Google Workspace: qual o plano ideal para o meu negócio?

As aplicações empresariais de comunicação, colaboração e produtividade do Google vêm melhorando muito no decorrer dos últimos anos. Seguindo as novas tendências do mercado de trabalho, o Google Workspace vem sendo cada vez mais aprimorado, buscando oferecer para as empresas produtos mais funcionais e integrados aos sistemas corporativos. Mas como escolher o plano ideal para o seu negócio?

Ao longo do tempo, novos recursos que tornam essa solução ideal para rotinas de trabalho centralizadas, híbridas e remotas, foram adicionadas ao Google Workspace, colocando-a à frente das principais concorrentes. Essa abordagem oferece uma experiência de usuário aprimorada, visto que todas as ferramentas de comunicação e colaboração, como chat, e-mail, voz, videochamadas e gerenciamento de conteúdo estão centralizadas em um só lugar.

Se você quer saber como se preparar para otimizar os processos internos da sua empresa, este artigo é para você. Nele, vamos conhecer os principais detalhes desse recurso, os planos disponíveis e entender as vantagens conquistadas pela organização ao decidir contratar esses serviços. Continue a sua leitura e explore mais essa oportunidade de crescimento para os seus negócios!

O que é um Workspace?

Nas empresas mais modernas, os espaços de trabalho são projetados para promover a colaboração e a criatividade. Os Workspaces (o mesmo que “Espaços de Trabalho”) são geralmente abertos e podem incluir áreas de trabalho compartilhadas, salas de reuniões, espreguiçadeiras ou sofás e outros espaços destinados à socialização.

Com a tecnologia gradualmente fazendo mais parte da nossa vida e da sociedade, as mudanças nos espaços de trabalho já seriam esperadas. Os Workspaces digitais fazem parte de uma dessas tendências. Esses espaços virtuais de trabalho permitem que as pessoas contribuam em qualquer lugar com conexão à Internet, a qualquer hora e de forma colaborativa. 

Como a implementação de Workspaces vem influenciando o universo corporativo? 

Com o uso da nuvem, é possível criar um espaço de trabalho digital que seja acessível a todos os membros da equipe, mesmo que estejam operando as suas funções remotamente. Além disso, com o avanço da tecnologia de realidade virtual (VR), as pessoas também podem experimentar esses ambientes de trabalho virtuais antes mesmo de entrarem neles. 

Isso facilita para as organizações implantar essas mudanças nos seus processos internos. Entre as principais vantagens que um Workspace traz, temos:

• aumento da produtividade: os funcionários têm mais liberdade para se movimentar e interagir uns com os outros, estimulando a criatividade e a colaboração; 
• redução de custos: os espaços de trabalho compartilhados permitem que as empresas economizem com instalações e mobiliário; 
• mais flexibilidade: esses ambientes são ideais para organizações que precisam ser ágeis e adaptáveis às mudanças do mercado; 
• melhora da qualidade de vida dos colaboradores: um Workspace bem projetado pode promover o bem-estar dos colaboradores, aumentando sua satisfação no trabalho.

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é um conjunto de aplicativos e ferramentas para colaboração, criado pelo Google com planos gratuitos e pagos. Ele inclui o Gmail, o Drive, o Docs, o Sheets, o Slides e outros aplicativos que facilitam a comunicação e o compartilhamento de informações entre os usuários. Sua implementação em empresas e organizações também é conhecida como “Google for Work”.

Seu uso pode ser testemunhado nas diferentes organizações e ambientes corporativos. O Google Workspace é uma ótima opção para as empresas que buscam promover a colaboração entre os seus colaboradores. 

Conte com um Marketplace constantemente atualizado e repleto de aplicativos

Para qualquer plano que você escolher para começar a usufruir das vantagens que o Google Workspace traz para o seu negócio, saiba que você ainda poderá contar com inúmeros aplicativos para as mais diversas funções do cotidiano de qualquer empresa, de qualquer tamanho.

Isso porque o Google Marketplace, integrado ao próprio Google Workspace, conta com uma grande variedade de opções em aplicativos para as mais diversas finalidades, sejam elas de natureza administrativa, operacional ou até mesmo voltadas à área de Marketing ou dados da sua companhia. 

