Validação de documentos: o que é, qual a importância e como fazer?

As empresas precisam se atentar aos dados e informações dos clientes, garantindo a segurança dos usuários, fornecedores e do próprio negócio. Assim, a validação de documentos é fundamental nesse processo.

Por isso, neste artigo, vamos falar sobre a validação de documentos, abordando tudo o que você precisa saber a respeito desse procedimento: o que é, como funciona e qual a sua importância. Acompanhe!

O que é validação de documentos?

A validação de documentos é o processo pelo qual as informações contidas em um documento são verificadas e confirmadas para garantir sua autenticidade e integridade. Esse procedimento é realizado para aumentar a segurança nas relações comerciais e evitar fraudes de identidade e outros tipos de crimes.

Nas empresas, esse processo de validação é geralmente realizado para certificar que documentos relacionados a clientes, funcionários e fornecedores são verídicos.

Em suma, a validação de documentos tem se tornado uma prática fundamental no dia a dia de qualquer organização, dada a segurança que ela reforça nos processos e a credibilidade que gera aos olhos dos clientes.

Quais são os problemas identificados pela validação de documentos?

O número de golpes fraudulentos tem crescido ano após ano, fazendo com que as empresas redobrem a atenção ao cuidar da documentação dos seus clientes. Com isso, a validação de documentos permite minimizar os riscos associados a fraudes, como:

Uso indevido de dados pessoais

A validação de documentos impede a ocorrência de situações em que um indivíduo tenta utilizar os dados de outra pessoa ou inscrever-se em algum cadastro sem possuir o documento físico em mãos.

Uso de documentos roubados ou perdidos

Com a validação de documentos, é possível evitar que um usuário use os dados de um documento que tenha sido roubado ou perdido, colaborando para a prevenção e identificação de fraudes.

Fraudes com uso de fotos ou imagens

A validação de documentos por meio de identificação por câmera, ou Face Match, é capaz de detectar tentativas de uso de fotos ou imagens para se passar por outra pessoa, fortalecendo a segurança.

Como fazer a validação de documentos?

A princípio, a validação de documentos pode ser realizada de duas maneiras: manual e automatizada. Entretanto, mesmo não sendo recomendado executar esse procedimento manualmente, a seguir, explicaremos os dois modelos para você poder ter um melhor entendimento:

Manual

Ao optar pela validação manual, a empresa precisará designar um funcionário responsável por levantar todos os dados daquela pessoa, verificando se existe consistência nas informações obtidas, além de estudar outros pontos úteis para o negócio (entendimento de score de crédito, por exemplo).

Entretanto, vale ressaltar que a realização desse procedimento manualmente é arriscado, visto que demanda um número maior de pessoas para realizar as tarefas, aumentando a incidência de erros e retrabalhos.

Automatizado

Como o próprio nome sugere, a validação de documentos de forma automatizada é realizada com mais segurança e rapidez, já que todo processo é feito por ferramentas elaboradas especialmente com esse objetivo.

Toda essa agilidade e segurança exerce forte impacto na experiência do cliente, gerando vantagem competitiva e colocando sua empresa à frente dos concorrentes.

Além disso, contribui para redução de custos da sua empresa em dois sentidos:

• possibilidade de contar com um número reduzido de profissionais para as mesas de análise;
• chances reduzidas de haver fraudes ou inadimplência dos clientes.

Quais são os benefícios da validação de documentos para sua empresa?

Conforme falamos, esse procedimento realizado manualmente pode causar diversos problemas à empresa, como o aumento na incidência de erros e retrabalho, maiores gastos etc.

Dessa forma, todos os benefícios citados a seguir estão relacionados à validação de documentos automatizada que, por sua vez, oferecem praticidade e resguardo para todos. Confira!

Redução na tentativa de fraude

A validação automatizada utiliza conceitos de Inteligência Artificial e Machine Learning no processo, reduzindo as tentativas de fraude substancialmente.

Dessa forma, qualquer pessoa em posse dos documentos de outro indivíduo, ao verificar que existe a necessidade de validá-los por meio de reconhecimento facial, se sentirá mais intimidada a dar prosseguimento.

Precisão

Um dos pontos principais a serem mencionados com relação à validação automatizada, fica por conta da sua precisão na hora de confrontar os documentos recebidos com o indivíduo em questão.

Em síntese, devido à tecnologia avançada utilizada por essas ferramentas, as chances de erro são praticamente nulas.

Otimização de processos, cadastros e login

A fim de adquirir diferencial competitivo, é necessário que as empresas se atentem à rapidez com que os dados dos prospectados são inseridos no sistema.

Nesse sentido, a análise de informações por meio da validação automática se faz bastante necessária, trazendo agilidade e eficiência durante esse processo.

Mais segurança

Já tratamos dessa questão ao falarmos sobre a redução nos riscos de fraude. Entretanto, é preciso enfatizar que, atualmente, a segurança dos dados é uma das principais preocupações das empresas.

Logo, ferramentas capazes de oferecer proteção não apenas contra fraude, mas, também, contra riscos cibernéticos ou qualquer outro tipo de ameaça externa, precisam ser incorporadas no dia a dia da instituição de forma permanente e definitiva.

Quais tecnologias podem ser aplicadas na validação de documentos?

A validação de documentos é uma tarefa complexa que envolve várias tecnologias para garantir a precisão, autenticidade e conformidade dos documentos. Confira as principais a seguir!

OCR

O OCR é uma tecnologia que realiza a leitura e a extração de texto de documentos impressos ou manuscritos, convertendo-os em formato digital.

Para isso, a tecnologia incorpora técnicas de machine learning para melhorar seu desempenho na extração de texto e validação de documentos. Os algoritmos de ML podem ser treinados para reconhecer fontes, estilos de escrita e idiomas específicos, tornando o OCR mais preciso e adaptável a diferentes tipos de documentos.

Esse processo contribui para a governança corporativa, ao permitir otimizar o processo de digitalização e arquivamento de documentos, garantindo que sejam tratados de forma consistente e conforme as políticas corporativas.

Tipificação

A tipificação envolve a categorização de documentos com base em seu conteúdo, formato ou outras características, servindo para separar diferentes tipos de documentos e direcioná-los para os fluxos de trabalho apropriados de validação ou arquivamento.

Isso facilita a localização rápida de documentos relevantes quando necessário, o que reduz erros associados à busca manual e à organização inadequada de documentos.

Além disso, a categorização adequada dos documentos permite um melhor rastreamento e auditoria de todas as ações relacionadas a eles, ajudando a identificar qualquer atividade suspeita e a garantir que as políticas de segurança e conformidade sejam aplicadas corretamente na validação de documentos.

FaceMatch

A tecnologia de FaceMatch é usada para verificar a autenticidade dos documentos de identificação, como passaportes, carteiras de motorista e RG, comparando a foto da pessoa no documento com uma imagem de referência.

Essa tecnologia é usada para verificar se a pessoa na foto de identificação corresponde à pessoa que está se registrando, colaborando para prevenir e identificar possíveis fraudes. Dessa forma, ela pode ser aplicada em:

• verificações de identidade em aeroportos;
• serviços financeiros;
• sistemas de controle de acesso;
• qualquer cenário em que seja crítico garantir a autenticidade da identidade de uma pessoa.

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Com ele, sua empresa estará apta a realizar procedimentos como:

• reconhecimento facial ao comparar documentos;
• identificação de documentos de forma automática com a comparação de Similaridades da Tipificação;
• extração de textos de forma simples por meio da tecnologia Optical Character Recognition (OCR) e muito mais.

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