Os modelos de negócios de todos os segmentos do mercado foram impactados pelo fenômeno que ficou conhecido como transformação digital. Pequenas, médias e grandes empresas se adaptaram e implementaram infraestruturas de tecnologia completas para manter suas atividades. Agora, uma nova forma de gestão é aplicada para o atendimento das demandas: o outsourcing de TI, e ela depende dos serviços gerenciados de TI.

Neste post, explicaremos o conceito de outsourcing de TI e seus tipos. Além disso, abordaremos os serviços gerenciados de TI e como ambos se diferenciam em relação à sua aplicação nas empresas.

Também falaremos sobre os seus principais benefícios e forneceremos detalhes sobre flexibilidade, foco no negócio, diminuição de custos, desenvolvimento da equipe, entre outros.

Para conhecer os proveitos oferecidos pelos serviços gerenciados de TI e pelo outsourcing de TI, acompanhe a leitura!

O que é outsourcing de TI?

Outsourcing de TI é o termo usado para definir a terceirização dos serviços que têm relação com a Tecnologia da Informação.

Trata-se da contratação de uma empresa especializada nessa área que, por meio de profissionais qualificados, consegue:

• otimizar as suas operações;
• realizar a gestão dos recursos tecnológicos;
• controlar e manter os sistemas de gerenciamento.

Na prática, em vez de a sua empresa investir em sua própria infraestrutura de hardware e software, o que requer investimentos constantes, ela contrata uma prestadora de serviços que ofereça os recursos tecnológicos necessários, conforme a demanda do negócio.

A área de TI é bem abrangente, pois compreende vários tipos de tecnologias e realização de serviços. Por isso, o outsourcing de TI pode ser feito em todo o ambiente tecnológico ou em parte dele.

Quais são os tipos de outsourcing de TI?

Existem vários tipos de outsourcing de TI. Aqui, destacaremos três deles: 

• offshore: tem custos menores e envolve empresas situadas em nações distantes;
• nearshore: refere-se às organizações que estão próximas das contratantes, têm a mesma cultura, mas situam-se em um país vizinho;
• onshore: é o serviço oferecido por prestadoras de serviços localizadas no mesmo território que a empresa contratante.

Como funciona o processo de outsourcing de TI?

Para fazer um processo de outsourcing de TI, é preciso seguir alguns passos para garantir que todas as necessidades da empresa serão contempladas. Confira, a seguir, o que é preciso avaliar ao realizar essa tarefa.

Procure uma empresa parceira

O outsourcing é equivalente à terceirização dos serviços de TI, ou seja, as solicitações, que antes eram feitas para o time interno, serão atendidas por uma empresa contratada. Por isso, é importante que essa escolha seja muito bem estudada. O ideal é procurar empresas parceiras que se preocupem em resolver os problemas encontrados e proporcionar o melhor atendimento e serviço, como a SantoDigital.

Faça um planejamento de migração detalhado

O próximo passo é solicitar que a empresa parceira faça um planejamento detalhado sobre o processo de outsourcing. Isso é indispensável, pois cada negócio contém suas particularidades e necessidades específicas. Dessa forma, será possível identificar os requisitos técnicos e de negócio, além de avaliar se haverá pontos que precisam de mais atenção e definir o que será preciso para que eles sejam solucionados.

Defina os SLAs 

Um ponto muito importante ao contratar um serviço de outsourcing é definir o Service Level Agreement — SLAs, que significa Acordo do Nível de Serviço. Na prática, essa definição corresponde ao tempo necessário que a empresa parceira terá para atender às solicitações de serviços e como esse atendimento será realizado. 

Nesse momento, deve-se avaliar quais são os serviços mais críticos, ou seja, aqueles que necessitam de assistência com maior urgência, e estabelecer prazos e formas de atendimento mais adequados para cada um deles. Ao determinar isso, essa informação deve ser incluída no contrato de serviço e seguida pelas duas empresas. 

Faça a gestão de mudanças

O processo de outsourcing deve ser bem planejado, ou seja, deve ter etapas e atividades bem definidas. Afinal, há uma grande mudança em curso que afeta as atividades de vários setores da empresa. Em função disso, é importante ter um cronograma adequado para acompanhar cada passo e tratar de eventuais ocorrências que possam surgir nessa fase.

