- 4 minutos
- ago 13, 2024
O uso de planilhas nas empresas durante a elaboração de relatórios e compilação de dados é fundamental para o compartilhamento dessas informações. Nesse sentido, as Planilhas Google podem ajudar a trazer mais organização e facilidade a todos os colaboradores que precisam lidar com essa ferramenta diariamente
Por isso, neste artigo vamos explorar em detalhes o que são as Planilhas Google, seus recursos, como utilizá-las e as vantagens que elas podem trazer para o seu negócio. Continue a leitura!
As Planilhas Google, também conhecidas pelo nome original Google Sheets, são uma aplicação baseada em nuvem que permite criar, editar e compartilhar planilhas online. Dessa forma, oferecem uma alternativa inteligente às tradicionais planilhas de desktop, como o Excel da Microsoft.
Por serem gerenciadas e armazenadas na nuvem, as Planilhas Google podem ser acessadas por meio do Google Drive. Por esse motivo, estão sempre disponíveis para uso em um navegador ou aplicativo mobile em dispositivos com conexão de internet.
Assim como o Excel, as Planilhas Google oferecem diversas funcionalidades e métodos de criação, desde fórmulas básicas de cálculo até as mais avançadas, sendo um excelente recurso para criação de controles financeiros e informações do cliente, por exemplo.
Ademais, vale ressaltar que essa ferramenta tem duas versões: gratuita e paga.
Na versão gratuita, temos o Sheets para uso pessoal, que permite acesso a todas as funcionalidades, além do compartilhamento com outras pessoas.
Já na versão para empresas, disponível no Google Workspace, os preços variam entre R$ 24,30 e R$ 112 por mês, dependendo do plano.
Como vimos, o Google Sheets pode ser utilizado tanto em uma versão gratuita quanto em uma paga, por meio do Google Workspace. Sendo assim, existem algumas diferenças entre essas versões e entendê-las é importante para que você possa escolher a melhor opção para o seu negócio.
Nesse sentido, as principais diferenças entre essas versões das Planilhas Google são:
A versão gratuita do Google Sheets oferece 15 GB de armazenamento gratuito no Google Drive, compartilhado entre todos os serviços do Google, como Gmail e Google Photos. Já a versão paga, chamada de Google One, oferece diferentes planos com opções de armazenamento extra, que podem variar de 100 GB a vários terabytes.
A versão gratuita permite que você compartilhe uma planilha com outras pessoas e trabalhe em tempo real. No entanto, a versão paga oferece recursos avançados de colaboração, como permissões mais detalhadas, a possibilidade de restringir o acesso a determinadas células e a capacidade de acompanhar as alterações feitas por cada colaborador.
A versão paga das Planilhas Google oferece recursos adicionais em relação à versão gratuita. Alguns desses recursos incluem a possibilidade de criar macros personalizadas para automatizar tarefas, a integração com o BigQuery para análise avançada de dados e acesso a recursos de aprendizado de máquina e inteligência artificial, como a API do Google Sheets.
Enquanto a versão gratuita do Google Sheets oferece suporte por meio de fóruns e comunidades online, a versão paga oferece suporte técnico prioritário por telefone, chat ou e-mail. Isso pode ser crucial para empresas que precisam de assistência rápida e especializada.
A versão paga do Google Sheets geralmente oferece um desempenho e confiabilidade superiores em comparação com a versão gratuita. Isso pode ser importante para empresas que dependem intensamente das planilhas para suas operações diárias.
Essas são apenas algumas das diferenças entre as versões gratuita e paga do Google Sheets. Antes de decidir qual versão utilizar, é importante avaliar as necessidades específicas do seu negócio e considerar os recursos adicionais e o suporte técnico oferecido pela versão paga.
Como vimos anteriormente, o Google Sheets é uma ferramenta muito importante para gestão de dados, já que oferece uma série de recursos. Por isso, veja alguns dos mais importantes:
O Google Sheets tem como uma de suas principais vantagens o uso de fórmulas e funções que facilitam o processo de manipulação e análise de dados. Dentre elas estão funções matemáticas básicas, como soma, subtração, entre outras. Também é possível usar funções de texto, lógicas, pesquisas e referências.
Outro benefício é a aplicação de macros, em que é permitida a automação de tarefas repetitivas. Assim, o usuário pode registrar uma sequência de ações e reproduzi-las novamente com um único comando. Já os atalhos servem para acelerar o trabalho. Alguns exemplos são o Ctrl +C para copiar e o Ctrl + V para colar.
