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- jul 11, 2025
Você já parou para pensar quanto tempo e espaço seu negócio dedica ao gerenciamento de documentos físicos? Armários lotados, buscas intermináveis e o risco constante de perdas ou danos são realidades que muitas empresas ainda enfrentam. No entanto, a era digital trouxe uma solução poderosa para esses desafios: a digitalização de documentos.
Ela deixou de ser uma tendência para se consolidar como uma necessidade estratégica para empresas de todos os portes e setores. Em 2024, o mercado global de serviços de digitalização de documentos foi avaliado em aproximadamente US$ 4,67 bilhões e projeta-se que alcance US$ 5,23 bilhões em 2025, com uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 12%.
Além disso, o mercado de software de captura de documentos, impulsionado por inovações em inteligência artificial e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), deve crescer de US$ 8,9 bilhões em 2023 para US$ 16 bilhões até 2030, com uma CAGR de 8,7%.
Esse movimento é impulsionado por diversos fatores, incluindo a crescente demanda por operações sem papel, a necessidade de conformidade regulatória e a busca por maior eficiência operacional.
Estudos indicam que 46% dos funcionários enfrentam dificuldades para localizar informações essenciais devido à gestão ineficiente de documentos. Além disso, 66% das empresas enfrentam desafios significativos em processos de aprovação e revisão de documentos, frequentemente devido a procedimentos manuais e demorados.
Se você quer entender como funciona a digitalização de documentos e como ela pode contribuir para o desenvolvimento saudável do seu negócio, continue a leitura deste conteúdo!
A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos, como papéis, fotos e outros registros, em formatos digitais. Este processo envolve o uso de scanners e software especializados para captar imagens digitais de documentos.
O acesso e a recuperação de informações são facilitados mediante a digitalização. Assim, você consegue armazenar, gerenciar e compartilhar documentos eletronicamente. Isso ajuda a preservar documentos importantes e reduzir o risco de perda ou dano físico.
Além disso, a transformação digital é um passo crucial para as empresas que buscam modernizar seus processos e implementar sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED). Este processo é fundamental para a eficiência e sustentabilidade organizacional.
Documentos digitalizados são cópias digitais de documentos físicos, criados por meio da digitalização (escaneamento), enquanto documentos digitais são aqueles originalmente produzidos e armazenados em formato eletrônico, sem jamais terem existido em papel.
Quando falamos de documentos digitalizados, estamos nos referindo a imagens digitais geradas a partir da captura de documentos físicos, como contratos, relatórios ou fichas. Esses arquivos, geralmente em formato PDF ou imagem (JPEG, TIFF), replicam exatamente o conteúdo do papel, mas podem ser limitados na edição e na extração de dados sem ferramentas específicas como OCR.
Por outro lado, documentos digitais são criados diretamente em programas eletrônicos, como editores de texto, planilhas ou sistemas de gestão documental. Eles permitem maior flexibilidade, edição dinâmica, integração com outros sistemas e maior facilidade na organização e compartilhamento.
Portanto, documentos digitalizados dependem do processo de conversão do físico para o digital e podem manter características da versão papel. Enquanto isso, os documentos digitais já nascem no ambiente eletrônico, possibilitando uma gestão mais eficiente, com recursos avançados como versionamento, controle de acesso e automação de fluxos de trabalho.
Essa diferença impacta diretamente na forma como as empresas gerenciam suas informações, definindo estratégias específicas para armazenamento, segurança e compliance.
Escanear é o ato de capturar uma imagem digital de um documento físico, enquanto digitalizar envolve converter o conteúdo do documento em um formato digital editável e pesquisável.
Escanear refere-se à criação de uma réplica visual do documento, armazenada como uma imagem digital em formatos como JPEG ou PDF. Já digitalizar envolve também o uso de software de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que transforma a imagem escaneada em texto digital.
Isso permite que as informações do documento sejam manipuladas, pesquisadas e integradas em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Assim, enquanto escanear é uma etapa fundamental, a digitalização completa oferece maior acessibilidade e funcionalidade para o uso das informações, otimizando a gestão documental.
Plataformas que utilizam tecnologia em nuvem são as mais indicadas para armazenamento de documentos.
Isso porque os recursos do Cloud Computing garantem a segurança dos seus arquivos digitalizados, evitam ocorrências relacionadas a perda ou extravio e ainda permitem que você decida quem pode ou não ter acesso aos seus dados.
