4 motivos para usar o armazenamento em nuvem no setor contábil

A adoção de novas tecnologias tem contribuído bastante para a rotina das empresas, inclusive no setor contábil. Uma delas é o armazenamento em nuvem, que permite a utilização de softwares e documentos on-line, dispensando a necessidade de um servidor local.

A adoção de novas tecnologias tem contribuído bastante para a rotina das empresas. Uma delas é o armazenamento em nuvem no setor contábil, que permite a utilização de softwares e documentos online, dispensando a necessidade de um servidor local.

Esse é um dos motivos pelo qual o armazenamento de dados em nuvem para contabilidade é tão relevante. Ainda existem outros. Afinal, trata-se de um ambiente digital que conecta as pessoas, oferecendo toda uma infraestrutura em rede.

Ainda tem dúvidas sobre por que usar o armazenamento em nuvem para o setor contábil? Continue a ler o post e entenda todas as vantagens de empregar esse serviço na sua empresa.

O que é armazenamento em nuvem?

O armazenamento em nuvem é um modelo de cloud computing voltado ao armazenamento de arquivos e dados na internet por meio de um fornecedor. Assim, tudo fica salvo em um ambiente online, que pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo com acesso à rede mundial de computadores.

Na prática, esse arquivo deixa de ficar armazenado na máquina ou em um aparelho externo, como um HD ou pendrive. Portanto, há menos chance de perdas e avarias.

Além disso, são aplicadas diversas camadas de segurança. Por exemplo, a criptografia de dados, que impede o acesso de pessoas não autorizadas aos arquivos armazenados. Tudo isso ajuda a manter a confiabilidade e a praticidade nas rotinas executadas pelo setor contábil.

Nesse cenário, o armazenamento em nuvem permite adotar uma atuação mais estratégica. Ou seja, em vez da equipe da sua empresa ou escritório se preocupar com infraestrutura física e softwares, é possível organizar todo o serviço e a gestão de forma online.

Na prática, fica mais fácil atender aos clientes internos ou externos e alcançar a sua satisfação. Isso porque o modelo de contabilidade em nuvem — como se chama essa estruturação — oferece mais segurança, mobilidade, flexibilidade e eficiência.

Assim, os profissionais deixam de passar horas realizando atividades manuais e burocráticas, de modo que conseguem ter uma visão mais holística sobre os dados obtidos, fazendo recomendações de melhorias e investimentos para que a empresa se destaque e alcance seus objetivos estratégicos.

Por que usar o armazenamento em nuvem no setor contábil?

Veja por que usar o armazenamento em nuvem no setor contábil.

1. Facilita o acesso remoto

Com o armazenamento em nuvem no setor contábil, todos os documentos, softwares e aplicativos usados no dia a dia podem ser disponibilizados online. Assim, não é necessário estar na estação de trabalho ou mesmo na empresa para utilizá-los.

Inclusive, os arquivos podem ser acessados por um dispositivo móvel, como um tablet, laptop ou smartphone. Isso facilita bastante o trabalho fora da empresa, quando se está numa viagem, visitando um cliente e em home office.

2. Aumenta a produtividade

O acesso remoto não só facilita o trabalho, como aumenta bastante a produtividade. Basta pensar em quanto tempo é perdido ao não se ter disponível o arquivo ou a ferramenta. Mas as vantagens vão além.

O armazenamento em nuvem no setor contábil permite que diversas pessoas acessem um mesmo arquivo simultaneamente. Isso aumenta a colaboração entre os funcionários, que não precisam mais esperar os outros terminarem uma atividade para começarem uma tarefa.

Além disso, como já destacamos, o armazenamento em nuvem no setor contábil permite atuar de forma estratégica. Afinal, muitas atividades rotineiras são eliminadas. Por exemplo, a apuração de tributos se torna mais simples, porque a equipe deixa de pesquisar os dados de forma manual.

Em vez de perder esse tempo, pode usar o recurso de pesquisa para encontrar a informação que deseja em poucos segundos. Isso ainda ajuda no cumprimento de obrigações acessórias, na escrituração de documentos contábeis, fiscais e trabalhistas, na geração de relatórios e mais.

