Conheça 7 formas de otimizar processos na organização

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Conheça 7 formas de otimizar processos na organização

Conheça 7 formas de otimizar processos na organização

Um dos maiores desafios para as empresas é aumentar a produtividade e, simultaneamente, reduzir os custos. Para que isso ocorra, é preciso otimizar processos, a fim de extrair o máximo possível de tudo o que você tem disponível.

Não há uma fórmula única para o sucesso, obviamente, mas um dos problemas centrais que você enfrentará será como tornar seu fluxo de trabalho mais fluído e eficiente.

Existe uma série de ações que podem ser adotadas para que sua empresa se torne mais produtiva. Se você deseja saber como otimizar processos na sua empresa, confira a seguir 7 dicas que separamos para você.

1. Priorize a comunicação

A comunicação é fundamental para qualquer empresa funcionar adequadamente. É essencial que todos os colaboradores entendam as regras e os processos que devem seguir.

Sem diálogo e discussão adequadas, é fácil pensar que os colaboradores estão realizando tarefas ou trabalhando em um projeto quando, na realidade, ninguém tocou nele.

Otimizar a comunicação interna é essencial para evitar mal-entendidos, retrabalhos, etc. Também é uma forma efetiva de promover a harmonia entre a equipe e garantir que todas as tarefas sejam cumpridas com qualidade.

2. Identifique desafios para otimizar processos

Comece com a identificação dos seus maiores desafios, tanto a partir de uma perspectiva gerencial quanto operacional. É difícil otimizar processos se você não estiver ciente das melhorias que deseja alcançar.

Os desafios que sua organização enfrenta dependerão do setor em que você atua e de seus pontos fortes e fracos atuais. Abaixo estão alguns dos problemas mais comuns:

  • Processos de faturamento longos – se você é uma empresa pequena, pode achar que é um processo fácil no momento, mas o faturamento pode se transformar em uma atividade demorada e que consome muitos recursos à medida que seu negócio se expande. Esse processo envolve rodadas de aprovação e pode envolver uma quantidade considerável de esforços para rastrear atrasos nos pagamentos.
  • Sistemas incompatíveis – muitas empresas possuem diferentes sistemas que não se comunicam entre si. Esse fato, além de aumentar as tarefas manuais, compromete a segurança dos dados e diminui a produtividade dos colaboradores.
  • Comunicação ineficaz – como vimos, a falta de comunicação gera diversos contratempos para as empresas. Esse problema é potencializado em caso de trabalhos remotos.

Toda empresa enfrenta desafios únicos. Se os três itens acima não se aplicarem à sua operação, procure os que o fizerem. Enquanto você não dissecar a sua organização, você não poderá otimizar processos em um grau substancial.

3. Utilize métricas

Você não pode otimizar processos se não os mede. Além disso, se você não tiver métricas, é impossível saber se sua equipe está operando com a máxima eficiência.

Primeiro, descubra o que você deseja atingir. Você quer acelerar o processo de vendas? Reduzir a quantidade de tarefas manuais?

Ao identificar os principais objetivos, você poderá estabelecer os KPIs necessários para medir o sucesso das mudanças implementadas para otimizar processos.

4. Aplique treinamentos frequentemente

Quando os colaboradores são treinados sobre as regras e processos de sua empresa, eles se sentem mais confortáveis ​​e menos intimidados pelo seu trabalho. Isso ajuda-os a economizar tempo na realização de tarefas, o que aumenta a eficiência e a produtividade.

Além disso, essa é uma forma de evitar a ocorrência de erros e de alcançar uma maior homogeneidade na equipe, em relação à execução de tarefas.

5. Use soluções automatizadas

Além de uma ferramenta específica para fluxo de trabalho, você deve pensar em soluções automatizadas para ajudá-lo a superar os desafios identificados.

Atualmente, você pode encontrar solução automatizada para quase todos os problemas. Se você identificar desafios e definir metas mensuráveis, a escolha da ferramenta correta se tornará bastante direta. Essa é uma das melhores formas de aumentar a produtividade e reduzir custos.

6. Padronize os processos

A padronização é um dos principais pontos para você conseguir otimizar processos. Quanto menos espaço você deixar para interpretação ou variação, mais fácil será manter o controle e gerenciar seus recursos.

A chave é padronizar sem sobrecarregar sua organização com burocracia desnecessária. Especialmente, tome cuidado para não impor muitas normas em atividades criativas como marketing e desenvolvimento de produtos.

7. Documente tudo

A rotatividade de colaboradores é um dos grandes desafios para as empresas e, muitas vezes, inevitável. Por isso, documente seus procedimentos para que seus novos funcionários possam se atualizar e saber como trabalhar em seus primeiros dias.

Mãos à obra…

Agora que você já conhece 7 formas de otimizar processos na sua empresa é hora de colocá-las em prática. Tudo começa com uma boa análise interna para que você identifique o que pode ser melhorado e como você pode fazê-lo. Quanto antes você começar, mais rápido conseguirá ver os resultados.

Um outro desafio para otimizar processos pode envolver a colaboração. Por isso, é importante contar uma ferramenta que pode ajudar a organizar arquivos e facilitar a comunicação contínua entre equipes, além de permitir a colaboração em tempo real.

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