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- jan 29, 2024
A adoção de novas tecnologias tem contribuído bastante para a rotina das empresas, inclusive no setor contábil. Uma delas é o armazenamento em nuvem, que permite a utilização de softwares e documentos on-line, dispensando a necessidade de um servidor local.
A adoção de novas tecnologias tem contribuído bastante para a rotina das empresas. Uma delas é o armazenamento em nuvem no setor contábil, que permite a utilização de softwares e documentos online, dispensando a necessidade de um servidor local.
Esse é um dos motivos pelo qual o armazenamento de dados em nuvem para contabilidade é tão relevante. Ainda existem outros. Afinal, trata-se de um ambiente digital que conecta as pessoas, oferecendo toda uma infraestrutura em rede.
Ainda tem dúvidas sobre por que usar o armazenamento em nuvem para o setor contábil? Continue a ler o post e entenda todas as vantagens de empregar esse serviço na sua empresa.
O armazenamento em nuvem é um modelo de cloud computing voltado ao armazenamento de arquivos e dados na internet por meio de um fornecedor. Assim, tudo fica salvo em um ambiente online, que pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo com acesso à rede mundial de computadores.
Na prática, esse arquivo deixa de ficar armazenado na máquina ou em um aparelho externo, como um HD ou pendrive. Portanto, há menos chance de perdas e avarias.
Além disso, são aplicadas diversas camadas de segurança. Por exemplo, a criptografia de dados, que impede o acesso de pessoas não autorizadas aos arquivos armazenados. Tudo isso ajuda a manter a confiabilidade e a praticidade nas rotinas executadas pelo setor contábil.
Nesse cenário, o armazenamento em nuvem permite adotar uma atuação mais estratégica. Ou seja, em vez da equipe da sua empresa ou escritório se preocupar com infraestrutura física e softwares, é possível organizar todo o serviço e a gestão de forma online.
Na prática, fica mais fácil atender aos clientes internos ou externos e alcançar a sua satisfação. Isso porque o modelo de contabilidade em nuvem — como se chama essa estruturação — oferece mais segurança, mobilidade, flexibilidade e eficiência.
Assim, os profissionais deixam de passar horas realizando atividades manuais e burocráticas, de modo que conseguem ter uma visão mais holística sobre os dados obtidos, fazendo recomendações de melhorias e investimentos para que a empresa se destaque e alcance seus objetivos estratégicos.
Veja por que usar o armazenamento em nuvem no setor contábil.
Com o armazenamento em nuvem no setor contábil, todos os documentos, softwares e aplicativos usados no dia a dia podem ser disponibilizados online. Assim, não é necessário estar na estação de trabalho ou mesmo na empresa para utilizá-los.
Inclusive, os arquivos podem ser acessados por um dispositivo móvel, como um tablet, laptop ou smartphone. Isso facilita bastante o trabalho fora da empresa, quando se está numa viagem, visitando um cliente e em home office.
O acesso remoto não só facilita o trabalho, como aumenta bastante a produtividade. Basta pensar em quanto tempo é perdido ao não se ter disponível o arquivo ou a ferramenta. Mas as vantagens vão além.
O armazenamento em nuvem no setor contábil permite que diversas pessoas acessem um mesmo arquivo simultaneamente. Isso aumenta a colaboração entre os funcionários, que não precisam mais esperar os outros terminarem uma atividade para começarem uma tarefa.
Além disso, como já destacamos, o armazenamento em nuvem no setor contábil permite atuar de forma estratégica. Afinal, muitas atividades rotineiras são eliminadas. Por exemplo, a apuração de tributos se torna mais simples, porque a equipe deixa de pesquisar os dados de forma manual.
Em vez de perder esse tempo, pode usar o recurso de pesquisa para encontrar a informação que deseja em poucos segundos. Isso ainda ajuda no cumprimento de obrigações acessórias, na escrituração de documentos contábeis, fiscais e trabalhistas, na geração de relatórios e mais.
Além de lidar com o lado financeiro, a área de contabilidade tem diversas responsabilidades fiscais que podem comprometer todo o funcionamento da empresa. Afinal, ninguém quer sofrer penalidades por conta de irregularidades no caso de uma fiscalização, certo? Mas a perda de um documento já é suficiente para isso acontecer.
Ao fazer o armazenamento em nuvem no setor contábil, a empresa tem a segurança de que todos os seus arquivos estão devidamente guardados. Não há o risco de perda da versão física ou de ocorrer algum problema com um servidor local.
Além disso, as soluções em nuvem contam com a proteção de senhas, antivírus e antimalwares, que resguardam os arquivos no caso de invasão do sistema. Os backups são automáticos, mantendo sempre versões atualizadas dos documentos.
Portanto, o armazenamento em nuvem no setor contábil é fundamental para cumprir as exigências fiscais. Isso porque todos os documentos são armazenados pelo prazo exigido pela legislação sem risco de perdas ou prejuízos aos arquivos.
A implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), em 2007, gerou uma nova realidade. Assim, as empresas tiveram que migrar toda a sua rotina de trabalho do ambiente físico para o digital. De fato, é só lembrar como tudo era feito nessa época não tão distante para entender por que a nuvem ajuda a reduzir custos.
Se antes era necessário ter muito espaço para guardar pilhas de notas fiscais, agora, tudo pode ficar armazenado na nuvem. Todos os documentos podem ser mantidos na rede e baixados quando for preciso. E isso representa uma economia enorme de papel, tempo e espaço, além de todo o cuidado para manter esses arquivos.
A melhor solução de armazenamento em nuvem no setor contábil é aquela que atende a todas as necessidades do seu negócio. Nesse cenário, destacam-se o Google Drive, do Google Workspace, e o Google Cloud Platform.
O Google Drive é específico para o armazenamento de arquivos. Ele é uma solução do Google Workspace que permite salvar todos os documentos de forma segura e ainda garantir que os profissionais possam colaborar e compartilhar, sendo que todas as modificações ficam registradas.
Mais do que isso, você disponibiliza as permissões de acesso conforme a necessidade. Assim, nenhuma pessoa indevida acessa o arquivo, o que seria perigoso para a vantagem competitiva da empresa.
Por sua vez, o Google Cloud Platform é uma plataforma que permite armazenar os dados e acessar uma gama de soluções de gerenciamento. A diferença para o Drive é o fato de ser viável para quem faz uso intensivo da nuvem e precisa de um grande espaço devido ao alto volume de dados e aplicações.
Portanto, o uso dessas soluções dependerá do que a sua empresa precisa. Independentemente do caso, essas são boas oportunidades para fazer sua empresa ganhar eficiência ao usar o armazenamento em nuvem no setor contábil.
Para fazer essa mudança, é fundamental contar com um parceiro estratégico. Assim, a implantação do armazenamento em nuvem no setor contábil é feito de forma mais rápida e eficiente. Isso porque é necessário que as atividades rotineiras continuem sendo executadas e a migração de dados e workloads seja segura.
Nesse sentido, a SantoDigital tem toda a experiência que você precisa e ainda pode indicar a melhor solução para o seu negócio. Afinal, se o seu objetivo é ingressar de vez na transformação digital e conquistar uma posição melhor perante a concorrência, é preciso fazer essa mudança.
Enfim, como você pôde ver, o armazenamento em nuvem no setor contábil oferece inúmeros benefícios. Essa tecnologia garante mais segurança e comodidade para as empresas, aumentando a produtividade dos colaboradores e reduzindo custos.Deseja implementar a nuvem no setor contábil da sua empresa? Conheça a SantoDigital e suas soluções para entender como podemos levar seu negócio a outro patamar!