Saiba quais estratégias adotar para implementar o trabalho remoto na sua empresa

Com a intensificação do uso dos meios digitais, não foi apenas a relação com o consumidor que sofreu alterações. O trabalho remoto também foi uma mudança organizacional impulsionada nos últimos anos que trouxe resultados significativos.

A prova disso é que, segundo pesquisa realizada pela Reimagine, do Gartner, indica que até 2030 haverá um aumento de até 30% da demanda por trabalho remoto.

Mas, para colher resultados efetivos, é preciso adequar a estrutura tecnológica e fornecer aos colaboradores as ferramentas de produtividade para que eles consigam realizar suas atividades.

Você sabe como implementar o Home Office na sua empresa de forma eficaz? Conheça as fases de implementação a seguir!

Como implementar o trabalho remoto na empresa?

Aqui estão algumas das principais dicas sobre como preparar os seus ambientes e garantir a melhor experiência aos profissionais, a seguir.

1. Defina as expectativas

O trabalho remoto não deve ser confundido com a autonomia total de cada colaborador. Cabe aos gestores definir qual será a nova metodologia de trabalho e o que é esperado de cada profissional.

Dessa forma, alcançar sucesso e evitar estresse para todos os envolvidos no processo de trabalho remoto, é essencial para definir prazos claros, realizar acompanhamento tempestivo do cumprimento das atividades e manter linhas de comunicação abertas.

2. Priorize a comunicação

Com cada colaborador trabalhando em uma localidade, a comunicação tende a ser dificultada, o que pode gerar mal-entendidos, retrabalhos, etc.

Por isso, é essencial encontrar meios que permitam a interação em tempo real de forma efetiva. Nesse sentido, o Google Meet é uma excelente opção.

A ferramenta permite a realização de videochamadas com a segurança e eficiência da infraestrutura global do Google.

Aliás, o Google liberou o uso dos recursos do Google Meet Premium até 30 de setembro de 2020 para todos os usuários do Google Workspace, antigo G Suíte. Dentre os recursos adicionais dessa versão destaca-se a possibilidade de reuniões maiores, com até 250 participantes, e transmissão ao vivo para até 100 mil participantes.

3. Acompanhe tudo de perto

É fato que nem todos os colaboradores estão preparados para trabalhar com maior autonomia. Por isso, para que o trabalho remoto apresente os resultados esperados, é preciso realizar um acompanhamento tempestivo.

Por isso, a utilização de ferramentas de produtividade em nuvem é essencial. Isso permite que os gestores acompanhem o progresso de todas as atividades de seu setor, sem a necessidade de solicitar o status do trabalho para cada colaborador.

Uma vez que tudo está na nuvem, qualquer pessoa que possua acesso aos documentos, pode analisar o que está sendo realizado, efetuar revisões, etc.Isso evita surpresas desagradáveis e contribui para a manutenção da produtividade.

4. Centralize suas operações

Ter uma operação centralizada parece conflitar com uma estratégia de trabalho remoto. No entanto, isso não só é possível como também é altamente recomendável.

Algumas empresas permitem que seus colaboradores utilizem suas próprias ferramentas para realizar suas atividades em Home Office. No entanto, isso pode gerar alguns problemas, tais como:

Conflito de formatos

Usando softwares de diferentes fabricantes, sua empresa pode encontrar grandes desafios para uniformizar seus documentos. Além de problemas com layout, muito provavelmente também haverá dificuldades para reconhecer os diferentes formatos de arquivos;

Conflito de versão

Não é incomum que diferentes colaboradores precisem utilizar e realizar alterações em um mesmo documento. Com cada colaborador trabalhando em uma localidade, isso pode gerar conflitos de versão, perda de informações e retrabalhos.

Falta de segurança

Fora da infraestrutura da sua empresa, muito provavelmente, os terminais utilizados pelos seus colaboradores estão muito mais vulneráveis às ameaças digitais. Por isso, permitir que eles salvem informações confidenciais em seus dispositivos representa um grande risco à segurança dos dados empresariais.

Para superar esses desafios, a melhor solução é migrar suas operações para a nuvem. Dessa forma, os dados são acessados em um ambiente seguro, que permite a edição simultânea de arquivos e acompanhamento tempestivo.

