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- ago 13, 2024
As atividades operacionais de uma organização são referentes a todas as tarefas diárias realizadas para manter o negócio em pleno funcionamento, que envolvem gestão de pessoas, materiais, processos de produção e logística, financeiros, vendas, etc.
Essa rotina têm início no começo do dia, desde o momento em que a empresa começa a funcionar até o momento em que ela fecha, e em alguns casos essas tarefas podem ser levadas pelos funcionários para a casa.
O problema central é que elas demandam muito tempo e, por isso, alguns aspectos importantes para o funcionamento da empresa – como a parte estratégica – acabam sendo deixados de lado.
A falta de organização resulta em problemas financeiros, planejamento ineficaz, dificuldade em lidar com a concorrência, falta de inovação nos produtos e serviços, problemas de gestão.
Desse modo, é extremamente necessário uma otimização do tempo nas atividades operacionais, para a parte estratégica ter a atenção que exige.
Neste artigo, entenderemos um pouco mais sobre esse assunto. Continue a leitura!
As tarefas operacionais de uma empresa, como já dito anteriormente, tem a ver com todas as atividades diárias necessárias para o seu funcionamento. Confira a lista de algumas das principais atividades operacionais em uma organização:
Todas essas atividades e algumas outras fazem parte do sistema operacional da organização e devem ser otimizadas.
A eficiência e produtividade dos processos essenciais em uma empresa dependem completamente da capacidade que os gestores em otimizar sua rotina. Podemos apontar várias estratégias a serem utilizadas, a fim de conseguir otimizar as operações, principalmente na área de TI, um dos setores que mais demandam processos operacionais.
O gestor realizará uma análise crítica dos processos, identificando onde cada processo precisa de melhorias e se elas serão suficientes ou não.
Ao fazer esse mapeamento, será possível identificar as atividades que mais tomam tempo dentro da organização e as atitudes que podem ser tomadas para otimizar esse tempo, podendo propor melhorias ou, em alguns casos, a extinção da atividade.
Além disso, essa análise também encontrará os pontos em comum dos problemas que já surgiram na organização, qual a frequência e, possivelmente, quais os motivos para essa problemática.
Nesse sentido, a empresa utilizará recursos para automatizar processos que podem ser repetitivos e que gastem mais tempo do que o necessário.
Ao automatizar processos, o gestor está se antecipando a problemas como dependência extrema de funcionários, impossibilidade das ações humanas (como foi durante a pandemia de Covid-19, onde as atividades humanas tiveram que ser suspensas por conta do isolamento social), e gasto excessivo de tempo.
A melhor forma de iniciar essa estratégia é abraçando a tecnologia. Um exemplo eficiente é o uso da Inteligência Artificial para encontrar informações que dependiam de vários funcionários.
Apostar na integração de sistemas
A integração de sistemas permite que os equipamentos e equipes estejam em plena conexão, permitindo o compartilhamento de informações e colaboração entre diversas áreas da organização.
A empresa está diante de uma quantidade absurda de informações e processos, diariamente. Alguns departamentos, por exemplo, necessitam da aprovação ou do conhecimento de outra área totalmente diferente. Ao invés de utilizar um funcionário para mediar essa cooperação, a integração em sistemas facilita e encurta esse trabalho.
Nesse sentindo, a integração de sistemas é uma ótima estratégia para a comunicação interna e gestão de pessoas, pois promove o compartilhamento de ideias e estratégias, o evitando dores de cabeça para o RH no futuro.
Não basta saber o que precisa ser feito, é preciso entender como. O primeiro passo para entender como as otimizações precisam ser realizadas é identificando as soluções tecnológicas que mais fazem sentido para a organização.
Em um cenário de mundo tecnológico, é comum encontrar diversas soluções tecnológicas à disposição da empresa. No entanto, utilizar a solução errada provoca o surgimento de complicações ainda piores para a organização. Isso deve ser evitado. Opte por soluções que são eficientes e aplicáveis ao seu negócio.
No entanto, utilizar a solução tecnológica correta pode ser mais difícil do que o gestor imagina. Não é possível contar com o “feeling” ou se basear em achismos, o ideal é procurar uma ajuda terceirizada, de uma equipe especializada no assunto.
Um exemplo de soluções tecnológicas eficientes são as soluções de SRE (Site Reliability Engineering) e SRE-i (Site Reliability Infrastructure). Elas oferecem um suporte moderno, atuação cíclica, entregas rápidas com base em sprintes e todo o suporte operacional para ambiente de trabalho da organização.
Muitas empresas optam pelos serviços gerenciados para otimizar os processos em sua organização. Isso acontece por diversos motivos, como diminuir custos e aumentar a eficiência desses processos.
Apostar em serviços gerenciados nada mais é do que realizar a contratação de terceiros para o gerenciamento de atividades da empresa, principalmente na área de TI.
A contratação de serviços gerenciados é a melhor opção para quem não tem tempo para focar no crescimento estratégico da própria organização. Ao contratar esses serviços, o gestor se livra da parte operacional e pode focar 100% nas metas e no crescimento da empresa.
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