Google Workspace: como coordenar um time utilizando as ferramentas?

O gerenciamento de equipes é um dos maiores desafios de qualquer gestor. Mesmo que você faça parte de uma empresa com colaboradores proativos, comprometidos e engajados, é sempre uma tarefa árdua descobrir a melhor maneira de integrar a comunicação interna, coordenar e delegar tarefas, e acompanhar o andamento e os resultados dos projetos.

Se você está em busca de uma alternativa certeira capaz de aumentar o desempenho e otimizar o tempo da sua equipe, continue a leitura e descubra como coordenar um time utilizando as ferramentas do G Suite, atual Google Workspace.

Conhecendo o Google Workspace

O Google Workspace (antigo G Suite) é um conjunto de aplicativos de produtividade desenvolvido pelo Google que oferece inúmeras facilidades para aumentar sua eficiência e economizar tempo em sua rotina profissional.

Neste artigo, separamos 5 ferramentas principais que vão te ajudar a coordenar seus times. Confira:

Comunicação centralizada: Gmail e Meet

Não importa o porte da empresa: a comunicação eficiente é uma meta perseguida por todas elas. Com o Gmail, além de enviar e receber mensagens, você pode configurar marcadores (criando categorias para o melhor rastreamento das mensagens), criar pastas para arquivamento de e-mails importantes, enviar e visualizar imagens, links e prints de tela com facilidade (por anexos ou diretamente do Google Drive) e tudo isso com poucos cliques.

Como grande parte da comunicação empresarial hoje é feita por e-mail, o Google Chat (ferramenta de chat e conferência por voz e vídeo) fica disponível junto da sua caixa de entrada. Dessa forma, você pode conversar facilmente com seus clientes e colaboradores sem mudar de tela.

Eventos e convites ágeis: Google Agenda

O Google Agenda permite criar e compartilhar agendamentos de forma muito simples e fácil de visualizar. Você pode agendar uma reunião com seu time em segundos e ainda enviar convites para garantir que eles não vão esquecer o compromisso.

Essa ferramenta possibilita ainda a criação de agendas específicas para projetos ou setores, como por exemplo: Agenda do Comercial, onde são fixados os dias de treinamentos, reuniões de equipes, etc. é possível também convidar usuários externos para os eventos ou apenas para visualizar os compromissos.

Documentos compartilhados: Google Docs e outros

Outra ferramenta incrível é o Google Docs (semelhante ao Word) e o Google Planilhas (semelhante ao Excel). Com funcionalidades parecidas, eles ganham vantagem porque o G Suite permite o salvamento em tempo real e disponibiliza formas diversas de você compartilhar um determinado documento com colegas de trabalho.

Os times conseguem ainda editar os documentos e planilhas ao mesmo tempo, de forma compartilhada. E tudo isso online, o que facilita a interação de equipes que precisam se comunicar à distância.

Armazenagem eficiente: Google Drive

Outro ponto muito vantajoso do Google Workspace é o Google Drive. Com ele, os gestores podem criar diversas pastas (divididas por setores, por exemplo) e dar permissões de acesso específicas para cada colaborador (conforme o cargo ou função nos projetos). Assim, é possível manter o registro de todos os documentos e materiais importantes para a rotina profissional dos colaboradores em nuvem.

Em que isso facilita sua vida? Você pode acessar os documentos de qualquer computador, dentro e fora do escritório, bastando ter permissão. Simples assim.

Criando sua intranet: Google Sites

Esta é uma ferramenta que precisa ser divulgada e explorada. O Google Sites é simplesmente fantástico. Com ele você consegue criar e personalizar em minutos uma intranet ou um site para compartilhar informações e orientações sobre um projeto específico com seu time, se assim desejar. E o site pode ser público ou privado, você escolhe como publicar.

Há muito o que se explorar ainda em cada ferramenta citada. Essas são as funcionalidades principais, mas você pode se tornar um expert em Google Workspace em poucas horas porque ele é simples e intuitivo.

Certamente seu time vai agradecer a economia de tempo e a organização que esse conjunto de aplicativos proporciona. Centralize tudo numa única ferramenta.

Ainda tem dúvidas? Conte pra gente nos comentários! Quer mais informações para implementar o G Suite em sua empresa? Entre em contato com a SantoDigital!