Como integrar um fluxo de trabalho com Google Workspace

O fluxo de trabalho é uma ferramenta muito importante para o bom gerenciamento de processos em uma empresa. Afinal, essa é uma maneira eficiente de organizar diversas tarefas individuais dentro de um projeto.

Neste artigo, falaremos mais sobre esse tema, explicando quais são os benefícios de integrar o fluxo de trabalho com o Google Wokspace e qual a melhor forma para fazer isso. Para saber mais, continue a leitura!

Como definir o fluxo de trabalho?

A definição de fluxo de trabalho consiste em uma sequência de atividades para que uma tarefa seja completada. A ideia disso é alcançar uma meta específica, podendo ser dentro de uma empresa ou um projeto.

Para garantir a eficiência e a qualidade do resultado, o fluxo ajuda a coordenar todos os envolvidos nas atividades, bem como os recursos e as informações necessárias no processo.

Um dos principais objetivos do fluxo de trabalho é reduzir os desperdícios, diminuir o tempo de execução das tarefas e aumentar a produtividade da equipe. Essa solução pode ser documentada com a ajuda de diagramas, listas ou sistemas de gerenciamento.

Quais os benefícios de se ter um fluxo de trabalho integrado?

Fazer a integração do fluxo de trabalho pode trazer uma série de benefícios, alguns deles são:

Integração e coesão

A utilização do fluxo de trabalho traz uma vantagem significativa para diferentes departamentos de uma empresa. Isso acontece porque a comunicação e a colaboração entre os integrantes da equipe se torna mais eficiente. 

Além disso, os envolvidos conseguem ter uma visão mais clara de todo o processo, se tornando mais fácil identificar o que precisa ser melhorado.

Agilidade

Com a integração dos processos, os membros da equipe têm a capacidade de responder rapidamente a quaisquer mudanças nas demandas do projeto. Dessa forma, a adaptação é mais ágil, permitindo ajustes conforme for necessário.

Processos padronizados

Padronizar os processos ajuda a garantir que haja consistência na execução das tarefas, consequentemente, há uma redução nos erros. Além disso, identificar as áreas que precisam ser melhoradas fica mais fácil, permitindo a implementação das mudanças de maneira progressiva.

Bem-estar do time

Todos os integrantes da equipe têm a oportunidade de evitar o chamado retrabalho, diminuindo a sobrecarga e melhorando o bem-estar na rotina de trabalho. A integração no fluxo de trabalho ainda ajuda a distribuir as tarefas mais corretamente, aumentando a satisfação dos colaboradores.

Colaboração em tempo real

Outra vantagem importante é que as informações necessárias ficam disponíveis em tempo real para todos os integrantes da equipe. Com isso, a tomada de decisões e a colaboração são realizadas de maneira mais fácil. Ainda há a possibilidade de ter várias pessoas atuando em um mesmo projeto ou atividade.

Como fazer um fluxo de trabalho integrado usando o Google Workspace?

Se você deseja otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe de maneira significativa, saiba que fazer a integração com o Google Workspace pode ser a melhor saída. Veja como fazer:

Google Drive (arquivos compartilhados)

É possível utilizar pastas compartilhadas no Google Drive entre os membros da equipe. Assim, todos podem armazenar e organizar documentos importantes para o projeto, além de poderem editar de maneira simultânea.

Google Chat

Para a troca de mensagens instantâneas entre os colaboradores, sua empresa pode utilizar o Google Chat. Além disso, ainda há a possibilidade de compartilhar arquivos e resolver problemas em tempo real.

A ferramenta ainda permite a criação de grupos de bate-papo, que podem se dedicar a projetos específicos.

Apresentações Google

Outra forma de fazer a integração é por meio das Apresentações Google, que permitem que vários integrantes editem um mesmo arquivo simultaneamente. Essas apresentações ficam alocadas na nuvem e podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento.

Google Tasks

O Google Tasks é outra solução importante no fluxo de trabalho. Ela serve para criar listas de tarefas, podendo atribuí-las a cada um dos membros da equipe. Mas vale destacar que seu acesso é realizado pelo celular e as tarefas criadas podem ser sincronizadas com outras duas ferramentas: o Google Calendar e o Gmail.

Goole Keeps

Já o Google Keeps é importante para a criação de listas de verificação e anotações de ideias que possam surgir no meio do projeto. As notas criadas podem ser compartilhadas entre todos os membros da equipe, fazendo com que todos estejam por dentro do que acontece. 

Outro ponto importante é que as notas do Google Keeps podem ser inseridas em outras ferramentas, como o Google Docs, por exemplo.

Se você está considerando migrar seu fluxo de trabalho para o Google Workspace ou implementar suas ferramentas, saiba que você pode contar com a Santo Digital. Nós oferecemos serviços especializados para ajudar sua empresa nesse processo de transição.

Além disso, a Santo Digital ajuda a garantir uma migração eficiente, atendendo as necessidades que sua companhia possa ter. Com isso, seu negócio e seus colaboradores poderão aproveitar todos os benefícios da integração do fluxo de trabalho.

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Resumindo

Quais são as principais ferramentas do Google Workspace?

• Google Docs – solução para processamento de textos; 
• Google Apresentações – criador de apresentações em grupo ou individualmente;
• Google Chat – mensagens em tempo real para equipes.

Como trabalhar com o Google Workspace?

O primeiro passo para trabalhar com o Google Workspace é ter um endereço de e-mail válido. Nesse endereço de e-mail, o usuário pode receber informações importantes sobre eventos, novidades de produtos, entre outros. Entretanto, essa é uma opção que pode ser cancelada pelo usuário.

Quais são os principais aplicativos incluídos no Google Workspace?

O Google Workspace é uma solução importante para empresas que precisam de uma melhoria na comunicação e colaboração entre seus setores. Essa ferramenta atua por meio de diversos aplicativos, como: o Google Chat, Gmail, Google Meet, Google Docs, Apresentações Google, entre outros.

Em conjunto, esses apps permitem que os usuários de comuniquem de diversas formas, seja por e-mail ou mensagens em tempo real.

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