A digitalização de documentos quebra qualquer barreira física entre equipes, afinal, o acompanhamento de novos projetos e o acesso a arquivos sigilosos se dão de maneira online e integrada.
Ou seja, o mesmo registro poderá ser acessado simultaneamente por diversas equipes, trazendo mais praticidade na hora de fazer alterações e no compartilhamento de dados relevantes.
A digitalização de documentos, principalmente, gera economia para as empresas.
Sendo assim, podemos citar a redução de gastos nos seguintes aspectos:
O aumento da produtividade é um dos benefícios da digitalização de documentos. O sistema permite que o gestor tenha uma visão macro de todos os dados da empresa, o que por sua vez facilita na hora de tomar decisões fundamentadas.
Inclusive, todas as informações vitais da instituição podem ser encontradas com muita rapidez, já que a ferramenta de gestão centraliza todos os documentos em um único lugar.
Por fim, todos esses recursos asseguram a eficiência das equipes ao reduzir as chances de retrabalho e trazer muito mais organização.
Arquivos físicos ocupam um volume considerável de espaço, que poderia ser utilizado para outras necessidades operacionais.
A digitalização otimiza o espaço físico, liberando-o para:
A digitalização de documentos contribui para um mundo mais sustentável, tanto no processo de transporte quanto na utilização de papéis. Afinal, há redução de emissão de gases tóxicos na atmosfera quando se diminui o uso de combustíveis fósseis no transporte e preservação do meio ambiente quando não se usa tantos papéis.
A digitalização de um documento segue as seguintes etapas:
A Lei da Digitalização de Arquivos, regulamentada pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, estabelece as normas e técnicas para que documentos digitalizados, sejam públicos, sejam privados, tenham a mesma validade legal que seus originais físicos. Isso significa que documentos digitalizados corretamente podem substituir o papel em processos legais, administrativos e comerciais, garantindo segurança jurídica e eficiência na gestão documental.
O decreto define que a digitalização deve preservar a integridade, confiabilidade e legibilidade dos documentos, por meio do uso de tecnologias adequadas e da garantia de rastreabilidade do processo. Para documentos digitais produzidos por órgãos públicos, é obrigatória a assinatura digital certificada no padrão ICP-Brasil, assegurando a autoria e autenticidade do arquivo.
Além disso, a lei aplica-se a documentos físicos digitalizados por pessoas jurídicas públicas e privadas, excetuando documentos natos-digitais, financeiros, audiovisuais, de identificação e outros com regulamentações específicas. Após a digitalização correta, os documentos físicos podem ser descartados, desde que não possuam valor histórico.
Por fim, o decreto impõe requisitos mínimos técnicos para a qualidade das imagens digitalizadas e a inclusão de metadados, que facilitam a organização, busca e controle dos arquivos digitais, promovendo uma gestão documental mais ágil e segura.
A tecnologia é a base essencial para a digitalização de documentos. Ela automatiza e agiliza todo o processo, desde a captura das imagens até a organização, extração de dados e validação, permitindo substituir tarefas manuais por fluxos 100% digitais e eficientes.
Com o avanço de plataformas especializadas, é possível gerenciar documentos com maior precisão, garantir a integridade das informações e integrar sistemas que facilitam desde a análise de dados de clientes até a validação junto a órgãos governamentais. Além do impacto direto na eficiência operacional, a digitalização contribui para a preservação ambiental ao reduzir significativamente o uso de papel.
A tecnologia ainda aumenta a produtividade das equipes, acelera processos e melhora a tomada de decisão, gerando resultados mais rápidos e eficazes. Como uma ferramenta em constante evolução, ela também eleva a qualidade do serviço prestado e aprimora a experiência do cliente, permitindo que as empresas se destaquem no mercado.
O SantoiD é um produto da SantoDigital com tecnologia de ponta para que você possa otimizar seus processos com confiabilidade e segurança.
Dentre os principais recursos oferecidos pelo SantoiD, podemos destacar:
A digitalização de um documento envolve capturar sua imagem usando um scanner, organizar o arquivo digital com base em critérios específicos, aplicar tecnologias como OCR para tornar o texto pesquisável e, por fim, indexar o documento para facilitar sua localização e gestão.
Escanear é o ato de capturar uma imagem digital de um documento físico, enquanto digitalizar inclui esse processo e a conversão do conteúdo em um formato editável e pesquisável, permitindo maior manipulação e uso das informações.
Crédito da imagem: Freepik
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