OCR: entenda como as empresas estão lidando com os desafios da captura

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OCR: entenda como as empresas estão lidando com os desafios da captura

OCR: entenda como as empresas estão lidando com os desafios da captura

Desde que foi lançado, na década de 1990, o reconhecimento óptico de caracteres, mais conhecido pelo sua sigla em inglês, OCR (Optical Character Recognition), já percorreu um longo caminho.

Hoje, essa tecnologia consegue discernir melhor uma variedade de idiomas e símbolos, recriar o layout e as fontes originais de seus documentos e até mesmo reproduzir cores e tamanhos presentes nos documentos físicos.

Esses avanços têm possibilitado às empresas empregar esse tipo de solução em uma série de processos, dando maior agilidade, confiabilidade e aumentando a produtividade.

A seguir, você poderá conhecer um pouco mais sobre essa tecnologia e descobrir como as empresas estão lidando com os desafios de captura. Confira!

O que é OCR?

O Reconhecimento Óptico de Caracteres é o uso de tecnologia para identificar caracteres de arquivos impressos ou manuscritos para, em seguida, convertê-los para um formato digital. Uma vez concluído esse processo, os usuários podem editar, formatar e pesquisar o documento como se ele tivesse sido criado em um processador de texto.

As principais vantagens da tecnologia OCR são economia de tempo, redução de erros e de esforços manuais e a possibilidade de automação de processos, o que leva a uma redução de custos e aumento da produtividade.

Além disso, uma vez que os arquivos estejam convertidos para formatos digitais, as empresas podem utilizar as informações em suas estratégias de negócio, por meio de ferramentas de gerenciamento de dados.

Como as empresas estão lidando com os desafios da captura?

A simples conversão de arquivos físicos para formatos digitais já ajuda as empresas a melhorar a produtividade e explorar diferentes formas de utilização dos dados.

No entanto, o potencial do OCR pode ser muito maior quando combinada com outras tecnologias como o Machine Learning e a visão computacional.

Dessa junção, surgiram soluções como o Google Vision AI que, dentre outras funcionalidades, permite que as empresas treine algoritmos para extrair informações precisas com base em modelos pré-definidos.

Em outras palavras, essa aplicação que permite coletar informações específicas de documentos impressos ou imagens e, a partir daí, alimentar formulários, banco de dados, etc.

Por exemplo, você pode treinar algoritmos para extrair automaticamente dados específicos de notas fiscais impressas ou em PDF, como valores, data de vencimento, alíquotas de imposto, etc. Dessa forma, você pode importar essas informações para seu sistema ERP, sem a necessidade de realizar inputs manuais.

Isso significa muito mais agilidade, aumento da produtividade e mais tempo disponível para ser aplicado em atividades com maior valor agregado para seu negócio.

Como utilizar o Reconhecimento Óptico de Caracteres no seu negócio?

Além do exemplo citado anteriormente, existe uma série de aplicações da tecnologia OCR nas empresas. Confira alguns exemplos:

Armazenamento em nuvem

Ter acesso a informações de forma ágil, a qualquer hora e em qualquer lugar, a partir de diversos dispositivos é uma necessidade cada vez mais urgente para as empresas de qualquer tamanho. Uma das razões para isso é o aumento constante da demanda por trabalho remoto, que deve ser ainda maior no mundo pós-pandemia.

Nesse sentido, a nuvem é a solução ideal para as empresas, pois, além de garantir a flexibilidade, também oferece o nível de segurança de dados que as empresas precisam.

Ao digitalizar seus documentos utilizando a tecnologia OCR e armazená-los na nuvem, você passa a contar com as seguintes vantagens:

  • Acesso seguro ao repositório da empresa a partir de qualquer lugar. Tudo que você precisa é de conexão com a internet;
  • Otimização da colaboração entre equipes, ao permitir o acesso e edição simultânea de documentos;
  • Edição rápida e segura de arquivos usando recursos de controle de versão;
  • Localização rápida de documentos usando recursos de pesquisa de texto;

Automação de mala direta

A tecnologia OCR também é utilizada em larga escala para automatizar suas malas diretas. O funcionamento é simples:

  • Os documentos recebidos são automaticamente analisados, classificados e enviados às equipes de negócios;
  • Os principais dados são extraídos desses documentos e listados em índices que permitem que os sistemas da empresa sejam alimentados de forma automática;
  • As equipes têm acesso rápido às informações de que precisam diretamente no sistema.

Esse processo, além de garantir maior agilidade, permite que os dados sejam utilizados em diferentes aplicações negócios, como sistemas BI. Dessa forma, nenhum dado relevante é perdido e sua empresa tem acesso é relatórios muito mais completos para tomar decisões mais assertivas.

Recuperação de informações

Outro grande benefício do Reconhecimento Óptico de Caracteres para as empresas é a possibilidade de criar documentos no formato PDF pesquisável a partir de documentos impressos, imagens ou PDFs convencionais.

A vantagem da conversão para esse tipo de documento é que você pode utilizar seu sistema de arquivos digital como um banco de dados pesquisável para encontrar palavras-chave, nomes e frases que podem ajudá-lo a localizar as informações de que precisa.

Dessa forma, você não precisa abrir diversos documentos digitalizados ou gastar horas no arquivo morto para encontrar o documento ou a informação necessária para concluir uma atividade.

Como implementar o OCR agora mesmo?

Para implementar com sucesso a tecnologia OCR na sua empresa, é crucial identificar seus objetivos de negócios, avaliar dados disponíveis, o fluxo de trabalho, etc.

Assim, é possível implementar estratégia que vise a capturar os dados que você precisa, bem como implementar uma metodologia de validação dos dados.

Além disso, firmar parceria com uma consultoria especializada em Machine Learning, como a SantoDigital, ajuda a sua empresa a explorar todo o potencial do Reconhecimento Óptico de Caracteres e, assim, implementar soluções capazes de atingir metas empresariais e benchmarks viáveis.

Além de ser uma das principais parceiras do Google no Brasil, a SantoDigital possui qualificação e experiência necessárias para ajudá-lo a selecionar a arquitetura, as ferramentas e os serviços mais apropriados para suas necessidades.

Entre em contato agora mesmo e permita que nossos profissionais apresentem as soluções de OCR sob medida para o seu negócio!

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