Quem tem projetos com clientes sabe a dificuldade de trocar informações. Mais do que enviar e receber arquivos, as listas de atividades são de enlouquecer qualquer um. Você as envia para 10 pessoas, 3 respondem encavalando uma sobre a outra, cada uma em um pedaço do e-mail e pronto! Controle perdido.

Para organizar tudo isso, o Google tem uma ferramenta bem interessante que poucos conhecem, o Google Sites. Afinal, o que é isso?

Google Sites: Comunicação com qualidade empresarial

A ideia básica do Google Sites é ser uma ferramenta de criação de sites de fácil uso. Quando dizemos sites, você pode criar:

• Uma intranet para compartilhar documentos com sua equipe;
• Um site interno para o controle e compartilhamento de um projeto;
• Um portal para a comunicação com seus clientes em um projeto específico;
• Um portal para troca constante de materiais entre fornecedores e clientes.

O Google se esmerou para reduzir a complexidade do aplicativo ao máximo. Você consegue, sem ter que entender de programação, criar sites com várias funcionalidades.

Centralize as informações

Todos estamos com nossas caixas de e-mail abarrotadas de mensagens e muitas vezes deixamos passar coisas bem importantes. Nessa hora, ao invés de ficar enviando as mesmas informações com pequenas atualizações, que tal criar um espaço onde as pessoas podem procurá-las quando necessário?

Por exemplo: um calendário de eventos. Coloque um calendário só no site e o atualize frequentemente. Quem precisar da data correta de uma atividade irá ao site e o consultará.

Também funciona muito bem com Políticas e Modelos de Documentos. Basta cadastrar uma vez e atualizá-lo, que os usuários sempre terão acesso à última versão aprovada. Sem margem para erros, do jeito que os auditores da ISO gostam.

Todo o poder de busca do Google

Todos sabemos que a ferramenta de busca do Google é imbatível no mercado. Ao fazer um site com o Google Sites, você pode usá-la para procurar qualquer conteúdo arquivado nele.

Esqueceu o nome daquela planilha que tinham a versão mais antiga do projeto? Procure por termos incluídos nas células. Não consegue achar a apresentação escondida em dezenas de diretórios? Coloque as primeiras letras e ela já aparece. Tudo com a mesma precisão que já estamos acostumados a usar na web.

Segurança total: ninguém acessa nada sem aprovação

Um portal, ou qualquer acesso externo, é uma fonte de dor de cabeça. Firewall, segurança, hackers, ataques. Nessas horas é muito bom contar com toda a infraestrutura do Google para nossa segurança.

Os mesmos equipamentos e aplicações que são usados para proteger a rede mundial do Google estão tomando conta dos seus portais. Segurança de qualidade total.

Além disso, o acesso a cada arquivo é definido como você desejar. Quer que algumas pessoas tenham acesso à um diretório de projetos? Fácil de configurar. Quer que somente a área comercial tenha acesso à propostas? Também.

Turbine o site com Gadgets

O Google Apps for Work tem uma infinidade de ferramentas à sua disposição, que podem ser incorporadas aos sites que você criar.

Comece colocando um calendário. Acrescente o Google Maps com os endereços dos locais físicos do projeto.

Têm vídeos importantes no Youtube sobre as soluções ou tecnologias envolvidas? Junte com os manuais de projetos e vídeos em plataformas específicas e crie uma página de Wiki para o projeto.

Galerias de fotos, ferramentas de acompanhamento de projetos e até CRM. Tudo à sua disposição, 24 horas por dia, com acesso total por desktops, laptops, tablets e smartphones.

Google Apps for Work: integração total

Como faz parte do pacote Google Apps for Work, o Google sites está totalmente integrado à todas as ferramentas do pacote. Isso inclui Gmail, Documentos Google, Apresentação Google, Planilhas Google, Hangout e todas as outras.

E você, acha interessante fazer isso na sua empresa?

photo credit: Google Sites via photopin (license)