Como aproveitar o Gmail e o G Suite para treinamento de equipes?

O Google conta com uma grande variedade de produtos. Dois deles funcionam muito bem em conjunto, principalmente para as empresas: Gmail e o G Suite.

O primeiro é o app de e-mail, com diversas funcionalidades, inclusive para fins profissionais. O segundo, um sistema de armazenamento e edição de arquivos bastante indicado para melhorar a produtividade de times no ambiente corporativo.

No post de hoje, veremos como aproveitar essas duas ferramentas para o treinamento de equipes e os benefícios que isso pode trazer para a sua empresa. Acompanhe!

Facilite a comunicação interna

Durante o treinamento de profissionais, é essencial existir um canal aberto de comunicação entre eles e o gestor — tanto para tirarem dúvidas quanto para o gestor poder orientá-los quando necessário.

Nesse sentido, o Gmail está integrado com o Hangouts, uma ferramenta de comunicação instantânea que pode conectar diversas pessoas em um bate-papo ou em uma videoconferência.

Em um treinamento, pode ser útil para transmitir informações para a equipe, sem a necessidade de estarem todos fisicamente no mesmo ambiente.

Nos aplicativos de escritório do G Suite (documentos, planilhas, apresentações…), também há a opção de enviar mensagens para quem estiver visualizando o mesmo documento — basta habilitar o bate-papo no próprio documento.

Assim, é possível ajudar os treinandos enquanto eles aprendem a lidar com arquivos da empresa armazenados no Drive ou a criar novos.

Explique como funcionam os processos

Ao treinar funcionários sobre o funcionamento, a estrutura e os processos da empresa, é necessário dar a eles materiais para estudarem todas essas informações.

Com o Google Drive, o gestor consegue compartilhar os arquivos já salvos na nuvem com os colaboradores em treinamento — não é preciso enviar uma série de e-mails com anexo, por exemplo.

Além disso, o superior pode deixar comentários no documento para destacar as informações mais importantes ou explicar melhor algo que possa ter gerado dúvidas. Quem quiser deixar um comentário escolhe o trecho em que vai inseri-lo, o que ajuda a evitar confusões.

O arquivo original não é afetado, e os colaboradores conseguem se adaptar aos procedimentos da empresa com mais rapidez.

Mostre que organização faz parte da cultura da empresa

Durante o treinamento de equipes iniciantes, é importante demonstrar como a organização é um dos valores pelos quais a empresa preza. E nada mais justo que começar pelo e-mail.

Com o Gmail, podemos usar marcadores personalizáveis para categorizar as mensagens e organizar melhor a caixa de entrada. Também existe a opção de marcar e-mails como favoritos ou fazer buscas avançadas para não perder o rastro das mensagens mais relevantes.

Utilizando o G Suite, também é possível marcar os documentos com estrela. Com isso, eles ficam disponíveis para acesso fácil em uma lista de favoritos.

E para distribuir melhor os arquivos, você pode usar pastas e subpastas. Contudo, caso tenha dificuldade para encontrar algum deles, a pesquisa avançada funciona muito bem, permitindo inclusive buscar por termos dentro dos arquivos.

O uso de todas essas funcionalidades é capaz de ajudar a treinar os funcionários não só no sentido de transmissão de informação, mas também para se acostumarem com práticas mais ágeis e produtivas.

É uma ótima oportunidade de melhorar a comunicação interna, tornar os processos mais claros e aumentar a eficiência dos colaboradores.

Viu só como há diversas maneiras de aproveitar Gmail e o G Suite para o treinamento de equipes? O que acha de ler sobre mais uma forma de melhorar os processos internos da sua organização? Confira os motivos para se ter uma sala de videoconferência na empresa!