Entre os principais diferenciais do Google Workspace Marketplace, estão:

• uso ilimitado dos apps;
• armazenamento ilimitado (nos planos Business e Enterprise);
• preços flexíveis;
• segurança avançada;
• integração perfeita com outros serviços do Google.

Prepare a sua organização para uma nova era

Essas características auxiliam, e muito, na tomada de decisões empresariais. Com o Google Workspace, sua companhia ganha um aliado para se destacar no mercado e conquistar ainda mais clientes.

Não há dúvidas de que o investimento no Google Workspace por sua empresa deve acelerar os resultados da sua organização. A proatividade dos seus melhores colaboradores será favorecida, assim como as análises dos seus gestores serão mais assertivas e acertadas. Você vai acompanhar os detalhes na sequência.

Quais os planos disponíveis no Google Workspace e o que esperar de cada um deles?

O Google Workspace está dividido em 2 novas famílias de ofertas: Business e Enterprise. Em termos gerais, a linha Business é recomendada para organizações de pequeno e médio porte (PME), com menos de 300 funcionários, e a Enterprise para as demais.

No entanto, a definição do plano ideal para a sua empresa não deve se basear apenas no número de colaboradores. É preciso levar em consideração as aplicações e recursos presentes em cada oferta e analisar qual delas supre as necessidades do seu negócio.

Conheça detalhadamente cada plano na sequência. Você deverá analisá-los com base nas necessidades da sua empresa e escolher levando em consideração a capacidade de promover a otimização de seus recursos. Confira!

Google Workspace Business Starter

Esse plano conta com funcionalidades que o tornam ideal para freelancers e pequenas empresas. Com um pequeno custo mensal, os assinantes contam com um e-mail profissional com domínio próprio e ferramentas de comunicação e produtividade suficientes para atender necessidades operacionais mais básicas.

Essa é uma das maneiras mais fáceis e simples de ter acesso a esses recursos. Sem eles, você precisaria contratar serviços de hospedagem, agentes especializados e poderia, até mesmo, ter custos adicionais com licenças para eles funcionarem bem. 

Se você já utilizou esses serviços antes, deve ter conhecido o antigo G Suite Basic. Saiba que o Business Starter tem características similares. Ao contratar esse plano você conta com um conjunto de ferramentas colaborativas inteligentes, incluindo Gmail, Documentos, calendários compartilhados, entre outros recursos do Google Cloud.

Você e os seus colaboradores podem usar ferramentas de videoconferências por meio do Google Meet, com até 100 participantes simultâneos. Tudo com a segurança que só uma rede do Google pode conferir a sua empresa.

Além dessas vantagens, o Google Workspace oferece nesse plano:

• 30 GB de armazenamento baseado em nuvem (Google Drive) por usuário;
• controles de segurança e gerenciamento;
• suporte padrão.

Google Workspace Business Standard

O Business Standard conta com características recomendadas para empresas de médio a grande porte (ou empresas pequenas com alto volume de comunicação em suas práticas diárias) que precisam de mais armazenamento para salvar arquivos ou de recursos avançados para cumprimento remoto das funções.

Entre os recursos adicionais, os usuários do Business Standard podem usar o serviço com alguns diferenciais, como:

• Videoconferência aprimorada: você aproveita as vantagens da videoconferência com até 150 participantes simultâneos no Google Meet, além de poder gravar as reuniões no Drive, criar enquetes, perguntas interativas, salas temáticas e ainda conta com o recurso de “levantar a mão” para gerir melhor a participação dos convidados;
• Mensagens e Serviços de Chat aprimorados: esse plano permite que os usuários se comuniquem com pessoas de fora do seu domínio (outras empresas que usam o Google Chat) e oferece o recurso de ativar ou desativar o histórico de conversas;
• Gerenciamento Avançado de Documentos: permite que você envie documentos no Google Drive por meio de um processo de aprovação formal;
• Intelligent Google Cloud Search: permite que você encontre tudo o que precisa dentro do armazenamento em nuvem com mais rapidez e facilidade;
• Armazenamento aprimorado de dados: cada usuário conta com até 2 TB de armazenamento na nuvem. 

