Classificação de documentos: como otimizar o processo?

A gestão do grande volume de informações geradas diariamente exige que as empresas organizem seus arquivos de maneira eficiente. Esses documentos precisam estar disponíveis a qualquer momento, sem risco de perda ou danos. Para alcançar esse objetivo, uma solução prática é investir na classificação de documentos.

Esse processo é fundamental para evitar que a gestão de documentos seja lenta e suscetível a erros, além de minimizar perdas de informação, custos operacionais elevados e dificuldades na localização de arquivos específicos.

Com o apoio das tecnologias adequadas, é possível realizar a classificação documental de forma mais eficiente e automatizada, aumentando a precisão e reduzindo o esforço manual. Entre as melhores soluções estão a tipificação e o reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

Como essas tecnologias podem contribuir para a organização dos documentos na sua empresa? Explicaremos a seguir!

O que é classificação de documentos?

Classificação de documentos é a atividade de organizar os arquivos com precisão, distribuindo-os de acordo com categorias e subcategorias.

A separação é feita conforme as funções e as estruturas organizacionais. Dessa forma, é possível sistematizar o acesso às informações, facilitando-o e garantindo que seja rápido e seguro.

Essa prática é válida tanto para documentos físicos quanto digitais. Com a adoção da classificação, os arquivos são organizados de acordo com suas semelhanças e diferenças, o que facilita a busca e o armazenamento sistemático.

Por que é importante realizar a classificação de documentos?

A gestão é eficiente e organizada

A classificação documental torna a gestão de arquivos mais estruturada, pois permite uma seleção, armazenamento e busca de documentos mais organizada e ágil. Isso é fundamental para empresas que geram e mantêm diversos documentos ao longo do tempo.

Em situações de auditorias, por exemplo, a localização de registros específicos torna-se rápida e eficiente, reduzindo o tempo e o esforço despendidos.

Além disso, a classificação facilita a eliminação de documentos desnecessários ou duplicados, reduzindo a necessidade de espaço físico ou digital.

O acesso a informações é  facilitado

Ao melhorar a consistência do banco de dados documental, a classificação permite que todos os dados relevantes estejam acessíveis de maneira rápida e organizada.

Esse processo é essencial para a implantação de uma cultura orientada por dados (data driven), possibilitando que decisões sejam tomadas com base em informações claras e confiáveis.

O risco de perda de dados é reduzido

Com a classificação de documentos, é possível categorizar os documentos conforme seu nível de sigilo, estabelecendo controles de acesso para reduzir o risco de perda e vazamento de informações. Isso permite um gerenciamento mais seguro e protege a integridade dos dados da empresa.

As regulamentações e a auditoria são cumpridas

A classificação documental ajuda a empresa a cumprir as normas de segurança de dados e as regulamentações vigentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Dessa forma, fica mais fácil atender às exigências legais e fiscais, evitando possíveis penalizações e multas.

Quais são os tipos de classificação dos documentos? 

• Classificação de textos: consiste no processo de informações escritas. Costuma utilizar OCR e Processamento de Linguagem Natural (PLN).
• Classificação de imagens: trata da estrutura visual dos arquivos, sendo utilizado OCR, visão computacional e detecção de objetos.
• Classificação supervisionada: os inputs são fornecidos pelo usuário e o modelo é treinado a partir de documentos que receberam uma tag.
• Classificação não supervisionada: o conteúdo dos documentos é analisada a fim de encontrar diferenças. A partir disso, eles são classificados como no data catalog.
• Classificação semissupervisionada: combina os métodos supervisionado e não supervisionado. Por isso, usa dados para treino com e sem etiquetagem.
• Classificação por gênero: indica o formato de apresentação conforme os signos usados na comunicação. Por exemplo, iconográfico, textual, cartográfico, digital etc.
• Classificação por espécie: considera a natureza e a disposição dos dados. É o caso de atas, contratos, decretos, certidões e mais.
• Classificação por tipologia: considera a atividade que levou à criação do documento. Por exemplo, certidão de nascimento, contrato de prestação de serviço e ata de reunião.
• Classificação por natureza do assunto: avalia se o tema do arquivo pode causar prejuízos ao negócio. Se não, entende-se como ostensivo. Se sim, é sigiloso e requer restrições.
• Classificação por forma: classifica os documentos em original, pré-original ou pós-original. Ou seja, é a etapa de elaboração ou transmissão do arquivo.
• Classificação por formato: verifica as características técnicas e físicas das informações. Por exemplo, ficha, livro, caderno etc.
• Classificação por suporte: refere-se ao material de registro das informações, como filme, papel, digital, entre outros.
• Classificação por temas e datas: sinaliza o que é tratado no documento e quando ele foi criado.
• Classificação por relevância: aborda a frequência de uso dos arquivos para executar as atividades previstas.

Como fazer a classificação de documentos empresariais?

Identifique o tipo de documento

Comece definindo o tipo de documento que será classificado. Verifique suas características e finalidades para ver quais são sigilosos, aqueles usados com mais frequência, qual é o prazo de armazenamento do arquivo e mais.

Aqui, vale a pena destacar que a temporalidade documental é importante para evitar penalidades, multas e processos. Por isso, ela é determinada conforme a relevância, a função e a natureza do documento.

Defina categorias de classificação

Selecione as categorias de classificação que serão utilizadas. Para determiná-las, considere o segmento em que sua empresa atua, as demandas rotineiras e as responsabilidades existentes.

De modo geral, essa definição é embasada em 3 critérios: funcional (finalidade dos documentos), estrutural (segue a estrutura do negócio) e assunto (conteúdos presentes nos arquivos). 

Utilize um sistema de nomenclatura padronizado

Um sistema de nomenclatura contribui na organização e classificação dos documentos. Defina como ele será utilizado para que todos saibam como fazer a busca na hora que for necessário.

É possível utilizar números, nome da atividade, cores e até mais de um código ao mesmo tempo. Tudo depende do que faz mais sentido para o seu negócio.

Como otimizar a classificação de documentos com a tecnologia?

Para potencializar a classificação documental, é recomendável investir em ferramentas de tipificação e OCR. A SantoDigital, por exemplo, oferece a solução SantoiD, que integra essas tecnologias em uma plataforma completa de processamento de arquivos.

Com o SantoiD, processos manuais são eliminados e custos operacionais reduzidos, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades estratégicas.

A ferramenta realiza uma classificação documental eficiente e automatizada, incluindo a tipificação automática de documentos, como RG, guias médicas, notas fiscais, entre outros. O OCR, por sua vez, extrai dados de documentos com rapidez e precisão, inclusive de arquivos sem padrão pré-definido.

Essas tecnologias proporcionam uma gestão documental estratégica, economizam tempo e custos e facilitam o uso dos dados para decisões fundamentadas.

Quer transformar a classificação documental na sua empresa? Conheça o SantoiD e descubra como essa solução pode elevar sua gestão de documentos!

 Resumindo

Quais os tipos de classificação de documentos? 

• Classificação de textos.
• Classificação de imagens.
• Classificação supervisionada.
• Classificação não supervisionada.
• Classificação semissupervisionada.
• Classificação por gênero.
• Classificação por espécie.
• Classificação por tipologia.
• Classificação por natureza do assunto.
• Classificação por forma.
• Classificação por formato.
• Classificação por suporte.
• Classificação por temas e datas.
• Classificação por relevância.

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