipe a seguir esse padrão, que facilita a identificação rápida dos documentos. Nomes claros tornam a busca por informações mais intuitiva e economizam tempo, evitando confusões ou buscas demoradas.
É fundamental que todos os membros da empresa, desde estagiários até diretores, mantenham esse hábito para garantir uma organização consistente.
Para organizar documentos de maneira eficiente, é importante classificá-los conforme suas datas de validade. Documentos com prazos específicos de retenção devem ser identificados, como comprovantes de pagamentos (3 a 5 anos), extratos bancários e IPTU (5 anos).
Da mesma forma, documentos permanentes, como escrituras de imóveis e Carteira de Trabalho, devem ser preservados indefinidamente. Estabelecer essas categorias facilita o controle e descarte adequado, seguindo as exigências legais.
Formas de classificar documentos conforme a data de validade:
Utilizar uma tabela de temporalidade documental ajuda a definir a validade e a destinação final de cada tipo de documento, otimizando o processo.
Promova a conscientização de todos os colaboradores sobre a importância de uma boa organização documental. Para isso, realize treinamentos que ensinem as melhores práticas de arquivamento, digitalização e descarte de documentos.
Certifique-se de que cada membro da equipe compreenda sua responsabilidade nesse processo. Ao alinhar todos a um mesmo padrão de organização, você minimiza a perda de documentos e melhora a eficiência operacional.
Manter a organização dos documentos na empresa é importante para aumentar a produtividade, facilitar o planejamento estratégico e proteger informações sensíveis. Além disso, a organização ajuda a cumprir obrigações legais e fiscais, garantindo que documentos importantes sejam armazenados corretamente.
Um sistema bem estruturado evita perdas de tempo e recursos, permitindo o acesso rápido e seguro aos documentos. Por outro lado, a desorganização pode levar à perda de documentos, dificuldades na localização de arquivos e até à recriação desnecessária de documentos, afetando a eficiência e o desempenho geral da empresa.
Agora que você entende a importância de organizar documentos, é hora de treinar sua equipe para seguir essas práticas de forma consistente.
Com todos alinhados e conscientes de suas responsabilidades, a rotina de trabalho se torna mais eficiente, aumentando a produtividade geral da empresa. E se você deseja saber mais sobre como otimizar a organização documental em sua empresa, entre em contato agora mesmo!
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