Workflow: o que é e como construir um na sua empresa?

No cenário empresarial, onde a agilidade e a organização são sinônimos de sucesso, a otimização de processos é a chave para se destacar. É neste contexto que entram em cena o workflow, uma sinfonia coreografada de serviços gerenciados que define o ritmo das operações corporativas.

Neste artigo, embarcaremos em uma jornada para desvendar os segredos dos workflows. Exploraremos não apenas o que são, mas como essas sequências estratégicas de atividades desempenham um papel vital na melhoria da eficiência, na redução de custos e na garantia da qualidade. Continue a leitura!

O que é workflow?

Workflow é um termo que engloba o conjunto de processos e atividades necessárias para a conclusão de uma tarefa ou projeto. Em termos mais simples, é a forma como o trabalho é organizado, executado e monitorado. Pode variar significativamente entre organizações e setores, mas a essência é a mesma: otimizar a eficiência e a produtividade.

Para compreender melhor, pense em um fluxo contínuo de tarefas interligadas, onde cada etapa depende do sucesso da anterior. Seja a produção de bens, a prestação de serviços ou a criação de conteúdo, um workflow eficaz é como a batuta que regula a harmonia do processo.

Como funciona um workflow?

O funcionamento de um workflow começa com uma solicitação que inicia o processo. Em seguida, são definidas as etapas necessárias para concluir a atividade, com atribuições claras de responsabilidades para cada participante. À medida que o trabalho progride, o workflow pode envolver a revisão e aprovação de tarefas, a comunicação entre os membros da equipe e a coleta de dados relevantes.

Isso ajuda a padronizar operações, reduzir erros, otimizar o tempo e recursos, além de proporcionar uma visão mais clara e transparente do andamento das atividades.

Quais são os tipos de workflow?

Existem diversos tipos e cada um adaptado às necessidades específicas de diferentes setores e empresas. Alguns dos principais incluem:

• Workflow Linear: ideal para tarefas sequenciais, onde cada passo depende do anterior;
• Workflow de Projeto: focado em projetos específicos, esse tipo envolve etapas distintas, desde o planejamento até a conclusão;
• Workflow Funcional: baseado nas funções e responsabilidades dos colaboradores, distribuindo tarefas de acordo com as habilidades individuais;
• Workflow de Produção: comum em indústrias, esse tipo visa otimizar a produção de bens;
• Workflow de Documentos: concentra-se na movimentação eficiente de documentos, reduzindo o tempo gasto em aprovações e revisões.

Qual é a diferença entre processos e workflow?

Os processos abrangem atividades organizadas para alcançar um objetivo, enquanto workflow é a representação detalhada dessas etapas. Enquanto processos são mais amplos e abstratos, workflows são específicos e detalhados, mostrando as etapas, tarefas e fluxo de informações.

Ao definir um processo, você estabelece o que deve ser feito, mas ao criar um workflow, detalha-se como essas atividades serão executadas, quem é responsável por cada etapa e como as informações fluem entre elas.

Quais são os benefícios do workflow para as empresas?

Os benefícios para as empresas são diversos e podem impactar positivamente em todos os aspectos do negócio, desde a eficiência e produtividade até a qualidade e satisfação do cliente.

Abaixo estão alguns dos principais benefícios do workflow para as empresas. Confira:

Aprimoramento da eficiência e produtividade

Desempenha um papel fundamental na organização e automação de processos, resultando em um notável aumento na eficiência e produtividade das equipes. Esta otimização decorre da eliminação de tarefas dispensáveis, redução de esforços duplicados e garantia de conclusão pontual das atividades.

Diminuição de custos

Atua como aliado na redução de custos de diversas maneiras. Por exemplo, contribui para diminuir a dependência de mão de obra, elimina erros e retrabalhos, além de aprimorar a eficiência dos processos.

Melhora na qualidade

Contribui diretamente para o aprimoramento da qualidade dos produtos e serviços da empresa. Ao garantir a execução correta e pontual das tarefas, o workflow assegura padrões elevados de qualidade.

