Documentos confidenciais: veja como aumentar a segurança!

Atualmente, armazenar arquivos na nuvem utilizando o Google Drive, por meio do Google Docs, é uma maneira excelente de guardar e organizar dados, sem a necessidade de contar com dispositivos físicos (que podem falhar justamente quando necessitamos deles) e que ficam disponíveis onde quer que você esteja.

Porém, há também um certo receio por parte de algumas pessoas em utilizar esse tipo de armazenagem para o compartilhamento de documentos confidenciais, principalmente por parte de empresas e corporações.

Entretanto, existem diversos ajustes — rápidos e simples que podem ser feitos no aplicativo — que permitem a restrição da privacidade de arquivos.

Acha importante garantir a segurança de documentos confidenciais? Confira aqui algumas dicas que podem ser valiosas!

A importância de manter documentos confidenciais da empresa seguros

Gerenciar arquivos e dados corporativos, independentemente do tipo, é uma importante área das empresas. Atualmente, com o aumento de ataques e vazamento de dados, a necessidade de manter documentos confidenciais ainda mais protegidos é vital para um negócio.

Afinal, se caírem em mãos erradas, a perda dessas informações pode prejudicar as estratégias e a reputação de uma empresa. 

Além disso, existem leis hoje, como a LGPD, que reforçam a importância de contar com processos e tecnologias eficazes para a coleta, processamento e guarda segura de arquivos e dados.

A documentação de uma empresa é essencial para alimentar o funcionamento de atividades internas e externas. A falta de segurança e otimização dessa área pode prejudicar a produtividade e tornar processos mais lentos e burocráticos.

Por isso, empresas modernas devem contar com a tecnologia para garantir a acessibilidade de documentos confidenciais, ao mesmo tempo em que apostam em recursos avançados para mantê-los íntegros e sob controle.

Os benefícios de usar o Google Drive para a gestão de documentos confidenciais

Muitos gestores acham que migrar documentos confidenciais e processos para a nuvem pode deixá-los mais vulneráveis a ataques, mas isso não é verdade.

O Google Drive é uma ferramenta pensada para maximizar a segurança e garantir que a empresa esteja no controle do gerenciamento de arquivos e dados. Veja como ela facilita a gestão da segurança nas empresas.

Experiência personalizada

O Google Drive permite que gestores customizem e controlem uma série de configurações de privacidade na conta corporativa. Isso assegura que um determinado arquivo seja compartilhado e acessado apenas por pessoas apontadas pela empresa.

Tecnologia avançada

O Google Drive oferece segurança de alto nível, com data centers de última geração nos quais os conteúdos são armazenados com toda a proteção. 

Além disso, as contas Google já contam com recursos de segurança inclusos, preparados para detectar e bloquear ameaças como malware, spam, e phishing. 

O Google sabe a responsabilidade que tem e preza pela confiança dos clientes, por isso, segue padrões rígidos e boas práticas de segurança e privacidade para garantir o melhor armazenamento.

Análise de dados para melhorar a experiência

O Google Drive coleta e usa dados para analisar falhas e aprimorar o desempenho da ferramenta. Isso possibilita que o serviço filtre melhor spams e consiga detectar vírus e outras ameaças com maior precisão.

Controle de dados otimizado

As ferramentas do Google são conhecidas por serem simples e fáceis de entender e usar. No painel de controle do Google Drive, seus dados e conteúdos são facilmente visualizados.

Ali, é possível consultar a atividade dos arquivos, ver quem usou, consultar o histórico de pesquisa e os arquivos que cada pessoa acessou. Isso ajuda a empresa a ter maior controle de dados e documentos confidenciais.

Criptografia

A criptografia é um processo no qual informações e documentos são codificados para que seu conteúdo seja protegido. 

Para acessar o arquivo, um usuário precisa ter uma chave exclusiva para desbloqueá-lo. Isso permite que documentos tenham uma camada extra de proteção.

Todos os documentos enviados para o Google Drive ou criados com ferramentas do Google são criptografados em trânsito e em repouso. Para aumentar a segurança, empresas podem optar por adicionar a criptografia do lado do cliente no Workspace.

Como aumentar ainda mais a segurança dos documentos confidenciais usando o Google Drive

Confira algumas configurações que ajudam a aumentar a confiabilidade dos seus dados e documentos confidenciais.

Utilize a verificação em dois passos

No Google, modificar as configurações de acesso à sua conta para a utilização da verificação em dois passos, automaticamente se estenderá para o seu Google Drive. Ao ativar essa opção, você precisa cadastrar seu número de celular no sistema.

A cada vez que acessar sua conta, além da senha normalmente utilizada, a Google lhe mandará um código de acesso via SMS, funcionando como uma segunda senha. 

O login só será efetuado corretamente se ambas as senhas estiverem corretas. Essa ação diminui muito o risco da sua conta ser acessada por terceiros.

Atualize dados de recuperação de conta

É sempre importante que os dados de recuperação de sua conta no Google (número de celular e email alternativo) estejam sempre atualizados. Assim, se sua conta for invadida, você conseguirá recuperá-la de maneira muito mais simples e rápida.

Restrinja o acesso de apps aos arquivos do Google Drive

Nem todos os aplicativos disponíveis no Google Drive são desenvolvidos pela Google. Se você se preocupa com a confidencialidade de algum arquivo, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “ver apps autorizados”.

Assim, você verá a lista dos apps que têm acesso aos documentos confidenciais, restringindo o acesso de todos e aumentando a confidencialidade.

As empresas que utilizam o Google Drive for Work também podem aumentar a segurança dos arquivos confidenciais, modificando algumas configurações. 

Se determinado arquivo só pode ser acessado por algum departamento específico da empresa, o administrador pode restringir o acesso das demais repartições, deixando o arquivo disponível só para quem for do seu interesse.

Ative o Google Alerts

Ativando esse recurso, o administrador será notificado toda a vez que um documento confidencial for compartilhado para alguém de fora da companhia. Em breve, também será possível receber notificações sobre possíveis visualizações, impressões e downloads.

Desabilite downloads, impressões e cópias dos arquivos

No menu avançado do Google Drive, é possível que o administrador desabilite o download, a impressão e a cópia de qualquer arquivo, aumentando a segurança do mesmo.

Ao realizar esses pequenos ajustes, é possível aumentar de maneira significativa a segurança dos documentos confidenciais. Mantendo-os protegidos e sendo compartilhados apenas por quem é de seu interesse.

Gostou de conhecer o Google Drive e seu potencial? Ele faz parte do Google Workspace, uma poderosa plataforma de produtividade e inovação para empresas.

A SantoDigital é uma empresa B2B certificada e especializada na venda dos aplicativos do Google, sendo a maior revenda autorizada da América Latina. Conte conosco para implementar o Google Workspace e ter mais segurança, eficácia e funcionalidade nas suas rotinas corporativas.