Quais os principais cuidados ao contratar um outsourcing de TI?

Como mencionamos, o processo de outsourcing representa a terceirização dos serviços de TI. Por isso, antes de escolher uma empresa parceira, é preciso ter cuidado com alguns pontos para evitar eventuais contratempos.

Verificar a qualidade da empresa parceira

Realizar a terceirização de TI é um passo importante, afinal, uma empresa externa fará a administração do setor de TI. Diante disso, é essencial conhecer a qualidade de serviços dela e verificar se ela utiliza as melhores práticas de gestão e de prestação de serviços utilizadas pelo mercado. Para isso, pesquise sobre ela e confira os seus casos de sucesso.

Contornar o tempo de espera  

Uma situação comum às empresas que têm uma equipe de TI interna é ter o pronto atendimento quando há uma ocorrência que pode ou não ser crítica. Ao contratar um serviço de outsourcing, esse procedimento é um pouco diferente. 

Como citamos, é preciso definir os SLAs com a devida criticidade e o tempo de atendimento para os diferentes serviços prestados. Essa é uma forma de garantir mais agilidade nos atendimentos prioritários. Além disso, é preciso avaliar os canais de atendimento de suporte oferecido pela empresa contratada para assegurar que eles sejam ágeis e eficazes.

Portanto, ao contratar uma empresa de outsourcing, tenha o cuidado de estabelecer os SLAs no contrato de serviço.

Ter preocupação com a segurança da informação

A preocupação com a segurança da informação é fundamental atualmente. Além de ter cuidados com os riscos de ataques cibernéticos, há a necessidade de assegurar a proteção dos dados e de atender aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD. Por isso, é fundamental verificar se a empresa parceira adota os devidos cuidados para garantir a segurança no ambiente tecnológico.

Escolher o modelo de outsourcing de TI mais adequado

Como mostramos, basicamente, existem três modelos de outsourcing de TI: nearshore, onshore e offshore. Ao escolher uma dessas alternativas, lembre-se de avaliar questões importantes, como a diferença entre os fusos horários. Esse cuidado é preciso para assegurar o atendimento pelo suporte em caso de necessidade.

A língua falada e escrita é outro fator a se considerar, pois nem sempre todos os colaboradores que utilizam o suporte falam outro idioma, e as prestadoras de serviços de outros países também podem não falar o português. Portanto, é importante ponderar esses fatores antes de escolher uma empresa parceira localizada em outro país.

O que são os serviços gerenciados de TI?

Eles são a solução para a organização do setor de TI das empresas, pois envolvem a terceirização das atividades de gerenciamento da infraestrutura de Tecnologia da Informação para uma parceira.

Esses serviços permitem que os gestores e os colaboradores continuem focados nos processos essenciais para a alavancagem dos negócios, eliminando a preocupação com o departamento de TI.

Quais são as diferenças entre outsourcing de TI e serviços gerenciados de TI?

Outsourcing de TI e serviços gerenciados de TI não são sinônimos e se diferenciam em vários aspectos.

Na primeira opção, o gestor escolhe a empresa especializada; na segunda, uma equipe terceirizada é selecionada pelo cliente e pelos gestores do negócio, que fazem uma listagem com as necessidades e demandas.

Essa lista é enviada ao fornecedor dos serviços gerenciados de TI, que analisa seus colaboradores e determina quem atenderá aos pedidos e ajudará os contratantes a identificar as soluções para suas dificuldades.

A postura do fornecedor é proativa, de forma a eliminar possíveis problemas. Por outro lado, no outsourcing, o cliente assume essa responsabilidade e controla as atividades. Nesse caso, ele adota postura reativa para resolver entraves.

Quais são os principais benefícios oferecidos pelo outsourcing de TI?

O outsourcing de TI é importante para haver o monitoramento da infraestrutura tecnológica e para os gestores continuarem atualizados sobre as rotinas de gerenciamento.

Os processos organizacionais são detalhados, os indicadores são analisados e os relatórios são gerados para acompanhar o crescimento da empresa e o alcance das metas. Veja, a seguir, outras vantagens dessa prática!

Proporciona maior flexibilidade

As mudanças acontecem com muita agilidade no mercado devido à evolução constante das inovações tecnológicas.

