Seu negócio está blindado contra fraude documental? Saiba como proteger sua empresa

Com o avanço da tecnologia, vieram também novos tipos de fraudes. Segundo dados da pesquisa Global sobre Crimes e Fraudes Econômicas da PwC 2022, cerca de 46% das organizações pesquisadas relataram ter passado por problemas de corrupção ou outros tipos de crimes nos últimos 24 meses. Desse modo, se mostra importante evitar problemas como fraude documental, realizando algumas ações.

Em geral, casos de fraude documental são cada vez mais comuns no meio corporativo, gerando graves consequências, por exemplo, danos à imagem da empresa e, até mesmo, prejuízos financeiros. Por isso elaboramos esse artigo para que você possa realizar a Prevenção de Fraudes em sua empresa.

O que é a fraude documental?

A fraude de documentos ocorre quando existe algum tipo de alteração no documento original, feita por má-fé, com a finalidade de enganar e ludibriar terceiros, conseguindo assim, uma vantagem ilícita e indevida.

Esse tipo de golpe pode ocorrer de várias maneiras, por exemplo, a falsidade ideológica, atestados médicos falsos, falsificação de documentos particulares ou públicos, entre outras coisas.

Como foi dito anteriormente, essas ações podem trazer muitos prejuízos para as empresas e para evitar essas intempéries, é necessário que sejam tomadas algumas ações importantes.

Além disso, é fundamental que os líderes, gestores, e administradores das organizações estejam sempre atentos para implementar medidas protetivas específicas a fim de identificar esses problemas.

Quais são os principais tipos de fraude documental?

Fraudes documentais podem assumir diversas formas, cada uma com suas peculiaridades. Abaixo, listamos alguns dos principais tipos de fraude documental que as empresas podem enfrentar:

Montagem

Neste tipo de fraude, documentos são fraudulentamente criados a partir de informações falsas ou manipuladas, com o intuito de enganar terceiros.

Clonagem

A clonagem envolve a reprodução ilegal de documentos autênticos, muitas vezes com a finalidade de utilizar a identidade de outra pessoa de maneira fraudulenta.

Falsidade Ideológica

A falsidade ideológica ocorre quando há alteração de informações essenciais em um documento, com o propósito de induzir ao erro ou obter vantagens ilícitas.

Contrafação e Simulação

Esse tipo de fraude inclui a produção de documentos falsificados que imitam a aparência de documentos autênticos, visando enganar aqueles que os analisam.

Autofalsificação

Na autofalsificação, a pessoa fraudadora cria documentos falsos relacionados a si mesma, alterando informações pessoais com a intenção de obter benefícios indevidos.

Quais são os riscos e problemas da fraude documental para empresas?

A fraude documental representa uma séria ameaça às empresas, podendo acarretar uma variedade de riscos e problemas, incluindo:

• Danos à Imagem da Empresa: A descoberta de fraude documental pode prejudicar a reputação da empresa perante clientes, parceiros e stakeholders.
• Prejuízos Financeiros: Fraudes podem resultar em perdas financeiras significativas, especialmente se envolverem transações comerciais fraudulentas;
• Consequências Legais: Empresas podem enfrentar processos judiciais e penalidades se forem negligentes na prevenção e detecção de fraudes documentais;
• Comprometimento da Segurança: A fraude documental pode comprometer a segurança das operações, levando a violações de dados e informações confidenciais;
• Impacto nas Operações: A necessidade de corrigir problemas decorrentes de fraudes pode afetar a eficiência operacional da empresa;
• Perda de Confiança dos Clientes: A confiança dos clientes pode ser abalada se eles perceberem que a empresa não consegue proteger adequadamente seus dados e transações.

É crucial que as empresas adotem medidas proativas, como a implementação de tecnologias de segurança, treinamento de equipe e o uso de assinaturas digitais, para mitigar os riscos associados à fraude documental e proteger sua integridade e reputação no mercado.

Como identificar as fraudes de documentos?

Análise de características das documentações

É essencial conhecer as características do documento. Isso porque, conhecendo como é cada tipo de documento, ficará mais fácil fazer a comparação entre o registro falso e o original. Avalie detalhes como:

• Tipo de papel e plástico utilizado;
• Qualidade da fotografia;
• Presença de marcas d’águas, hologramas, selos, adesivos metalizados, entre outros detalhes impressos em relevo;
• Tamanho e posicionamento dos brasões, símbolos e brasões dos órgãos oficiais.