3. Garante mais segurança aos dados

Além de lidar com o lado financeiro, a área de contabilidade tem diversas responsabilidades fiscais que podem comprometer todo o funcionamento da empresa. Afinal, ninguém quer sofrer penalidades por conta de irregularidades no caso de uma fiscalização, certo? Mas a perda de um documento já é suficiente para isso acontecer.

Ao fazer o armazenamento em nuvem no setor contábil, a empresa tem a segurança de que todos os seus arquivos estão devidamente guardados. Não há o risco de perda da versão física ou de ocorrer algum problema com um servidor local.

Além disso, as soluções em nuvem contam com a proteção de senhas, antivírus e antimalwares, que resguardam os arquivos no caso de invasão do sistema. Os backups são automáticos, mantendo sempre versões atualizadas dos documentos.

Portanto, o armazenamento em nuvem no setor contábil é fundamental para cumprir as exigências fiscais. Isso porque todos os documentos são armazenados pelo prazo exigido pela legislação sem risco de perdas ou prejuízos aos arquivos.

4. Ajuda na redução de custos

A implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), em 2007, gerou uma nova realidade. Assim, as empresas tiveram que migrar toda a sua rotina de trabalho do ambiente físico para o digital. De fato, é só lembrar como tudo era feito nessa época não tão distante para entender por que a nuvem ajuda a reduzir custos.

Se antes era necessário ter muito espaço para guardar pilhas de notas fiscais, agora, tudo pode ficar armazenado na nuvem. Todos os documentos podem ser mantidos na rede e baixados quando for preciso. E isso representa uma economia enorme de papel, tempo e espaço, além de todo o cuidado para manter esses arquivos.

Qual é melhor solução de armazenamento em nuvem no setor contábil?

A melhor solução de armazenamento em nuvem no setor contábil é aquela que atende a todas as necessidades do seu negócio. Nesse cenário, destacam-se o Google Drive, do Google Workspace, e o Google Cloud Platform.

O Google Drive é específico para o armazenamento de arquivos. Ele é uma solução do Google Workspace que permite salvar todos os documentos de forma segura e ainda garantir que os profissionais possam colaborar e compartilhar, sendo que todas as modificações ficam registradas.

Mais do que isso, você disponibiliza as permissões de acesso conforme a necessidade. Assim, nenhuma pessoa indevida acessa o arquivo, o que seria perigoso para a vantagem competitiva da empresa.

Por sua vez, o Google Cloud Platform é uma plataforma que permite armazenar os dados e acessar uma gama de soluções de gerenciamento. A diferença para o Drive é o fato de ser viável para quem faz uso intensivo da nuvem e precisa de um grande espaço devido ao alto volume de dados e aplicações.

Portanto, o uso dessas soluções dependerá do que a sua empresa precisa. Independentemente do caso, essas são boas oportunidades para fazer sua empresa ganhar eficiência ao usar o armazenamento em nuvem no setor contábil.

Para fazer essa mudança, é fundamental contar com um parceiro estratégico. Assim, a implantação do armazenamento em nuvem no setor contábil é feito de forma mais rápida e eficiente. Isso porque é necessário que as atividades rotineiras continuem sendo executadas e a migração de dados e workloads seja segura.

Nesse sentido, a SantoDigital tem toda a experiência que você precisa e ainda pode indicar a melhor solução para o seu negócio. Afinal, se o seu objetivo é ingressar de vez na transformação digital e conquistar uma posição melhor perante a concorrência, é preciso fazer essa mudança.

Enfim, como você pôde ver, o armazenamento em nuvem no setor contábil oferece inúmeros benefícios. Essa tecnologia garante mais segurança e comodidade para as empresas, aumentando a produtividade dos colaboradores e reduzindo custos.Deseja implementar a nuvem no setor contábil da sua empresa? Conheça a SantoDigital e suas soluções para entender como podemos levar seu negócio a outro patamar!