As demandas de Tecnologia da Informação também se modificam continuamente, de modo que certa infraestrutura pode se tornar insuficiente a qualquer momento. Além disso, os serviços poderão mudar de foco ou aumentar significativamente.

A flexibilidade proporcionada pelo outsourcing de TI é essencial para as organizações. Com esse serviço, os gestores poderão contar com mão de obra especializada variável e com a implantação de novos projetos sem precisar demitir os colaboradores internos.

Novas soluções são realocadas de maneira flexível, conforme a necessidade do gestor.

Permite manter o foco no negócio

Uma vantagem interessante da terceirização dos serviços de TI está relacionada à possibilidade de os líderes e os times internos manterem o foco no negócio.

Uma equipe qualificada cuidará de todas as questões relacionadas à infraestrutura de tecnologias aplicadas, e os demais profissionais estarão livres para se concentrar em aspectos mais estratégicos.

Ajuda na diminuição de custos

A redução dos custos é decorrente da melhoria dos resultados e da diminuição dos gastos, que são proporcionadas pela empresa terceirizada.

Essa é uma ótima opção para os negócios que dependem da tecnologia, mas que não têm condições de fazer investimentos elevados em TI. A terceirização possibilita, ainda, o planejamento do uso de recursos em eventuais necessidades.

Permite o desenvolvimento da equipe

As equipes internas terão mais tempo para desenvolver as suas habilidades e competências se a empresa contratar uma equipe especializada para cuidar das soluções de TI e ferramentas relacionadas.

Os colaboradores internos se tornarão mais produtivos e o negócio ganhará competitividade para superar os concorrentes — afinal, você terá uma parceria capacitada a oferecer o suporte às tecnologias.

Facilita a adoção de melhores estratégias

As empresas que aderem ao outsourcing de TI têm mais chances de cuidar da estratégia que fará o empreendimento crescer.

A terceirização desses serviços ajuda os líderes com:

• o aumento da eficiência das atividades;
• a divisão dos riscos que são repassados ao parceiro;
• o acesso aos profissionais mais capacitados;
• a possibilidade de focar no objetivo do negócio.

Oferece escalabilidade

A contratação de empresas terceirizadas para a realização dos serviços relativos ao setor de TI oferece escalabilidade ao negócio.

Esse fator proporciona o aumento dos valores faturados mensalmente e a multiplicação dos resultados sem exigir a aquisição de novos equipamentos e tecnologia. Sendo assim, o negócio pode crescer rapidamente, de modo contínuo, saudável e sustentável.

Isso significa que é possível ampliar os recursos contratados por um determinado período, como em épocas de maior movimento para o comércio. Dessa forma, a empresa paga pelo recurso adicional apenas pelo tempo utilizado.  

Oferece profissionais qualificados

As empresas prestadoras de serviços de outsourcing são especializadas em tecnologia. Portanto, faz parte do negócio delas contar com profissionais qualificados e especializados para atender às diferentes necessidades do setor de TI. Isso proporciona mais agilidade e qualidade no atendimento aos contratantes. 

Utiliza tecnologia de ponta

As empresas prestadoras de serviços em TI acompanham as tendências tecnológicas atuais. Isso significa que a empresa contratante contará com tecnologia segura e moderna para realizar suas atividades diárias, sem a necessidade de investir na aquisição de hardwares e softwares para isso. 

Mantém o ambiente atualizado

Outra vantagem do outsourcing é que a empresa não precisa se preocupar com a realização de atualizações no ambiente. Isso porque essa é uma atividade realizada pela empresa contratada, que executará tal tarefa de forma que não interfira na disponibilidade do sistema.

Caso as atualizações forem necessitar da interrupção do sistema e causar algum tipo de indisponibilidade, isso será devidamente comunicado à empresa contratante para que seja combinado o melhor momento de fazê-las, a fim de evitar contratempos.

Possibilita a liberação de recursos internos

Ao contratar o outsourcing de TI, os gestores liberam os recursos internos para serem utilizados em outras áreas, como investimentos para aprimorar o core business.

Além disso, a estrutura operacional da empresa é reduzida, e várias responsabilidades são repassadas ao fornecedor dos serviços. Os pagamentos podem ser feitos com valores fixos por servidor monitorado.

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