Além disso, é possível utilizar dispositivos como a luz negra. Esta pode apresentar detalhes de documentos oficiais e, desse modo, mostrar se o mesmo é falso ou original.

Pergunte sobre o documento

Se estiver em dúvida sobre a veracidade do registro, pergunte para o suposto titular a respeito de informações como data de emissão e local, além de perguntar sobre o nome dos pais, data de nascimento, etc.

Em suma, essa é também uma forma de validação. Por vezes, os criminosos costumam utilizar diversos documentos, mas não conseguem memorizar as informações de todos eles.

Treine sua equipe

Capacitar os funcionários para que eles consigam ter discernimento e assim identificar uma fraude documental, é outro ponto muito importante e fundamental para evitar que crimes como esse venham a ocorrer.

Uma coisa é certa. O modo como a equipe lida com a situação influencia diretamente na redução dos riscos e na coibição da conduta criminosa.

Utilize a assinatura digital

Uma ferramenta muito eficiente para evitar fraudes desse gênero e à assinatura digital. Esta equivale à assinatura comum do usuário, seja ele uma pessoa física ou jurídica, porém, com uma diferença: ela utiliza tecnologia de ponta, por meio de mecanismos criptográficos, que conferem a autenticidade.

A assinatura digital vincula o certificado digital (emitido por alguma autoridade de certificação registrada no ICP-BRASIL) ao documento eletrônico assinado e funciona como se fosse uma espécie de CPF.

Nesse aspecto a assinatura digital possui validade jurídica e pode fornecer uma garantia de integridade e autenticidade, proporcionando segurança nas operações realizadas digitalmente.

Como proteger sua empresa contra a fraude de documentos?

A realização das verificações manuais de documentos ainda é utilizada até hoje, porém, os métodos tradicionais de verificação não são suficientes. Isso porque ainda há margem para erro humano.

Sinais muito claros de falsificação de documentos podem ser detectados verificando erros e ortografia, inconsistências em fontes e tipos de letra, além de textos borrados. A formatação de fontes estranhas também pode ser detectada a olho nu.

Porém, quando se está lidando com um número muito alto de documentos, essas verificações podem ser mais difíceis de realizar. Então, o uso de softwares de detecção de fraudes em documentos pode ser fundamental.

No entanto, existem alguns cuidados que podem ser tomados a fim de evitar as fraudes em sua empresa:

Estabeleça programas de compliance

As práticas eficientes de compliance descrevem claramente quem é o responsável por identificar a fraude de documentos e quais são suas funções. É interessante especificar as obrigações, considerando o código de ética da organização e os princípios gerais adotados.

Digitalize os registros da empresa

Os arquivos digitais possuem novos níveis de segurança, por exemplo, o blockchain e criptografia, que conseguem preservar o documento de intrusões e impedem que pessoas não autorizadas tenham acesso.

Através de recursos específicos, é possível verificar problemas de conformidade e, além disso, é possível também fazer a autenticação da chave de segurança, verificando os registros autorais.

Adotando essas medidas protetivas, a empresa também se mostra mais eficiente na aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Isso irá preservar a integridade do documento e ainda gerenciar melhor as ações a serem tomadas. Ademais, em caso de adulteração ou perda do arquivo, este pode ser facilmente recuperado.

Invista na tecnologia

Tecnologias que conseguem verificar rapidamente e com poucos cliques se os documentos apresentados são legítimos é uma das formas mais eficientes de se evitar fraudes.

Nesse sentido, o Santo iD garante maior eficiência, segurança e, principalmente, agilidade na validação da identidade, ajudando na prevenção de fraude documental e aumentando a experiência do usuário.

Conheça os serviços da SantoDigital!

Resumindo

Como evitar fraude documental?

• Analisar características específicas dos documentos.
• Validar informações diretamente com o titular.

O que uma empresa pode fazer para evitar fraudes?

• Treinar equipe para identificar fraudes.
• Adotar assinatura digital e digitalização de registros.
• Implementar programas de compliance.
• Investir em tecnologias avançadas.