Google Workspace Business Plus

Esse é o plano mais completo da família “Business”. Com ele, os usuários podem aproveitar os benefícios do Business Standard, além de segurança e conformidade aprimoradas, mais armazenamento para colaboração, bem como reuniões de nível empresarial.

Além de todos os recursos presentes no plano Standard, você ainda conta com:

• reuniões de nível empresarial: permitem que você hospede reuniões com até 250 participantes e inclui recursos de controle de participação e redução de ruído;
• Google Vault: possibilita reter, pesquisar e exportar os dados da sua organização a partir de aplicativos do Google;
• segurança aprimorada: tem a aplicação de recursos avançados de gerenciamento de endpoints e diretórios;
• muito mais armazenamento: capacidade de armazenamento de até 5 TB para cada usuário. 

Google Workspace Enterprise

A família Enterprise tem planos mais flexíveis, que podem ser ajustados de acordo com as necessidades específicas de negócio. Conforme já mencionado, é uma solução voltada a grandes organizações. Esse plano vai favorecer aquelas empresas de maior atividade na transferência e tratamento de dados e demandas por uma comunicação efetiva, acessível e de qualidade.

Por isso, esse plano também pode chamar a atenção de pequenas e médias empresas, caso queiram contar com recursos mais avançados e de maior velocidade e capacidade. Uma das grandes vantagens da família Enterprise é não haver um mínimo ou máximo de usuários.

Além de todos os recursos presentes no Google Workspace Business Plus, você encontra alguns ainda mais avançados, como:

• armazenamento em nuvem ilimitado (tamanho máximo de arquivo único 5 TB);
• controles de arquivamento e retenção para e-mail, bate-papo e documentos;
• e-Discovery em todos os e-mails, bate-papos e documentos (Google Vault);
• relatórios de auditoria estendidos para rastrear a atividade do usuário;
• transmissão de reunião ao vivo para até 10 mil participantes;
• prevenção contra perda de dados do Google Drive (DLP);
• cancelamento de ruído nas reuniões pelo Google Meet;
• prevenção contra perda de dados do Gmail (DLP);
• suporte técnico aprimorado.

Por que escolher um parceiro oficial do Google na hora de implementar essas soluções?

Saber escolher o melhor parceiro oficial do Google na hora de implementar soluções, como as que acabamos de mostrar, é muito importante. Isso deve-se ao fato de que esses parceiros foram certificados pelo Google e agregam o conhecimento necessário para ajudar a sua empresa a tirar o máximo proveito dessas soluções. 

Além disso, os parceiros oficiais do Google precisam, obrigatoriamente, estarem sempre atualizados com as últimas novidades sobre produtos e recursos do Google, o que significa que eles podem fornecer à sua empresa orientação especializada para garantir que você esteja sempre usando as soluções da melhor maneira possível.

Se você não optar por eles, corre o risco de ter feito um investimento ruim, sem as devidas precauções por parte da equipe de implementação. Essa atitude pode causar prejuízos irreparáveis para a sua empresa e, por isso, é melhor evitar, obedecendo o ditado: “o mais barato pode sair caro”.

Tenha certeza de escolher sempre empresas premiadas, que sigam as melhores práticas à risca e, desse modo, possam oferecer para a sua organização um serviço mais completo, garantindo o retorno para o seu investimento. Ao fechar a sua assinatura, tenha esses objetivos bem claros em mente.

Agora você já conhece os planos do Google Workspace e pode escolher com mais propriedade o que melhor atende às necessidades da sua empresa. Envolver mais os seus colaboradores e ajudá-los a otimizar as suas rotinas de funções é o sonho de qualquer equipe gestora das mais competentes organizações. Por isso, é importante ter em foco que haja seriedade e profissionalismo na implementação de um ambiente virtual de trabalho.

Entender a necessidade de que o ambiente seja profissional e estável é um ingrediente fundamental para a superação dos desafios estabelecidos pelas novas tecnologias. Se precisar de ajuda para entender qual o plano ideal do Google Workspace ou se deseja implementar essa solução na sua empresa agora mesmo, entre em contato com a SantoDigital. Estamos à disposição para tirar todas as suas dúvidas e conduzir a sua migração de forma rápida e segura.