O Google Sheets tem a funcionalidade de gráficos, que conta com diversas opções e formatos, como de colunas, barras, linhas, pizza etc. As tabelas dinâmicas também são importantes ferramentas, pois permitem resumir e analisar grandes volumes de dados.
Além das funcionalidades já existentes na ferramenta, o Google Sheets permite a integração de complementos. Eles podem ser instalados, permitindo a adição de novas funções, automação de processos e integração com outros serviços. Muitas empresas utilizam add-ons de e-mail marketing e CRMs para otimizar as tarefas.
Caso você utilize outro programa para a edição de planilhas, será possível importar e exportar, além de carregar arquivos. Isso é possível porque o Google Sheets é compatível com formatos .xls, .xlsx e .pdf.
Essa função permite que apenas os dados selecionados apareçam para o usuário, não sendo necessário olhar a planilha na totalidade. É bastante útil, principalmente, quando existem muitas colunas e linhas.
Em suma, a filtragem de dados reduz as chances de erro e permite acesso rápido às informações.
Outra aplicação disponível na ferramenta fica por conta dos modelos pré-formatados caso você não tenha experiência na criação de planilhas.
Dessa forma, o sistema oferece diversas opções de modelos prontos para você escolher e personalizar conforme as suas necessidades.
Por fim, ao selecionar a planilha ideal para o tipo de tarefa a ser realizada, basta seguir as dicas de uso e começar a trabalhar.
Nas planilhas Google, é possível que o usuário bloqueie intervalos específicos para que nenhuma outra pessoa possa modificá-los. Dessa forma, você garante a segurança dos dados que não podem ser modificados, mas ainda permite que os colaboradores acessem algumas informações.
Para isso, acesse o menu de ferramentas e selecione a opção de proteger página. Depois, selecione na planilha a página ou o intervalo a ser bloqueado.
O botão explorar ativa a inteligência artificial do Google em busca de tendências, gráficos e visualizações personalizáveis. Então, na prática, você pode obter ideias a partir dos dados armazenados na planilha.
Em síntese, essa função permite que todos os dados obtidos com a criação de formulários e pesquisas possam ser convertidos em planilhas. Isso colabora para otimizar seu tempo, já que não precisará copiar e colar uma informação de cada vez antes de efetuar as análises.
Ao usar as planilhas do Google, é possível checar todas as modificações realizadas pelos colaboradores ao longo do tempo, e permite conferir quem foram as pessoas responsáveis pelas alterações.
Além disso, existe a opção de recuperar versões antigas, sendo útil no caso de um usuário ter preenchido informações incorretas na versão atual.
As Planilhas Google oferecem várias vantagens em comparação com as planilhas tradicionais de desktop, confira as principais:
As Planilhas Google podem ajudar em várias áreas do seu negócio. Aqui estão alguns exemplos de como elas podem ser úteis:
Com as Planilhas Google, você pode criar e gerenciar planilhas de orçamento, acompanhando despesas, receitas e outros indicadores financeiros em tempo real.
As Planilhas Google facilitam o rastreamento de tarefas, prazos e marcos em um projeto. Você pode criar gráficos de Gantt, adicionar lembretes automatizados e compartilhar atualizações com a equipe.
Com a automação de processos através de macros e scripts personalizados, é possível diminuir as tarefas manuais, diminuir os erros e economizar tempo.
As poderosas funções e recursos de análise das Planilhas Google permitem que você processe grandes volumes de dados e crie gráficos interativos para identificar tendências e padrões. além disso, elas ajudam na organização de dados centrais, visualizando informações com gráficos e tabelas dinâmicas, bem como pela realização de análises detalhadas com fórmulas e funções.
Com a capacidade de importar dados de outras ferramentas, como o Google Analytics, você pode criar relatórios personalizados e automatizados para acompanhar métricas de desempenho importantes. Além disso, o Google Sheets permite organização de dados, aplicação de fórmulas para análises detalhadas e a geração de gráficos e tabelas dinâmicas.
Confira abaixo, o guia básico que preparamos para te ajudar a utilizar o Google Sheets.
A SantoDigital conta com uma equipe de profissionais especializados e capazes para te ajudar na implementação deste software na sua empresa de forma simples e rápida.
Dessa forma, na hora de adotar a Google Planilhas visando acelerar o crescimento do seu negócio, a SantoDigital é certamente sua melhor escolha.
Para saber mais sobre como as ferramentas Google podem otimizar o dia a dia da sua organização, confira o material e saiba como migrar para o Google Workspace com segurança e confiabilidade.
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