Ampliação da satisfação do cliente

Desempenham um papel fundamental no aumento da satisfação do cliente de várias formas. Reduzindo o tempo de resposta a solicitações, aprimorando a comunicação e assegurando que as expectativas dos clientes sejam atendidas são exemplos de como isso ocorre.

Otimização da comunicação e colaboração

Os workflows contribuem para melhorar a colaboração e a comunicação entre as equipes, oferecendo uma visão clara de como as tarefas são realizadas e quem é responsável por cada uma delas.

Simplificação e padronização de processos

Desempenha um papel crucial na simplificação e padronização de processos, resultando em maior eficiência e produtividade.

Aumento da visibilidade e transparência

Proporciona maior visibilidade e transparência aos processos, registrando como as tarefas são executadas e quem é responsável por cada uma delas.

Como construir um workflow?

Como vimos até aqui, um workflow é importante para assegurar a assertividade de alguns processos internos nas organizações. Pensando nisso, a seguir ensinamos como construir um. Confira:

1. Identificação do processo a ser mapeado

Inicie selecionando um processo específico a ser aprimorado, seja ele simples, como a aprovação de despesas, ou complexo, como o desenvolvimento de um novo produto.

2. Análise do processo atual

Coleta de informações sobre o funcionamento atual do processo. Entreviste os envolvidos, observe as etapas e reúna documentos ou dados relevantes.

3. Definição dos objetivos do workflow

Estabeleça claramente os objetivos almejados com a implementação do workflow. Isso pode incluir aumento da eficiência, redução de custos, melhoria da qualidade, entre outros.

4. Mapeamento do workflow

Crie um diagrama visual que represente todas as etapas do workflow, indicando responsáveis e decisões a serem tomadas.

5. Identificação de pontos de melhoria

Analise o diagrama identificando áreas passíveis de melhorias, tais como etapas desnecessárias, gargalos, atrasos e oportunidades de automação.

6. Redefinição do processo

Com base nas oportunidades de melhoria, redefina o processo para torná-lo mais eficiente e eficaz.

7. Implementação do workflow

Coloque o novo workflow em prática, proporcionando treinamento aos colaboradores e fornecendo os recursos necessários.

8. Monitoramento e ajustes

Monitore continuamente o desempenho do workflow e faça ajustes conforme necessário. Acompanhe os resultados para garantir que os objetivos sejam alcançados.

Ter um workflow pode ser benéfico para o seu negócio

Em conclusão, a implementação e aprimoramento de workflows são elementos cruciais para impulsionar a eficiência, produtividade e qualidade dentro das organizações.

A busca por eficiência operacional não apenas reduz custos, mas também eleva a satisfação do cliente, promove uma colaboração mais eficaz entre as equipes e simplifica processos, resultando em maior transparência e visibilidade. O envolvimento ativo dos colaboradores, a adoção de ferramentas tecnológicas e a revisão periódica garantem que o workflow permaneça adaptável às mudanças no ambiente empresarial.

Antes de ir, te convidamos a acessar nosso blog sempre que surgir qualquer dúvida, assim você pode ficar por dentro de todas as soluções que podem ajudar sua empresa nessa jornada. Na mesma linha, recomendamos que você conheça as soluções em nuvem da SantoDigital e comece o quanto antes sua transformação!

Resumindo

O que é um workflow?

Um workflow é uma sequência de passos interligados que representam um processo, guiando tarefas desde o início até a conclusão de maneira eficiente e organizada.

Como implementar um workflow eficiente?

Implementar um workflow eficiente envolve mapear o processo, identificar responsabilidades, escolher ferramentas adequadas, treinar a equipe e monitorar continuamente para ajustes.

Quais são os benefícios de um workflow?

Os benefícios incluem aumento da eficiência, redução de custos, melhoria da qualidade, melhor colaboração entre equipes e maior visibilidade e controle sobre os processos operacionais.