Como aplicar a gestão de tempo e produtividade nas empresas

A competência técnica dos profissionais é indispensável para o sucesso de qualquer negócio. Mas este não é o único ponto que manterá a sua competitividade e posicionamento entre os melhores players do mercado.

Gestão de tempo e produtividade, por exemplo, é um aspecto precioso para o alcance de resultados satisfatórios. Isso porque, a habilidade de administrar processos de forma eficiente impacta a performance individual e também coletiva.

Neste artigo, abordaremos algumas medidas simples, porém muito úteis para evoluir na qualidade do tempo e das entregas de todos os departamentos. Não deixe de acompanhar esta leitura até o fim!

O que é gestão de tempo e produtividade?

A gestão de tempo e produtividade no ambiente organizacional pode ser definida como o conjunto de práticas voltadas para a otimização das entregas no dia a dia de trabalho. De modo que elas se tornem cada vez mais ágeis e precisas.

A ideia é que, quanto mais organizada a rotina e execução de tarefas, mais fácil será administrar os processos de maneira eficiente, conforme os níveis de prioridades e metas estabelecidas. Afinal, ser produtivo não é sinônimo de trabalhar o maior número de horas possível.

Uma boa gestão de tempo e produtividade contribui para que os colaboradores de modo geral tenham maior consciência sobre a utilização do seu tempo durante a jornada de trabalho. Consequentemente, as empresas se beneficiam com o aprimoramento de performances e resultados.

Com o avanço das tecnologias e o ritmo acelerado do mercado, a dimensão temporal assume um papel ainda mais relevante para o sucesso do seu negócio. Assim, a gestão desse elemento proporcionará vantagens como:

• cumprimento dos prazos;
• produção de alta qualidade;
• bem-estar no ambiente de trabalho;
• melhor aproveitamento dos recursos;
• redução de falhas, entre outras.

Como fazer uma gestão de tempo e produtividade eficiente?

Construir uma gestão de tempo e produtividade satisfatória é uma tarefa que exige a criação de bons hábitos, podendo variar de acordo com as necessidades e fluxo de trabalho de cada negócio.

No entanto, existem algumas táticas essenciais para o alcance de uma atuação muito mais organizada e efetiva. Acompanhe a seguir algumas delas!

Crie um Planejamento

O Planejamento é o ponto de partida para qualquer estratégia a ser executada por uma empresa. E no campo da gestão de tempo e produtividade não é diferente: cada setor e funcionário devem estabelecer a rotina de tarefas que mais faça sentido para o desenvolvimento do trabalho.

Comece elencando uma ordem para que as tarefas sejam produzidas ao longo do dia ou semana. Isso evitará ações desnecessárias para um determinado momento ou até mesmo a repetição de tarefas.

Ao criar um planejamento, os colaboradores conseguem visualizar com clareza o melhor cronograma para otimizar suas entregas. Pode parecer bobeira, mas isso tem um grande impacto nos resultados.

Defina metas e prazos

Outro elemento que não pode faltar em uma gestão de tempo e produtividade eficiente é a definição de metas e prazos.

Sabe por quê? Assim os profissionais conseguem entender assertivamente o fluxo de trabalho e determinar os melhores caminhos para alcançar os objetivos pretendidos, considerando uma ordem de prioridades.

A dica é distribuir as tarefas com um tempo razoável de conclusão. Desse modo, você evita que elas sejam feitas de forma corrida e com baixa qualidade, gerando retrabalho e perda de prazos.

Antecipar demandas sempre que houver tempo disponível também é uma excelente tática para manter o bom gerenciamento de tempo e produtividade.

Diminua as distrações

Como mencionado, ligar a produtividade ao número de horas trabalhadas é um conceito ultrapassado, que pode levar a uma leitura equivocada da realidade.

O mais importante para obter um bom desempenho e fazer todas as entregas no tempo hábil é eliminar as distrações. Para isso, tente cortar fatores externos que podem interromper o fluxo de trabalho.

