Como gerenciar os documentos da sua empresa no Google Drive

Poucas coisas são piores do que aquela enxurrada de e-mails com troca de documentos de texto. A cada pequena alteração, um novo arquivo.

Com isso, o terror dos mil documentos perdidos no computador e nomeados como “final” começa, “final_final”, “final_editado_2” e por aí vai. O esforço da procura quando é necessário enviar algo para outra pessoa se torna uma jornada épica!

Em empresas, esse é um quadro inaceitável. Os arquivos são registros importantes que, muitas vezes, precisam ser utilizados por várias pessoas, então é imprescindível que eles sejam mantidos acessíveis e organizados.

Sabia que o Google Drive, serviço online de armazenamento em nuvem do Google, é um instrumento incrível que pode facilitar demais esse processo? Saiba como gerenciar os documentos da sua empresa com essa ferramenta!

Funcionalidades

O Drive permite a criação e o armazenamento, não apenas de documentos de texto, como também de planilhas, apresentações, formulários e até mesmo desenhos e mapas. Ou seja, ao utilizar este serviço, você pode gerar a estrutura da produção mais adequada à funcionalidade que precisa.

Além disso, é possível compartilhar arquivos e pastas, seguindo as suas definições das condições de permissão. É importante estar atento às permissões para evitar que informações importantes acabem vazando por estarem acessíveis a pessoas que não deveriam vê-lo.

Eles podem ser compartilhados publicamente ou com funcionários específicos e é possível determinar se quem abre é autorizado a apenas ver ou também editar. A edição online é outra ferramenta bastante interessante, pois evita a criação de muitos documentos e facilita o processo de decisões na hora da escrita.

Caso alguém faça alguma alteração quando você não estiver conectado, é só olhar o histórico de revisões (e restaurar a versão anterior em caso de enganos). Quando mais de um autor está escrevendo simultaneamente, ainda há a opção de usar o chat para facilitar a comunicação.

O conteúdo armazenado no Drive pode ser acessado e não apenas via browser. Há um aplicativo que pode ser baixado para computadores e dispositivos móveis. Isso permite a edição offline, sincronização automática ao conectar à internet e acesso aos arquivos sempre que for necessário.

Como organizar

A melhor forma de gerir os documentos no Drive depende, é claro, do planejamento e das necessidades da sua empresa, mas algumas dicas mais amplas já servem para aprimorar qualquer processo. A primeira e mais importante, é a organização por pastas e subpastas.

Você pode definir quais são os melhores critérios, como divisão por setores e conteúdos internos e externos à equipe da instituição. O importante é tê-los bem definidos e manter esse procedimento com tudo o que for criado, assim é tranquilo encontrar qualquer coisa quando for preciso.

Também é proveitoso compartilhar pastas inteiras e não apenas os arquivos, dessa maneira você garante que os colaboradores terão acesso à mesma organização que você. À cada pasta pode ser definida uma cor diferente.

Atribuindo cores a conjuntos de pastas de setores, por exemplo, a visualização e a busca ficam mais rápidas, porque com o tempo o cérebro memoriza aquela combinação e essa relação fica mais intuitiva. A execução de tarefas simples no Google Drive pode fazer com que ele faça uma revolução no dia a dia da sua empresa, gerando economia de tempo e de dinheiro.

Conhece outras funcionalidades do serviço que podem agregar ao trabalho da sua instituição? Compartilhe aqui no blog e se tiver qualquer dúvida quanto às vantagens da utilização do Drive, é só deixar um comentário ou entre em contato!

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