5. Adote as melhores ferramentas de produtividade para trabalho remoto

Contar com uma solução de produtividade completa e centralizada contribui substancialmente para o sucesso de uma estratégia de trabalho remoto.

Nesse sentido, vale destacar o Google Workspace, a solução de produtividade do Google. Com ele, seus colaboradores têm acesso a um conjunto de ferramentas integradas e que possuem recursos avançados que suprem todas as necessidades de seus funcionários.

Essa solução inclui aplicações de:

•  e-mail profissional;
• edição de textos;
• planilhas;
• apresentações;
• agenda;
• armazenamento;
• videoconferência;
• gerenciamento de identidades;
• segurança e muito mais.

Todos os recursos podem ser acessados por meio do navegador de Internet, sem a necessidade de instalação de softwares em cada terminal.

Proteja seus dados e ofereça os recursos e aplicações que seus colaboradores precisam para realizar suas tarefas, seja na sua empresa ou em trabalho remoto.

Como o Google Workspace otimiza o trabalho remoto?

O uso do Google Workspace no fluxo de trabalho é uma estratégia que assegura muitas vantagens competitivas para o negócio. A ferramenta é uma referência em colaboração e produtividade não apenas para o ambiente interno da empresa, mas também uma peça importante para outras modalidades, como o trabalho remoto.

Primeiramente porque, com a transformação digital, a atividade empresarial e o próprio comportamento do consumidor passou a envolver uma troca de informações muito mais intensa, baseada na computação na nuvem. Com isso, a necessidade de automatizar tarefas se torna uma condição de sobrevivência.

Mais do que ferramentas flexíveis e inovadoras, o Google Workspace proporciona aos colaboradores a possibilidade de serem produtivos em qualquer lugar, com a proteção e recursos indispensáveis ao operacional da empresa, a partir de um painel que simplifica cada ação. A seguir, confira os principais benefícios.

Maior integração

Documentos, Planilhas, Agenda, Apresentações. O Google Workspace garante um ambiente digital único, como as principais ferramentas que uma empresa necessita para tornar a sua rotina diária mais eficiente. Com um detalhe: tudo que os seus colaboradores precisam está em um só lugar, que pode ser acessado remotamente.

E mais, os apps de produtividade do Workspace contam com visualização interna de links, de modo que o usuário não precisa sair da página de trabalho para ter acesso ao conteúdo das suas notificações.

Durante uma conversa no Google Chat, por exemplo, os usuários têm a possibilidade criar um documento de texto ou outros formatos na janela ativa da conversa, sem a necessidade de abrir uma nova aba, entre outras funcionalidades que ajudam na organização e na economia de tempo na execução das tarefas.

Colaboração otimizada

Superior a qualquer outra ferramenta de produtividade disponível no mercado, o Google Workspace é um suporte que beneficia os mais variados modelos de colaboração, sendo fundamental para a implementação bem-sucedida do trabalho remoto.

Como o acervo de dados e documentos fica armazenado em um único ambiente na nuvem, atualizado em tempo real, as equipes conseguem trabalhar simultaneamente em um mesmo projeto, a partir de qualquer local. Basta ter uma conexão com a internet.

Você pode definir prazos, responsabilidades, criar e editar documentos com a participação de diferentes pessoas, e inclusive convidar usuários de fora da empresa para uma colaboração, como clientes ou fornecedores.

Reforço na segurança

Outro benefício de grande relevância para quem adota as soluções Google Workspace é a segurança. Afinal, a proteção de dados é um dos pilares de funcionamento do Google — os datacenters são blindados rotineiramente com medidas rígidas de segurança rígidas, monitorados 24 horas, 7 dias por semana.

A segurança dos data centers Google foi desenvolvida em um modelo de camadas, e inclui proteções como: biometria, criptografia de dados e gerenciamento de vulnerabilidades. Ao implementar as soluções Google Workspace, seu negócio fica menos exposto a ataques, quedas de sistema e falhas de proteção de modo geral.

Viu como implementar o trabalho remoto não é nenhuma missão impossível? Hoje, a introdução deste modelo de trabalho gera vantagens competitivas para organizações de qualquer segmento e tamanho.

Entre em contato com a SantoDigital, uma das principais parceiras do Google na América Latina, e comece a utilizar o Google Workspace agora mesmo!