Desative notificações, evite navegar pela internet em busca de algo que não faz parte da tarefa executada. Ou seja, fique longe de tudo aquilo que tira o seu foco.

É claro que momentos de descontração e bem-estar devem existir, e trazem efeitos positivos, mas eles precisam ser limitados a períodos específicos da jornada. Do contrário, sua produtividade será bem abaixo da capacidade e sobretudo das expectativas do negócio.

Invista em tecnologia

Em plena era da transformação digital, nada faz mais sentido do que também incluir ferramentas de gestão automatizadas nas operações empresariais. Especialmente considerando o leque de excelentes e acessíveis aplicações disponíveis no mercado.

A implementação desse tipo de tecnologia assegura a inteligência e agilidade necessárias para nenhum detalhe ser perdido e os profissionais possam se concentrar na execução da atividade propriamente.

Como o Google Workspace pode auxiliar nessa missão?

O Google Workspace (GWS) é uma ferramenta integrada e colaborativa que ajuda as empresas a otimizarem a gestão de tempo e produtividade dos colaboradores. Uma solução completa para todos os momentos da rotina empresarial, incluindo a gestão de tempo de produtividade.

Por ser desenvolvido com tecnologia baseada em nuvem, o Google Workspace também garante vantagens como alto nível de integração, flexibilidade, inovação e toda segurança necessária para acelerar processos e trazer os melhores resultados.

Com o Google Agenda, por exemplo, ferramenta de organização de rotinas disponibilizada para todos usuários de conta Google, você consegue criar lembretes de tarefas e eventos; sincronizar seu calendário de atividades com e-mail e celular, programar reuniões e controlar muitas outras tarefas a partir de um único ambiente.

Além disso, o recurso comporta a instalação de complementos, funcionando de forma integrada a outras aplicações do Google Workspace. É o que acontece com o Google Meet: as videochamadas podem ser agendadas no calendário do Agenda, emitindo-se notificações aos participantes do evento.

O Google Drive é mais uma peça-chave para gestão de tempo e produtividade nas empresas. Esse repositório de armazenamento em nuvem representa uma excelente alternativa para otimização de tempo e colaboração de profissionais.

Armazene arquivos em diversos formatos, acompanhe atualização de documentos em tempo real e muito mais com o apoio dessa aplicação.

Esses são pequenos exemplos de como o Google Workspace é um instrumento facilitador dos processos corporativos. A plataforma é super acessível, oferece uma ampla gama de serviços e funcionalidades que podem ser usufruídas de um único ambiente.

Por que contar com a SantoDigital na implementação do Google Workspace?

A SantoDigital é uma empresa que oferece soluções digitais sob medida, focada em levar inovação e eficiência operacional para negócios de todos os segmentos e tamanhos.

Graças à excelência do seu trabalho, a empresa tem parcerias firmadas com grandes líderes do mercado de tecnologia e infraestrutura de TI, como o Google.

Hoje, a SantoDigital é o parceiro com a maior experiência na implementação e migração para Google Workspace da América Latina. Ao todo, são mais de 500.000 licenças implementadas em organizações dos mais variados portes, garantindo mais segurança, rapidez e tranquilidade na sua jornada de transformação digital.

Para tanto, a empresa combina: soluções altamente tecnológicas, profissionais gabaritados e serviços de consultoria para ajudar na identificação das melhores estratégias em cada caso.

Viu que a gestão de tempo e produtividade não é nenhum “bicho de sete cabeças”? O mais importante para ter sucesso nessa área é investir em tecnologias que ajudem no aprimoramento da rotina de atividades e, principalmente, desenvolver essa cultura de planejamento e organização no mindset dos colaboradores.

Gostou do artigo? Agora que você já sabe a importância de uma gestão de tempo e produtividade eficiente, aproveite para conhecer mais sobre o GWS e a sua implementação!